クラウドワークフローの自動処理で業務効率をアップしよう

現在、G Suite や Office 365 との連携をウリにしているクラウドワークフローサービスは、弊社ががクラウドサービスを提供させていただき始めた2012年当時から比べ、かなり増えてきました。
そのようなサービスのほとんどは、認証やアカウント・グループ同期はできるため、ワークフロー導入後の運用管理面での効率化はできるかもしれせんが、現場レベルにおける業務面での効率性を改善するにまで至らないケースも多くあります。今回はその課題と弊社ワークフローサービスであるGluegent Flowを用いた場合の解決策をご説明したいと思います。

ワークフロー導入後に起こり得る課題

クラウドワークフローを導入することで運用管理が改善できる一方、現場では余計な作業が増えてしまうケースがあります。以下にその一例を挙げてみました。

• 承認ルート外の人への連絡のため、個別に手動でメール送信する必要がある
ある部門のワークフローで承認ルートに含まれるメンバーへはワークフローの標準機能でメール通知できますが、その承認ルートに含まれない別組織の担当者や社外のお客様へ連携するために、個別にメールする必要があります。

• ワークフローを開かないと申請データの内容を確認したり、取り出すことができない
経費精算申請で領収書を画像／PDFファイルとして添付している場合、経理担当者はワークフローからその領収書データを確認したり、ファイルをわざわざダウンロードすることになります。

• 決裁データを基幹システムへ反映させるため、ワークフローの画面を見ながら、基幹システムの画面へ手入力している
二度手間な上、手作業での再入力となるため、入力ミス等が発生しやすく非効率です。また、月末／月初にまとめて作業が集中しやすく、担当者の作業負荷が高くなりがちです。

上記は、発生頻度が低ければ大きな問題にはならないですが、毎日・毎週・毎月と頻繁に発生するとなると、その作業コストは高くなり、その結果、効率性・生産性が低下してしまう場合も考えられます。

業務効率化を後押しするGluegent Flow自動処理機能

上記のような課題を解決するには、ワークフローに求められる要件は以下と考えられます。

ワークフローの処理実行時に付随する作業を追加できる

ワークフロー内のデータを簡単に出力でき、自由に利用できる

Gluegent Flowにはこの要件を満たすための機能が備わっています。それは申請・承認・決裁等の処理を行うタイミングでワークフローデータおよび連携先クラウドグループウェアに対して様々な処理を実行する「自動処理機能」です。

主な自動処理は以下の表にまとめました。G Suite連携のほか、ワークフローの項目値に対する操作も機能として搭載しています。

主なGluegent Flow自動処理（※G Suite版 ）

自動処理の種類	説明
メール送信	メールを送信する自動処理です。社内全員に通知するメールを送信する、特定の誰かにメールを送信するなどが可能です。
添付ファイルアップロード	添付されたファイルをGoogle Drive上にアップロードする自動処理です。受注申請に添付されたファイルを全てDriveに格納するなどの用途で利用できます。
スプレッドシート行挿入/更新	指定したスプレッドシートに申請内容をレコードとして追加する自動処理です。受注フローの中で、納品完了時に自動的にスプレッドシートにレコードを追加するなどで利用可能です。キーを指定すれば行更新も可能です
ドキュメント作成	Google Drive上に文書を作成する自動処理です。オーナーやレイアウトも自由に設定することができ、申請フォームの内容をそのままドキュメントとして保存することが可能です。
サイト投稿・ページ作成	Google Sites にページを作成・投稿などを自動的に行う自動処理です。人事異動の案内を社内に通知するなどの際に利用可能です。
Drive操作（コピー・移動・アクセス権限変更）	指定したDrive上の文書に対して、コピー、所定フォルダへの移動、アクセス権限の変更ができます。
外部システムアクセス	外部システムへのGET/POSTのHTTPアクセスを実行する自動処理です。 何かのタイミングで外部のシステムに自動的にデータを投入するなどが可能です。

前述の課題に対して、Gluegent Flow自動処理を利用すると、以下のようなソリューションが実現できます。

• 見積承認完了時にメール送信自動処理を設定し、承認完了のタイミングで、開発部に自動でメール送信する
• 経費精算申請に添付された領収書の画像ファイルを添付ファイルアップロード自動処理を用いて、Google Drive上の所定のフォルダ内にアップロードする
• 経費申請データを決裁時にスプレッドシートへ出力するように「スプレッドシート行挿入/更新自動処理」を設定しておく。月末締め後、経理担当者は対象のスプレッドシートからCSVファイルでダウンロードし、経理システムへインポートする。

ワークフローに付随した細かい作業が省略できていることがお分かりいただけるかと思います。

以上、ワークフロー導入後に起こり得る業務効率面の課題を解決できるGluegent Flowの自動処理をご紹介しました。 ワークフローに付随する細かい定例作業を自動処理として定義しておくことで人手作業を省略化できます。効率的になり、生産性の高い作業に注力することができるようになります。 細かい活用例のご紹介については今後掲載していく予定です。