2017年3月30日木曜日

G Suite強化ツールで、ビジネスを加速させよう!

いまや企業活動になくてはならない存在となったクラウドサービス。その中でも、現在多くの企業から支持を集めているのが、Google社が提供するG Suiteです。
とても便利なサービスですが、G Suiteをさらに便利にしてくれるツールが存在することは、意外と知られていません。
本記事では、G Suiteをパワーアップさせる様々なツールをご紹介します。

有料ユーザー企業が300万社を突破!いま注目のクラウドサービスG Suite

平成28年版 情報通信白書(総務省)によると、「一部でもクラウドサービスを利用している」と回答した企業の割合は44.6%でした。約半数の企業が、何らかのクラウドサービスを利用していることになります。

総務省ホームページより引用 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/image/n5201200.png 

中でも、利用企業数が急増しているのが、Google社が提供するG Suiteです。 G Suiteとは、以下のような特徴を持つクラウド型のサービスです。

■機能:メール、カレンダー、スプレッドシートなど仕事に必要な機能がひととおり揃っています。
■費用:利用料金は、1ユーザーあたり月額 500 円から。ライセンス費用以外の初期費用やシステム運用・保守費用はかかりません。
■品質:サービス品質保証契約(SLA)で、稼働率 99.9 % 以上を保証しています。

Google社は、2017年1月、G Suiteの有料ユーザー企業が300万社を超えたことを発表しました。

G Suite強化ツールで、ビジネスを加速させよう!

G Suiteには、業務を推進する上で必要な機能がひととおり揃っています。しかし、不特定多数に提供されるクラウド型のサービスであるという特性上、各機能が無難な設計になっているのも事実です。当然、使えば使うほど「ここがちょっと不便」「ここがもう少し○○だったらいいのに」と感じることも出てくるでしょう。
そこで、多くの企業がG Suiteを補完するツールを提供しています。その中でも特にG Suiteユーザーから「こんな機能が欲しかった!」と高い評価を受けているツールをご紹介します。

■G Suiteのセキュリティと利便性を同時に向上させるGluegent Gate
クラウドサービスには、セキュリティへの漠然とした不安が伴うもの。そこでG Suiteは、独自に2段階認証などのセキュリティ強化策を提供しています。しかし、対策としては有効ですが、ログインするたびに2段階認証を行うのは煩わしく、業務の効率も下がってしまいます。
そこでおすすめなのが、セキュリティ対策ツールです。端末制御、IPアドレスでのアクセス制御、統合ID管理、シングルサインオンの3つの柱でセキュリティと使い勝手を両立しています。

Gluegent Gate
http://www.gluegent.com/service/gate/

■G Suiteの「ちょっと足りない」を補強してくれるGluegent Gadgets
たとえば、毎日使うメール機能。「未読のものだけがさっと見られるといいのになあ」と思いませんか?
あるいは、「チームメンバーとは、メールではなく掲示板でやりとりできるといいのになあ」と思ったことはありませんか?
そんなG Suiteに「ちょっと足りないこと」を、Googleサイトに配置できる「ガジェット」という形式で提供してくれるのがGluegent Gadgetsです。

Gluegent Gadgets
http://www.gluegent.com/service/gadgets/

■人数が多くてもスケジュールがひとめでわかる!Gluegent Apps グループスケジューラー
Google カレンダーは、個人や数名で働く場合のスケジュール管理には、非常に適したツールです。ただし、ある程度の規模のプロジェクトで予定を共有して活動する場合や、複数のチームに所属して活動する場合には、ちょっと使いにくいと感じることもあるでしょう。
Gluegent Apps グループスケジューラーなら、人数の多いプロジェクトのスケジュール管理・共有を最大限にサポートしてくれます。

Gluegent Apps グループスケジューラー
http://www.gluegent.com/service/scheduler/

■メールの操作性を大幅に向上させてくれるGluegent Apps 共有アドレス帳
G Suiteを導入する際に、社内の既存メールシステムやグループウェアで利用していたアドレス帳管理機能が使えなくなると非常に不便です。
Gluegent Apps共有アドレス帳なら、全社で一元管理しているアドレス帳をそのままG Suiteに移行することができます。しかも、階層に従って宛先を選ぶだけでメールが作成できます。階層についても、組織別、チーム別、地域別など企業に合わせて自由に設定可能です。

