2017年2月28日火曜日

ポータルで文字を動かして効果的に情報を周知しよう

Gluegentでは、G Suite上で、ポータルサイトを運用するためのツール群「Gluegent Gadgets」を提供しています。企業ポータルは、情報を周知・伝達したり、業務を効率的にすすめるための非常に有効な手段の一つです。ただ、その運用や効果については課題も多く公開されているものの有効に機能していないことも多いようです。
弊社が提供する「Gluegent Gadgets」は、クラウドのポータルを運用する上での様々な課題を解決いたします。今回は数ある機能のうち、「情報の周知」の一助となる「流れる文字ガジェット」についてご紹介します。


情報を掲示しただけでは、見られないかも知れない

少数の特定の相手に情報を伝達したい場合は、メールで伝え、返信をもらうことが多いと思います。ただ、会社全体に知ってもらいたい情報や、特定の部署の複数人への伝達で、全員から返信をもらうまでもないような情報もあります。例えば、社内設備のメンテナンスの通知や、有志を対象としたイベントの通知などです。いわば「ゆるい情報の周知」で、すべての対象者から返答をもらってチェックするほど厳しく管理する必要はないし、その手間も掛けたくない。しかし、そのような情報でも、伝わらないと困りますし、伝達する意味がありません。このような情報の周知はどのような手段をとれば良いでしょうか。メーリングリストに流しても、自分の目先の業務に忙しい社員は読み飛ばして気に留めないこともあります。周知用の掲示板に書いておいても、時間の経過によって最新から追いやられ、社員の目には止まらなくなります。つまり、「返信が不要だけど必ず見てほしい」という中間的な情報は、「見られないかも知れない」というリスクを抱えていることになります。

締め切りがある情報は、注意を引きたい

また、特定の期日までに何らかの提出物が必要なものなど、締め切りがあるという情報もあります。社内コンペなどは、参加者は有志ですが、応募期限があるでしょう。そのような情報は、はじめに情報を出した後、締め切り前など特定の時期に注意を引きたいものです。

動きがない中で「流れる文字」で注目をあつめる

企業ポータルは、掲示板やメールの一覧など、その文字は大きさや色などで装飾され見やすく配置されています。ただ、結局は文字情報が羅列されていて、特定の場所を見るというユーザの能動的な動きに依存しています。そのため、画面に表示されていても、普段見ていない場所や注目していない場所に書かれている情報は見落とされ勝ちです。ポータル画面は多くの情報を一枚に収めようと文字数が多くなり、見えているのに意識に登らないということが多くあります。
Gluegent Gadgetsの「流れる文字ガジェット」は、そのようなポータルの中でも、より確実に注意を引き、情報を伝達することができます。ユーザはポータル画面を開くと新着メールなどの普段自分がみる部分を見ようとしますが、全体の動きがない文字情報の中で、動く文字は目を引きます。一旦注意を引けばその文字の内容次第で、ユーザに情報を伝達することができます。「目に入ってたかも知れないけど、気づかなかった」というような見落としを防ぐことができます。
これは、「流れる文字ガジェット」をgif化したものです。背景色の設定や、文字の装飾、リンクの設定など多くの表現方法が可能です。ポータルの情報伝達の一手段としてご検討いただければと思います。
flow-text.gif


Gluegent Gadgetsでは、今回ターゲットとした「ゆるい情報伝達」ではなく、「確実に見られることが必要な情報伝達」をするための機能も提供しております。そちらは次の機会にご紹介いたします。



2017年2月21日火曜日

Active Directory と連携するクラウド SSO

クラウドでシングルサインオン・アクセス制御・ID統合管理の機能を提供している Gluegent Gate ですが、オンプレミスで構築された Active Directory との連携にも強みを持っています。G Suite などのクラウドサービスを導入するにあたり、これまでの Active Directory を中心とした運用管理を継続したいケースなどに、絶大な力を発揮する機能です。 本日は、簡単に Gluegent Gate と Active Directory の連携についてご紹介したいと思います。

Gluegent Gate の「Active Directory 連携」機能は、大きく2つの機能側面を持ちます。ひとつはアカウント(ID)やグループの源泉として AD を使う同期機能としての側面、もうひとつは、認証時に AD を参照する認証連携機能としての側面です。

