Gluegent Flowは、G Suite や Office 365 と密に連携するクラウド型のワークフローサービスです。導入が簡単、サーバーのメンテナンスが不要、少人数から利用できる価格設定になっている等々、クラウド型サービスならではの様々な強みはもちろんですが、Gluegent Flowは、G Suite と連携する様々な機能により、更なる強みを備えています。今日は、G Suite と連携することで得られるメリットとして、特にお客様から評価いただいているポイントをいくつかご紹介させていただきます。
G Suite と連携するので、ユーザの作成が不要
通常、企業でワークフローシステムを導入する際には、アカウントやパスワードを作成する必要がありますが、G Suite と連携する Gluegent Flowでは、これが不要になります。Gluegent Flow を G Suite にインストールすれば、社内のユーザは、Gmail のメニューやポータルサイトに設置したリンクから、Gluegent Flow にアクセスするだけで利用できる状態になります。OpenID Connect という技術を使い、G Suite アカウントでの認証ができるようになっているためです。
G Suite の組織ごとに、Gluegent Flow の利用の可否を設定することができるので、一部での試験導入もスムースに実現できます。
G Suite のグループで組織階層を定義
ワークフローでは、申請者によって申請経路上の担当者を変えたいシーンがよくあります。例えば、申請者にとっての課長や部長など役職で担当者を指定したいケースです。申請者にとっての上長を判断するためには組織階層が必要となります。Gluegent Flowは、導入されている G Suite 環境の Google グループの情報から組織階層を取得できるようになっており、Gluegent Flow 上で改めて組織階層を定義する必要はありません。管理者は、各組織の役職者を Gluegent Flow に設定しておくだけで、申請者にとっての課長や部長、マネージャといった「ロール(役割)」で経路担当者を割り当てる事ができるようになります。
申請内容の Google スプレッドシートへの書き出し
次に、お客様にご評価いただくことが多い、大変人気の高い機能をご紹介させていただきます。
Gluegent Flow は、ワークフローで申請された内容を、Google スプレッドシートに書き出す機能を持っています。スプレッドシートは、申請書の種類ごとに指定(複数も可能)できるようになっており、抽出された内容をそのまま次の作業に利用することができるようになっています。特定の申請書類の結果を整理するために利用されているケースや、出力内容を別のシートで集計するような形でご利用されているケースなど、様々な使い方をしていただいています。使い方は様々ですが、ワークフローからリアルタイムに出力されるデータを、スプレッドシートの機能を使って利活用できる点を大きな利点としてご評価いただいております。
この他にも、自動的に Google サイトに記事を投稿する機能や、ワークフローに添付されたファイルを自動的に Google ドライブにアップロードする機能など、様々な G Suite 連携機能が簡単にご利用いただけます。現在 G Suite をお使いで、ワークフローをお探しであれば、Gluegent Flow もご検討いただけるとうれしいです。