Gluegent Apps 共有アドレス帳
http://www.gluegent.com/service/addressbook/

G Suite補完ツールの特徴を知って、賢くG Suiteを使いこなしましょう。

働き方改革の鍵! G Suiteとも連携可能なクラウド型ワークフローシステム

クラウドサービスを利用する企業が増えてきた背景として、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間に捉われない働き方が増えてきたことが挙げられます。
クラウドサービスを利用することにより、いつどこにいても、どんな機器からでも業務を遂行することが可能になりました。
ところが、せっかくG Suiteなどの利便性の高いクラウドサービスを利用するようになっても、承認申請・決裁のワークフローだけが旧態依然とした仕組みのままになっているために
(1)外出や出張が多い営業職社員が、営業申請や稟議申請のためにわざわざ会社に戻らなければならない。
(2)決裁権を持つ上司が出張したり外出したりしていて、なかなか承認してもらえない。
(3)複数の承認印をもらうために申請書を回覧しなければならないが、承認者が不在で止まってしまう。
などの問題が発生していました。
これらを解決するために誕生したのが、クラウド型のワークフローシステム Gluegent Flowです。
Gluegent Flowは、G Suiteとも強力に連携し、企業のさらなる働き方改革・業務効率化に貢献しています。

flow.gif
▼G Suiteとも連携可能なGluegent Flow
http://www.gluegent.com/service/flow/



2017年3月28日火曜日

クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます

ワークフロー選定で重要視されるポイントの1つに「課長承認→部長承認→決裁」といった承認ルート(本記事では経路と呼びます)を設定するための機能の豊富さ・柔軟さがあります。
Google Apps(現在G Suite)やOffice 365と連携するクラウドワークフローではオンプレミスワークフローよりも経路の機能が弱いのではないか?と思われがちです。
しかし、クラウドワークフローであるGluegent Flowは、この経路について様々な設定が可能であり、実際にお客様の運用にマッチした形で不便なくご利用いただいております。
今回は、Gluegent Flowで経路を設定する手順・内容と、よくある質問についてご紹介します。

Gluegent Flowで経路を設定する手順

Gluegent Flowの経路は、申請フォームの左側に表示します。以下の図では5つの経路が定義されており、現在は「申請」時点だと分かります。

この経路の設定は、以下のような流れで行います。以下の流れで経路の設定が済んだら、入力フォーム項目の定義も行い、最後にプレビューで漏れが無いか確認します。

  1. 経路を追加する
  2. まず必要な経路を追加します。
    最初にその経路の名称を指定します。経路名には「課長承認待ち」、「決裁待ち」等、そのワークフローの経路の処理者、および処理内容にふさわしい名称を入力します。追加できる経路数は申請→承認→決裁といった短いものから、20ステップや30ステップといった長い経路も定義可能です。

  3. 路の処理者を指定する
  4. 経路の処理担当者を指定します。その指定方法は2種類あります。
    なお、本設定を行わないことも可能です。この場合、申請者や直前の処理者が次の承認者・決裁者を画面から指定することができます。

    a). 特定の人・組織を設定する
    処理担当者がある特定の人、組織となる場合は、G SuiteやOffice 365と連携したユーザやグループを指定します。指定した処理担当者は申請者から変更できないようにロックをかけることや、ある特定のユーザやグループからのみ選択できるように制限をかけることができます。

    b). 肩書・権限に応じて自動で処理者を割り当てるために設定する
    課長・部長といった肩書・権限(ロール)に応じて割り当てたいことがあります。Gluegent Flowではまず組織毎のロール定義を行った上で、そのロールを処理者としてアサインしたい経路に指定します。

  5. 経路で行う処理や遷移先等、必要な設定を行う
  6. 経路で行う承認、決裁、差し戻し等といった処理を追加します。追加した処理毎に遷移先を個別に指定します。遷移先は1個先・前の他、特定の経路への遷移先も指定可能です。
    また、処理毎にボタン表示条件の設定や自動処理、そしてメール通知方法も設定できます。自動処理については以下の記事をご覧ください。
    クラウドワークフローの自動処理で業務効率をアップしよう

