ワークフロー+Google Apps自動化による業務効率化のヒント(2)

前回投稿記事 ではワークフローは承認・決裁の証跡を保存するためのみならず、組織の活動結果を共有、再活用可能な一例をご紹介させて頂きました。

　

　Gluegent Flowを利用することで仕事に必要なデータはGoogle Appsの各サービス上に自動化され他の社内システムとの連携や再利用に活用して頂くことが可能です。

＜ワークフローシステムを単体で導入される企業様の例＞

＜Gluegent Flowを導入、他システムと連携をされている企業様の例＞

　前回の例では決裁された経費精算のGluegent Flowのデータが自動処理によってGoogle Sheetsに出力されることでワークフロー起案時と決裁後の経費精算のシステムへの登録の二度手間や入力ミスによる手戻りを軽減、排除する説明を致しました。

　Gluegent Flowの自動処理について引き続き、ご活用例をご紹介致します。

　ワークフロー「モデル」での起案時に入力画面の一例として以下の画面例があるとします。

　経費として交通費や交際費の内容や金額を登録して起案するといった内容になります。

　経費精算のGluegent Flowのデータが自動処理によってGoogle Sheetsに出力される例を前回、ご紹介致しましたが、例えばGoogle Sheetsのデータを経費精算システムに取り込むにあたって経費精算システム側に必要な科目コードも予め、Gluegent Flowの起案時に登録させたいとお考えになるかと思われます。

　経費精算システムに取り込んだ後で科目コードをまた改めて登録となると二度手間は軽減されませんし、システム間連携による効率化も低いものとなります。

　Gluegent Flowでは「モデル」の起案時の入力画面の入力項目の選択肢としてGoogle Sheetsのデータを同期することが可能です。

　経費精算システムで利用する科目コードや補助コードのマスタデータをGoogle Sheetsに登録しておくことで、起案時に同じコード体系が利用可能であり、最終的に決裁された経費精算データを自動処理によりやはりGoogle Sheetsに出力して経費精算システムへ取り込む際にシステム上で必要なデータが既に準備された状態となります。

　更に前回の自動処理による例とは逆の方向となりますが、定期的に経費精算システムからCSVファイルやExcelで科目マスタのデータを出力してGoogle Sheetsに取り込むことで最新の科目コードのデータを利用可能となります。

　こうした運用を行っておくことでシステム間でのデータの授受で発生する手戻りが少しでも軽減出来るのでは無いでしょうか。

　また微細な話となりますが、Gluegnet Flowの「モデル」では下記画面例の様に絞り込みによる選択にも対応しております。

　次回以降、システム管理者の視点とは別に起案・決裁するユーザーの立場からこうした画面入力時の負担軽減を意図した機能も用意していますので紹介させて頂ければと思います。

9:46:00  Web Marketing  
G Suite, Google Apps for work, ワークフロー

Gluegent Appsケータイ対応アプリのご紹介

クラウドの活用にはスマートフォンやタブレットが欠かせないという雰囲気が強いように思いますが、フィーチャーフォン(ガラパゴス携帯)でもクラウドサービスを利用したいというご要望はまだまだ数多くの企業様から伺うことが多いです。しかし、Google Appsのようにフィーチャーフォンからメールやカレンダーが利用できずに諦めていることも多いのではないでしょうか。

弊社では、こういった課題を解決するためにGoogle Appsが利用できる「Gluegent Apps ケータイ対応アプリ」というものをご用意しております。これは、フィーチャーフォンのブラウザから弊社アプリを経由して、Google AppsのGmail や Google カレンダー の情報を取得・変換した上で、閲覧・操作できるようにするためのサービスです。

利用イメージは次の通りです。まずケータイ対応アプリのURLにフィーチャーフォンからアクセスしていただき、Gluegent Gateのような認証サービスからログインしていただきます。すると、以下の様なメニューを表示します。

メニュー「1. 受信メール」を選択するとフィーチャーフォンに最適化した画面にて受信メールを一覧表示します。件名リンクからメール本文を表示することができ、返信や転送も行えます。

メニュー「2.新規メール」を選択すると、フィーチャーフォンからGmailのメール送信ができます。TO、CC、BCCボタンを押すとGoogle Apps連絡先で管理しているリストを表示しますので、わざわざメールアドレスを入力する手間を省くことができます。

メニュー「3.カレンダー」を選択すると、予定の一覧表示も行えます。予定一覧表示では共有権限のあるユーザの予定を切替えて表示・確認することができます。また、新規予定の作成も可能です。

