クラウドのワークフローでもハンコ押せます

仕事をしている時、机の中のハンコを取り出して押す機会が何度かあると思います。企業活動の多くが電子化されても、紙に押す「ハンコ」は無くならず、簡易に自分の「意思」を表す有効な手段となっています。ただ、何気なく押しているハンコは、紙の世界だけで意味があるものなのでしょうか。私たちはそこに止まらないと考えています。今回はこの「ハンコ」を押すことについて、その意味を考えてみようと思います。
さらに「ハンコ」とは無縁のように思われ勝ちなG Suiteや、Office365のようなクラウドサービスの世界で利用出来るワークフローでも、「押印」を実現するソリューションをご紹介します。

コラボレーションの中での意思の表現方法

企業活動の中では、G SuiteやOffice365のようなクラウドサービスを使っていても、オンプレのグループウェアを使っていても、多くの作業が複数の部署や担当者をまたがって行われます。プロジェクトの稟議や、経費精算の申請など、多くのケースで、起案する人と承認する人がその「意思」を表し、結果として残します。その「意思」の表現方法は様々で、電話や口頭での会話の場合もありますし、メールやチャットでのやり取りの場合もあります。ただ、通常は、適切に形が残るものとして、次のような形をとることが多いと思います。紙であれば、ポータルサイトから、規定の枠が付いているExcelファイルをダウンロードしてきて、必要事項を記入後、印刷して、ハンコを押す。あるいは、PDFをダウンロードしてきて、手書きで記入後、署名してハンコを押す。電子化されていれば、システムにログインして、必要事項を記入後、確認画面で内容を確認後、決定ボタンを押す。これらは、手段は異なるものの、起案者や担当者の意思を残す表現の形と言えるでしょう。

本人の証という意味での「ハンコ」

用紙に記入する場合には、多くの場合、署名したり、押印することで、誰が内容を記載したのかを示す証とします。個人に紐付いた「印」を押すことで、「なりすまし」ではなく、正しくその人の意思であることを表しています。では、G Suiteや、Office365のようなクラウドサービスをはじめとしたWebシステムでは、どうでしょうか。こちらでは、ログインを前提とすることで、「なりすまし」がない世界を実現しています。Webシステムにおいては、利用者が署名・押印する代わりに、システムがログインしている人を証明し、記録することで、いちいちハンコを押すことを不要にしているということになります。

多くの意思確認が必要な稟議

ただ、ハンコの意味はそれだけでしょうか。一人で起案し、決裁も一人であれば、二人の意思だけが記録されるというだけですが、稟議の内容によっては、多くの担当者、部署の意思を確認する必要があります。後続の経路では、自分のところに回ってくる間にどのような部署がOKの意思を示したのかということが大事な場合もあります。起案された内容だけでなく、自分のところに至る経路も検討内容の一つと考えられます。そのような長い経路が必要な稟議では、「ハンコ」が大きな意味をもつ場合があります。例えば、長い経路をもつ稟議の場合、帳票の下部など見やすい場所に、以下のようなハンコを押す欄が設けられています。

後続の承認者は、稟議の内容と共に、どのような経路で承認されてきたのかをハンコの列を一瞥するだけで確認することができます。並んだハンコは、経路と経路の進捗のサマリーとしての機能を持っているということになります。

帳票の文化

業務の多くが電子化され、「紙」による帳票は姿を消して来ています。データとして保存された情報は検索が容易で、適切に管理すれば劣化することもありません。特にG SuiteやOffice365のようなクラウドに置くことで管理はより容易になっています。ただ、紙という実体でなくとも、「帳票」として一枚にまとめられた方が使い勝手が良い場合があります。前述した通り、目で見た場合に経路が一目瞭然であることなど、多くの利点があります。特に長い歴史の中で一枚の帳票を使って回ってきたような業務においては、電子化による利点よりも、これまでの業務が変わることや見た目が変わることで大きなインパクトがある場合があります。便利なんだからと言って、全ての業務を考えもなく、違う形式で電子化してしまうことは現場の生産性に大きく影響します。

現場への影響を出来るだけ少なくする

弊社が提供するGluegent Flowは、G SuiteやOffice365と連携して動作するワークフローです。Gluegent Flowは、既存の帳票を参考にして、ほぼそのままの見た目を持ったワークフローを提供することが可能です。ここまでに考えてきた「ハンコ」についてもそのまま利用することができます。Gluegent Flowは、ワークフローを起案、承認、決裁する画面で表示される入力フォームのテンプレートとして、Googleドキュメントを利用したり、HTMLエディタで見た目を編集することができます。

入力フォームでは、数値や日付等の入力値の形式指定も出来ますし、今回少し掘り下げた「ハンコ」をイメージとして残すことができます。印影には、名前だけでなく、処理内容や日付も含めることができますので、処理内容のサマリーとして十分な情報を一覧として見ることができます。 既存の帳票を使った処理をそのままクラウド上で実現したいというご要望がございましたら、ぜひご検討ください。

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