  7. 上記1~3について必要な経路の数だけ繰り返す

Gluegent Flowで経路設定についてよくある質問

経路設定に関してはワークフロー機能の重要なポイントであるため、細かい点についてもお客様からよく質問を受けます。今回、よく受ける質問について以下にまとめてみました。

  • 決裁後、関係部署で確認できるようにしたい
  • 通常、決裁が終わるとそのワークフローは処理済となりますが、その後に決裁の結果を共有するために関係部署へ回したいケースがあります。その場合、決裁処理を行う経路の後に確認用の経路を追加し、「確認経路」の設定を有効化することで実現できます。
    ワークフロー 15.png
  • 経路の処理担当者全員が承認しないと先に進まないようにしたい
  • まず処理担当者としてグループを指定します。次に「処理の種類」として、グループ全員の決定を指定します。
    ワークフロー 14.png
  • 決済金額によって承認先を変えたい
  • 稟議申請の金額に応じて、承認先・決裁先を変えるような経路の分岐を行いたいケースがあります。 Gluegent Flowでは、各経路の処理の設定にて、入力項目の値に応じて処理ボタンの表示状態を切り替えることで実現します。設定方法の詳細は以下をご覧ください。
    Gluegent Flowで経路の分岐を実現
    ワークフロー 16.png



以上、Gluegent Flowの経路機能をご紹介しましたがいかがだったでしょうか。Gluegent Flowの経路機能を用いればクラウドワークフローでも様々な経路が実現できます。より詳細について知りたい方はぜひお問い合わせください。



2017年3月23日木曜日

ワークフローシステム導入で失敗しないための6つのチェックポイント

近年、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間に捉われない働き方が注目されています。それに伴い、遠隔地でも承認申請や決裁ができるクラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増えてきました。しかし、導入したシステムが自社に合わず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も・・・。本記事では、そんな失敗をしないために押えておきたいポイントをご紹介します。

そもそも、なぜ今、クラウド型ワークフローシステムが注目されているのか?

弊社が行った「申請・承認業務(ワークフロー)の実態調査」(2016年1月)によると、「ワークフローに対する不満」のトップは、「申請から承認まで時間がかかる」でした。その原因はいくつかありますが、全員がオフィスに集まって仕事をしていることが前提となっている従来の申請・承認業務の仕組みに着目すると、以下のような点がネックになっていることがわかります。
  1. 外出や出張が多い営業職社員が、営業申請や稟議申請のためにわざわざ会社に戻らなければならない。
  2. 決裁権を持つ上司が出張したり外出したりしていて、なかなか承認してもらえない。
  3. 複数の承認印をもらうために申請書を回覧しなければならないが、承認者が不在で滞ってしまう。

上記のような問題点を解決するために、場所の制約を受けず、スマートフォンでも承認申請・決裁が可能なクラウド型ワークフローシステムが、注目されているのです。

導入で失敗しないために、これだけは押えておきたい3つのチェックポイント

ところが、場所や時間に捉われない働き方に適合するために、クラウド型ワークフローシステムを導入したにもかかわらず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も少なくないようです。
そんな失敗をしないために、押えておきたい3つのチェックポイントをご紹介します。

チェックポイント① ワークフローデザイン機能
柔軟性に乏しいシステムを導入したばっかりに、システムに業務を合わせなければならなくなり、かえって現場が混乱してしまう場合があります。
承認申請~決裁の流れが、自社の業務にマッチするようにデザインできるかどうかをチェックしましょう。
特に、承認申請~決裁のルートが複数ある場合には、ルートの変更が可能かどうかなども、細かく確認しておきましょう。

チェックポイント② 帳票移行機能
システムを導入したことにより、申請・決裁に使用する帳票をすべて新たに作り直さなければならなくなってしまうと、膨大な時間とコストがかかります。
現在利用している帳票を、そのまま移行できるかどうかを確認しましょう。
併せて、移行のしやすさも確認しておきましょう。