 Gluegent Gate

ID・グループ同期の源泉としての AD 連携

Active Directory 上のユーザ・グループ・連絡先情報を源泉として、定期的に同期を実施する機能です。Active Directory の情報と Gluegent Gateで保持する情報に差分が検知されれば、その差分を同期する仕組みとなります。これにより、Active Direcotry での運用を変えずに、クラウド側ではGluegent Gate がハブとなった統合的なID管理が実現できます。Gluegent Gate からは G Suite 等の各種クラウドサービスへのアカウント・グループ同期がなされますので、Active Directory のみで、各種クラウドサービスも含めた運用が可能になります。IDやグループの管理だけでなく、Active Directory のセキュリティグループの管理によって、ユーザごとの利用サービスの制御や、一定ルール下でのアクセス制御の管理も可能なため、ID管理だけでなく、日々の運用はほぼ Active Direcotry 側で完結するような仕組みを構築することが可能です。

Gluegent Gate の ID・グループ同期の強みとして、既存の  Active Directory資産をそのまま活用できる点があります。Gluegent Gate独自の Active Directory 設計を必要とせず、基本的にはこれまでに構築されている Active Directory に則った形での運用が可能となり、多くのお客様に評価いただいている点となります。


認証連携先としての Active Directory 連携

Gluegent Gate で認証する際に、Active Directory に対して認証要求を行い、認証の可否を判定する機能となります。ログイン時に使用するパスワードは Active Directory のものとなるため、社内システムへのログインとクラウド側へのログインで ID/パスワードを個別に覚える必要がなくなります。

オンプレミスシステム等を含めたシングルサインオンの仕組みを構築することが理想ですが、コストや運用面でのバランスから、現時点ではこちらの AD認証連携機能をご利用されるお客様も多いです。

Gluegent Gateでは、オンプレミスシステムも含めたシングルサインオンの仕組みを構築することも可能ですが、それはまたの機会にご説明させていただきます。



以上が簡単な Gluegent Gateと Active Directory の連携機能に関するご説明となります。
もっともっとご説明させていただくべきことは多いのですが、個別具体的な話も多いため割愛させていただきます。もしお困りのことがございましたら、是非ご相談ください。


 Gluegent Gate


2017年2月14日火曜日

クラウドワークフローの自動処理で業務効率をアップしよう

現在、G Suite や Office 365 との連携をウリにしているクラウドワークフローサービスは、弊社ががクラウドサービスを提供させていただき始めた2012年当時から比べ、かなり増えてきました。
そのようなサービスはのほとんどは、認証やアカウント・グループ同期はできるため、ワークフロー導入後の運用管理面での効率化はできるかもしれせんが、現場レベルにおける業務面での効率性を改善するにまで至らないケースも多くあります。今回はその課題と弊社ワークフローサービスであるGluegent Flowを用いた場合の解決策をご説明したいと思います。

ワークフロー導入後に起こり得る課題

クラウドワークフローを導入することで運用管理が改善できる一方、現場では余計な作業が増えてしまうケースがあります。以下にその一例を挙げてみました。
  • 承認ルート外の人への連絡のため、個別に手動でメール送信する必要がある
  • ある部門のワークフローで承認ルートに含まれるメンバーへはワークフローの標準機能でメール通知できますが、その承認ルートに含まれない別組織の担当者や社外のお客様へ連携するために、個別にメールする必要があります。
  • ワークフローを開かないと申請データの内容を確認したり、取り出すことができない
  • 経費精算申請で領収書を画像/PDFファイルとして添付している場合、経理担当者はワークフローからその領収書データを確認したり、ファイルをわざわざダウンロードすることになります。
  • 決裁データを基幹システムへ反映させるため、ワークフローの画面を見ながら、基幹システムの画面へ手入力している
  • 二度手間な上、手作業での再入力となるため、入力ミス等が発生しやすく非効率です。また、月末/月初にまとめて作業が集中しやすく、担当者の作業負荷が高くなりがちです。
上記は、発生頻度が低ければ大きな問題にはならないですが、毎日・毎週・毎月と頻繁に発生するとなると、その作業コストは高くなり、その結果、効率性・生産性が低下してしまう場合も考えられます。