Google Apps導入に併せて全社的にスマートフォンを導入するとなるとコスト面等を含めて様々な課題があるかと思います。Gluegent Appsケータイ対応アプリをお使いいただければ、今お使いのフィーチャーホンを有効活用することができ、余計なコストを抑制しつつ、Google Appsをより身近にご利用いただけるでしょう。ご興味のある方はぜひ弊社問合せページからお問い合わせくださいませ。

16:53:00  Web Marketing  
G Suite, Google Apps for work, ケータイ対応アプリ

Gluegent Appsグループスケジューラ追加機能のご紹介

先日(7/28)、Gluegent Apps グループスケジューラの追加機能がリリースされました。日々のスケジュール確認に役立つ便利な機能ですので今回はそのご紹介をさせていただきます。

1.ビューのタブ化機能

グループスケジューラでは選択したユーザや施設の予定を１つのビューで表示していましたが、用途に併せて切り替えて表示させたいというご要望がありました。例えば、複数の部署を兼務している方は、それぞれの部署の業務にあったっている際、その部署のメンバーの予定を確認したくなります。従来だとビューが1つであったため、一度選択ユーザを解除してから、改めて別の部署のユーザを選択する必要があり、大変お手間をおかけしていたと思います。また、一度に多くのユーザ・施設を表示するような設定の場合、非常に見づらくなってしまうという課題もありました。

これらの課題を解決するために、いつも予定を見る必要があるユーザのビューを簡単に切り替えて利用できるためのタブ機能をリリースしました。このタブ機能を利用すると、タブをクリックするだけで見たいユーザグループの予定をすぐに見ることができるようになります。<

タブの追加方法は非常に簡単です。まず、「＋」ボタンを押し、タブを追加します。

次に見たいユーザや施設の予定を画面上部のグループブラウザから選択し、予定を表示します。

上記では「営業1課」のユーザの予定を表示するタブを追加しています。これにより特定組織の所属メンバーの予定だけを素早く確認できるようになります。

またタブ名は自由に編集ができますので、組織名やプロジェクト等の名称を入力しておくとより分かりやすくなるでしょう。

2.予定のホバー表示

従来も予定名にマウスカーソルを重ねるとホバー表示していましたが、その内容を大幅に増やすように修正しました。表示される内容は日時、オーナー、作成者、会議室、参加者、通知時間、ビデオ通話リンク（ハングアウト用）です。

いちいち予定をクリックせずにマウスカーソルを重ねるだけで予定の概要が確認できますので、よりスピーディーかつ効率的にスケジュール確認できるようになります。

以上、先日リリースした機能をご紹介させていただきました。是非ご活用ください！

0:00:00  Web Marketing  
グループスケジューラ

SoftBank World 2016 - 出展レポート

今回は、7月21日（木）／22日（金）の２日間で開催されたSoftBank World2016にグルージェントが出展しましたので、簡単にそのご報告をさせていただきます。

出展期間中は、まだ梅雨明けしておらず、雨が降る悪天候の中開催されており、当日はお客様がたくさん来てくれるのかなーと少々心配しておりましたが、そんな不安を吹き飛ばすくらい、数多くの方が来場していただけました！

会場内では、クラウドサービスを初め、Pepper、IoT、ソフトウェアサービス等々、出展内容も様々でした。目玉とも言えるPepperでは、様々な業種・業態で活躍するためのデモも実演していましたが、昨年よりも更に進化しているように思えました。以下の写真にあるように着せ替えっぽいサービスもあるようです。

さて、弊社グルージェントでは、「ワークスタイルの変革」「セキュリティ」をテーマに、Google AppsやOffice365と連携したGluegent Flowや、Glugent Gate等のGluegentシリーズをご紹介しました。

今回、色々とご説明させていただいた感想としては、以前のように「クラウドサービスとは？」という説明をする必要がないくらい、Google AppsやOffice365を実際にご利用いただいているお客様が増えているようでした。一方で、クラウドサービスを導入していても、決裁や申請のプロセスが未だに紙媒体で行われているケースが多く、クラウドサービスと連携するGlueget Flowのお話をすると非常に関心を寄せられるお客様が多かった印象を受けました。

以前、弊社がワークフローについて調査をしたところでは、紙媒体で決裁申請を行っている企業が50%、ExcelやWordと言ったファイル形式やメールでの申請を行っている企業が30%という結果だったのですがが、クラウドサービスに移行したお客様の中でも、クラウドに適したワークフローが見つからず、紙やOffice文書+メールといった別の仕組みで運用していることで、ご不便を感じていらっしゃるお客様も多いのではないかと思います。

このようなお客様にもGluegent Flowを知ってもらい、更にご利用頂くことでワークスタイルの変革に少しでもお役に立てることができたらと改めて感じました。

7:00:00  Web Marketing  
展示会