チェックポイント③ 機能とコストのバランス
高機能なシステムを見ると、ついついそちらの方がよいように思ってしまいがちです。しかし、多機能であればあるほど、当然価格も高くなります。また、機能が多すぎて使いこなせない・操作が複雑で使いにくい、などの問題が起こることもあります。
自社に本当に必要な機能は何なのかを見極め、必要十分な機能のみを搭載したシステムを選ぶようにしましょう。

運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないための3つのチェックポイント

前項でご紹介したのは、「最低限押えておきたい」基本的なチェックポイント。しかし、これだけでは不十分です。運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないために、以下の点もしっかり確認しておきましょう。

チェックポイント④ ユーザーアカウントの移行
クラウド型ワークフローシステムの導入に際し、新たなユーザーアカウントの発行が必要になってしまうと、現場も混乱するし、管理も煩雑になってしまいます。
現在利用中のワークフローシステムがある場合には、そのアカウントをそのまま利用することが可能かどうかを確認しましょう。

チェックポイント⑤ ストレージの容量
ワークフローシステムでは、大量の画像データも取り扱います。
たとえば、経費精算のワークフローで領収書のスキャン画像を保存する場合、運用開始直後は大丈夫だと思っていても、あっという間に容量不足になってしまうことも・・・。ストレージの容量がどのくらい必要なのか、事前に試算しておきましょう。

チェックポイント⑥ 外部システムとの連携
現在社内で利用している既存システムや、今後導入する可能性のあるシステムとの連携ができるかどうかも、チェックしておきましょう。
特に、G SuiteやOffice365との連携機能は、ぜひ欲しいところ。なぜならば、スマートフォンをビジネスで利用する機会が増加してきたことにより、G SuiteやOffice365を業務で利用する企業が増えてきたからです。ワークフローシステムがG SuiteやOffice365と連携することで、より業務効率化を図ることが可能になります。

クラウド型ワークフロー導入のチェックポイント


ポイント
概要
チェック
ワークフローデザイン機能
ワークフローデザインに柔軟性があるか?
自社の業務フローに対応できるか?
帳票移行機能
既存の帳票を活用できるか?
機能とコストのバランス
不要な機能にコストがかかっていないか?
自社にとって必要な機能に絞りこまれているか?
アカウントの管理
既存のアカウントを活用できるか?
ストレージの容量
将来的な増加分を含めて十分な容量があるか?
外部システムとの連携
G suiteやOffice365と連携が取れるか?



ワークスタイルの変革に伴い、クラウド型ワークフローシステムを導入する企業は、今後ますます増えていくことが予想されます。
導入の際には、ぜひ上記6つのチェックポイントを確認の上、自社に最適なシステムを選定しましょう。




2017年3月21日火曜日

ポータルでのスケジュール共有は見せ方が大事

G Suiteや、Office 365のようなクラウドのグループウェアが広く利用されていますが、どのようなツールを使っていても、スケジュールの共有は大きな課題です。Gluegentでは、G Suiteでポータルサイトを運用するための便利なパーツ群「Gluegent Gadgets」を提供しています。今回は、企業において必須となる「スケジュールの共有」にフォーカスしたパーツ、「カレンダーガジェット」をご紹介します。

スケジュールを管理する媒体の変遷

スケジュールを管理するには、以前は紙のカレンダーに書き込んでいました。周知したい場合には壁に貼ったカレンダーや予定表に書き込み、各自のスケジュールは自分の手帳に書き込んでいました。グループウェアが登場してからは、スケジュールの共有がオンラインで行われ、変更もリアルタイムで反映されるようになりました。さらにグループウェアは社内インフラだけでなく、クラウド上で提供されるようになり、いつでも、どこでも、スケジュールの参照や変更が可能になりました。

情報はクラウドに集約。ただし、参照して利用するのは人間。

スケジュールはクラウドに集約して保存されるようになりました。この情報は様々な場所や手段により更新され、常に正しいものと捉えることができます。ただ、このスケジュールを参照して、行動するのは結局は人間です。つまり、情報の共有方法や見せ方次第ではせっかくの情報の価値が失われてしまいます。