業務効率化を後押しするGluegent Flow自動処理機能

上記のような課題を解決するには、ワークフローに求められる要件は以下と考えられます。


  • ワークフローの処理実行時に付随する作業を追加できる
  • ワークフロー内のデータを簡単に出力でき、自由に利用できる

  • Gluegent Flowにはこの要件を満たすための機能が備わっています。それは申請・承認・決裁等の処理を行うタイミングでワークフローデータおよび連携先クラウドグループウェアに対して様々な処理を実行する「自動処理機能」です。
    主な自動処理は以下の表にまとめました。G Suite連携のほか、ワークフローの項目値に対する操作も機能として搭載しています。

    主なGluegent Flow自動処理(※G Suite版 )
    自動処理の種類
    説明
    メール送信
    メールを送信する自動処理です。社内全員に通知するメールを送信する、特定の誰かにメールを送信するなどが可能です。
    添付ファイルアップロード
    添付されたファイルをGoogle Drive上にアップロードする自動処理です。受注申請に添付されたファイルを全てDriveに格納するなどの用途で利用できます。
    スプレッドシート行挿入/更新
    指定したスプレッドシートに申請内容をレコードとして追加する自動処理です。受注フローの中で、納品完了時に自動的にスプレッドシートにレコードを追加するなどで利用可能です。キーを指定すれば行更新も可能です
    ドキュメント作成
    Google Drive上に文書を作成する自動処理です。オーナーやレイアウトも自由に設定することができ、申請フォームの内容をそのままドキュメントとして保存することが可能です。
    サイト投稿・ページ作成
    Google Sites にページを作成・投稿などを自動的に行う自動処理です。人事異動の案内を社内に通知するなどの際に利用可能です。
    Drive操作(コピー・移動・アクセス権限変更)
    指定したDrive上の文書に対して、コピー、所定フォルダへの移動、アクセス権限の変更ができます。
    外部システムアクセス
    外部システムへのGET/POSTのHTTPアクセスを実行する自動処理です。
    何かのタイミングで外部のシステムに自動的にデータを投入するなどが可能です。
    前述の課題に対して、Gluegent Flow自動処理を利用すると、以下のようなソリューションが実現できます。
    • 見積承認完了時にメール送信自動処理を設定し、承認完了のタイミングで、開発部に自動でメール送信する
    • 経費精算申請に添付された領収書の画像ファイルを添付ファイルアップロード自動処理を用いて、Google Drive上の所定のフォルダ内にアップロードする
    • 経費申請データを決裁時にスプレッドシートへ出力するように「スプレッドシート行挿入/更新自動処理」を設定しておく。月末締め後、経理担当者は対象のスプレッドシートからCSVファイルでダウンロードし、経理システムへインポートする。
    ワークフローに付随した細かい作業が省略できていることがお分かりいただけるかと思います。



    以上、ワークフロー導入後に起こり得る業務効率面の課題を解決できるGluegent Flowの自動処理をご紹介しました。 ワークフローに付随する細かい定例作業を自動処理として定義しておくことで人手作業を省略化できます。効率的になり、生産性の高い作業に注力することができるようになります。 細かい活用例のご紹介については今後掲載していく予定です。


    2017年2月7日火曜日

    クラウドのワークフローでもハンコ押せます

    仕事をしている時、机の中のハンコを取り出して押す機会が何度かあると思います。企業活動の多くが電子化されても、紙に押す「ハンコ」は無くならず、簡易に自分の「意思」を表す有効な手段となっています。ただ、何気なく押しているハンコは、紙の世界だけで意味があるものなのでしょうか。私たちはそこに止まらないと考えています。今回はこの「ハンコ」を押すことについて、その意味を考えてみようと思います。
    さらに「ハンコ」とは無縁のように思われ勝ちなG Suiteや、Office365のようなクラウドサービスの世界で利用出来るワークフローでも、「押印」を実現するソリューションをご紹介します。