素のままのカレンダーの軸足は自分のスケジュール管理

G SuiteのGoogleカレンダーは、自分のスケジュールを適切に管理するには、非常に有用なツールです。直感的なUIやGmailとの連携により、自分のスケジュールを常に最新状態に保っておくことが容易にできます。ただ、チームでの作業が増えてくると複数人のスケジュールを合わせて表示しておくようになります。この人数が増えてくるとGoogleカレンダーでは、管理できなくなります。カレンダーを埋める多くの色の予定は何が重要なのか、誰が何をするのか一目で把握するのは困難です。Googleカレンダーの機能は、少人数か自分のスケジュールを適切に管理することに軸足が置かれていると捉えることができます。

グループのスケジュールを把握するためには別の見た目が必要

G Suite以前にオンプレミスで提供されてきたグループウェアでは、グループでの利用を起点として考えられたUIが提供されています。これらのグループウェアを利用してきたお客様は、Googleカレンダーが使いにくいと感じることが多いようです。Gluegentでは、Googleカレンダーの秀逸な部分を活かしつつ、グループでの利用に問題点があることに着目してきました。今回ご紹介する「カレンダーガジェット」は、このグループ等の複数人のスケジュールの把握に着目したUIを提供します。各自のスケジュールは、Googleカレンダーで適切にメンテナンスされ、最新のデータがクラウドに保持されています。「カレンダーガジェット」はこの情報をポータルのような限られた面積においても把握が容易なように表示することができます。 ※別の機会に譲りますが、グループでのスケジュール管理により注目したサービス「Gluegent Apps グループスケジューラ」も提供しております。

calendar.png

カレンダー表示の多彩なカスタマイズが可能

ポータル画面は多くの情報を一覧できるように多くの部品が並べられています。スケジュールも重要な情報ですが、専有できる面積はそれほど広くない場合があります。「カレンダーガジェット」は、表示したいカレンダーが設定可能です。また、表示開始する日や曜日の設定、表示する日数も設定可能です。また、タブで表示内容を切り替えたり、ひとつのタブに複数のカレンダーを表示することもできます。勿論Googleカレンダーへのリンクも表示可能で、直接Googleカレンダー上のその予定に遷移することもできます。限られた面積でグループのスケジュールの把握をするのに十分な機能を提供可能です。



G Suiteのポータルサイト運用で、より効率の良いスケジュール共有を行うため、ぜひ「Gluegent Gadgets カレンダーガジェット」をご検討ください。



2017年3月14日火曜日

Salesforce のシングルサインオン(SSO)やアクセス制御

Salesforce と G Suite や Office 365 とのシングルサインオン(SSO)やアクセス制御、Active Directory でのID統合管理を実現したいというニーズが増えてきています。

弊社が提供する Gluegent Gate は、シングルサインオン(SSO)、アクセス制御、ID統合管理の機能を提供するクラウドサービスです。以前は、G Suite や Office 365 などのクラウドサービスを利用するにあたってのアクセス制御視点でのお問合せが多かったのですが、昨年頃からシングルサインオンについてのご相談をいただくことが増えてきました。

本日は、中でもご相談をいただくことや実際にご利用いただいているお客様が多い、Salesforce とのシングルサインオンやID管理の連携について、ご紹介させていただきます。

 Gluegent Gate

Salesforce と Gluegent Gate の連携で実現できること

Gluegent Gate と Salesforce を連携させると、以下のことが実現できるようになります。
  • Salesforceへのシングルサインオン、Salesforce を起点とするシングルログアウト
  • Salesforceに対するアクセス制御
  • Gluegent Gate での Salesforceのアカウント管理

Salesforce でのシングルサインオン(SSO)

シングルサインオンとは、複数のシステム・サービスに対して、一度の認証で自動的にログインできるようにする機能です。現在は、多くのクラウドサービスが SAML2.0 という標準規格に沿った機能を提供しており、この機能を使ってのシングルサインオンが可能となります。

Salesforce へのアクセス制御

Gluegent Gateでは、IPアドレスによるアクセス制御はもちろん、社外からは特定のユーザに対して特定のデバイス・端末からのみのアクセスを許すといったアクセス制御の機能を提供しています。もちろん、これらの設定はユーザやアクセス先のサービス毎に細かく設定できるようになっています。

Salesforce のアカウント管理

Gluegent Gateでは、ID統合管理の機能を提供しています。各種クラウドサービスに対するアカウントやグループを、 Gluegent Gate で統合して管理する仕組みです。 Gluegent Gate にアクセスしていただいて管理することはもちろん、 Gluegent Gate を Active Directory と連携させることで、Active Directory で各種クラウドサービスのアカウント管理を実現することも可能です。

Salesforce と Gluegent Gate の連携設定

連携の設定については、マニュアルに沿って実施していただくことで、数分で実施可能です。
Salesforce 連携のご利用は、弊社運用側での設定変更のみで行なえます。このため、既に弊社サービスをご利用頂いているお客様なら、お申込みいただければものの数日で利用を開始することができます。


今回は簡単に Gluegent Gate と Salesforce の連携についてご紹介しました。 Gluegent Gateは、他にも Box や DropBox 等のクラウドサービスとも簡単に連携することができます。
クラウドでのシングルサインオンやアクセス制御をご検討される際には、是非弊社までご相談下さい。



 Gluegent Gate


2017年3月7日火曜日

Google Apps(G Suite)で掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは?

Google Apps(現在:G Suite )はクラウドサービスとして様々な情報共有ツールを提供しております。掲示板を実現しようとするとGoogle Sitesを利用することになりますが、現在のGoogle Sitesでは満足に使えるだけの機能が不足していると言えます。弊社が提供しておりますGluegent Gadgets掲示板ガジェットをお使いいただけば、その機能不足を補い、便利に情報共有を実現することができます。
今回は、Google Sitesで掲示板を実現しようとする場合の課題をGluegent Gadgets掲示板ガジェットがどのように解決するか、以下説明していきます。

Google Sitesで掲示板を実現する場合の課題

  以下、Google SItesで掲示板を実現しようとする場合の課題を考えてみます。

  • 記事の公開日時を事前に予約しておきたい
  • Google SItesではお知らせしたい記事を事前に投稿し、後日公開するような設定は行うことができません。また期限を設けて自動的に記事を非表示にすることもできません。
  • アクセス権等の設定を細かく行いたい
  • Google SItesでアクセス設定を行う場合、Sitesやページ単位で設定できるものの、お知らせ投稿記事単位である特定の部門にのみ公開する、という細かいアクセス設定は行うことができません。
  • 誰がまだ記事を読んでいないか、未読状況を把握したい
  • 必ず閲覧してほしい記事を公開した人からすると、どれだけの人が読んだか、誰がまだ読んでいないか確認したいこともあるかと思います。Goolge Sitesは未読/既読情報を取得することはできないため、未読ユーザに対して告知するようなことはできません。
  • 記事に対して社員の意見が欲しい
  • ある記事に対してのみ、社内から意見を募りたいケースもあるかと思いますが、Google SItesで実現しようとすると難しいです。

Gluegent Gadgets 掲示板ガジェットで社内掲示板を便利に活用する

前述の課題に対して、Gluegent Gadgets掲示板ガジェットを利用すると、以下のように解決することができます。
  • 記事公開スケジュールの事前予約
  • Gluegent Gadgets掲示板ガジェットでは、記事を事前に投稿し、公開開始日時、終了日時といった公開スケジュールを事前指定することができます。これにより、投稿者はあらかじめ記事を用意しておき、投稿タイミングについては掲示板ガジェットに委ねることができます。
  • 細かいアクセス権の設定
  • Gluegent Gadgets掲示板ガジェットでは、掲示板および記事毎にに参照のみ、編集、管理者といったアクセス権をユーザ・グループに対して細かく設定できます。

  • 記事単位の未読・既読管理
  • 管理者は記事毎に未読・既読ユーザリストを表示し、確認することができます。また未読者へリマインド用のメールを送信することができますので、個別に未読ユーザへ連絡するためにわざわざメールを用意する必要はありません。
  • 記事コメント投稿機能
  • 記事毎にコメントを登録できます。コメントが投稿されると閲覧対象者全員にメールで通知することもできます。(設定でON/OFF切替が可能です)



以上、Google Sitesで掲示板を実現しようとする場合の課題をGluegent Gadgets掲示板ガジェットでどのように解決できるかご紹介しました。掲示板ガジェットの細かい機能のご紹介については今後掲載していく予定です。お楽しみに。