    コラボレーションの中での意思の表現方法

    企業活動の中では、G SuiteやOffice365のようなクラウドサービスを使っていても、オンプレのグループウェアを使っていても、多くの作業が複数の部署や担当者をまたがって行われます。プロジェクトの稟議や、経費精算の申請など、多くのケースで、起案する人と承認する人がその「意思」を表し、結果として残します。その「意思」の表現方法は様々で、電話や口頭での会話の場合もありますし、メールやチャットでのやり取りの場合もあります。ただ、通常は、適切に形が残るものとして、次のような形をとることが多いと思います。紙であれば、ポータルサイトから、規定の枠が付いているExcelファイルをダウンロードしてきて、必要事項を記入後、印刷して、ハンコを押す。あるいは、PDFをダウンロードしてきて、手書きで記入後、署名してハンコを押す。電子化されていれば、システムにログインして、必要事項を記入後、確認画面で内容を確認後、決定ボタンを押す。これらは、手段は異なるものの、起案者や担当者の意思を残す表現の形と言えるでしょう。

    本人の証という意味での「ハンコ」

    用紙に記入する場合には、多くの場合、署名したり、押印することで、誰が内容を記載したのかを示す証とします。個人に紐付いた「印」を押すことで、「なりすまし」ではなく、正しくその人の意思であることを表しています。では、G Suiteや、Office365のようなクラウドサービスをはじめとしたWebシステムでは、どうでしょうか。こちらでは、ログインを前提とすることで、「なりすまし」がない世界を実現しています。Webシステムにおいては、利用者が署名・押印する代わりに、システムがログインしている人を証明し、記録することで、いちいちハンコを押すことを不要にしているということになります。

    多くの意思確認が必要な稟議

    ただ、ハンコの意味はそれだけでしょうか。一人で起案し、決裁も一人であれば、二人の意思だけが記録されるというだけですが、稟議の内容によっては、多くの担当者、部署の意思を確認する必要があります。後続の経路では、自分のところに回ってくる間にどのような部署がOKの意思を示したのかということが大事な場合もあります。起案された内容だけでなく、自分のところに至る経路も検討内容の一つと考えられます。そのような長い経路が必要な稟議では、「ハンコ」が大きな意味をもつ場合があります。例えば、長い経路をもつ稟議の場合、帳票の下部など見やすい場所に、以下のようなハンコを押す欄が設けられています。

    pic-20170202-131038.png
    後続の承認者は、稟議の内容と共に、どのような経路で承認されてきたのかをハンコの列を一瞥するだけで確認することができます。並んだハンコは、経路と経路の進捗のサマリーとしての機能を持っているということになります。

    帳票の文化

    業務の多くが電子化され、「紙」による帳票は姿を消して来ています。データとして保存された情報は検索が容易で、適切に管理すれば劣化することもありません。特にG SuiteやOffice365のようなクラウドに置くことで管理はより容易になっています。ただ、紙という実体でなくとも、「帳票」として一枚にまとめられた方が使い勝手が良い場合があります。前述した通り、目で見た場合に経路が一目瞭然であることなど、多くの利点があります。特に長い歴史の中で一枚の帳票を使って回ってきたような業務においては、電子化による利点よりも、これまでの業務が変わることや見た目が変わることで大きなインパクトがある場合があります。便利なんだからと言って、全ての業務を考えもなく、違う形式で電子化してしまうことは現場の生産性に大きく影響します。

    現場への影響を出来るだけ少なくする

    弊社が提供するGluegent Flowは、G SuiteやOffice365と連携して動作するワークフローです。Gluegent Flowは、既存の帳票を参考にして、ほぼそのままの見た目を持ったワークフローを提供することが可能です。ここまでに考えてきた「ハンコ」についてもそのまま利用することができます。Gluegent Flowは、ワークフローを起案、承認、決裁する画面で表示される入力フォームのテンプレートとして、Googleドキュメントを利用したり、HTMLエディタで見た目を編集することができます。


    入力フォームでは、数値や日付等の入力値の形式指定も出来ますし、今回少し掘り下げた「ハンコ」をイメージとして残すことができます。印影には、名前だけでなく、処理内容や日付も含めることができますので、処理内容のサマリーとして十分な情報を一覧として見ることができます。 既存の帳票を使った処理をそのままクラウド上で実現したいというご要望がございましたら、ぜひご検討ください。

    ※本機能をご利用するにはChrome/Firefox/Edge/Safariの最新バージョンをご利用ください。それ以外のブラウザでは正しく表示できない場合がございます。