2020年5月27日水曜日

アフターコロナの働き方の変化と「攻め」の適応

昨年末から始まった新型コロナウイルスの流行により、世界が大きく変化しました。日本では、ようやく、ピークを越え、緊急事態宣言も解除されました。ただ、世の中は数カ月前とは大きく様相を変え、「コロナ前」、「コロナ後」という表現で、その変化が伝えられています。私達の生活、日常も大きく変化しましたが、本当に落ち着くまでには、これからも、変わっていくでしょう。それに連動して働き方も変わっていきます。今回はそのような「働き方の変化」と、それにどのように適応していくのが良いのか考えてみます。



生活の変化と働き方の変化

4月に特定地域について緊急事態宣言が発出され、その後、全国に拡大された後、順次解除されていき、最後に残っていた、北海道と関東1都3県についても解除され、形の上では、緊急事態の「措置」が不要な状態になったとも言えます。ただ、「新しい生活様式」が示されるなど、「コロナ前」にそのまま戻れるという状況ではありません。ビジネスの場においても、業種によって違いがあるものの、それぞれが大きな影響を受けています。自粛要請によって営業ができていない業種や、急激に忙しくなった業種など、様々でしょう。影響を受けにくい業種でも、二ヶ月近くの間、「足踏み」の状態が続いているようです。緊急事態宣言が解除されましたが、経済状況は厳しく、働き方も大きく変える必要があります。

かねてから、「働き方改革」として推し進められてきた「テレワーク」のスタイルは、この二ヶ月で否応なく広まりました。これまでは、かならずしも必須ではない場合であっても、営業先に「訪問」していたと思います。しかし、緊急事態宣言下では「リモート」で打ち合わせをするのが当たり前になりました。また、出社しなくてもできる仕事は、家でやるということも推奨・許容されるようになっています。これまでも「みんなが出社しているから」という理由などで、出社が必須であると見なされていた仕事が、実はテレワークでも出来るという事がわかったという例は多いでしょう。もちろん、業種、業態によってはテレワークができないものもありますし、これまでは多くの社員がオフィスに集まっていることで効率的に仕事をしてきた経緯もありますが、「アフターコロナ」の状況では、感染リスクを冒してまで、長い時間かけて通勤せずに、「テレワーク」可能であれば、これを取らない手はありません。

ただ、急激な変化により、設備や仕組みが整わず、まだ、新しい働き方が出来ていない場合もあるかも知れません。しかし、この二ヶ月の間、テレワーク、在宅勤務、リモート営業が出来ている方々は、「あれ?意外にいけるな」と感じているようです。「新しい生活様式」が求められる、これからの世の中では、早い段階でそれに対応した働き方ができるようにしておく必要があります。また、今回の変化は、感染リスクの回避という、「守り」の部分もありますが、テレワークを始めとした新しい働き方は、業務の効率化にも寄与しますし、働く人の負担を下げる効果も狙うことができます。今回の変化を「攻め」のために利用するつもりで積極的に変化し、適応することができれば、「アフターコロナ」の世界で大きな躍進が見込めるかもしれません。

変化するのは確実。それなら「攻め」で

みなさん、実感している通り、アフターコロナとなって、数ヶ月たったら元通りということは考えにくい状況です。世界は変わってしまったと考えるのが、妥当な観測です。では、その変化にどのように対応するのが良いのでしょうか。まず、厚生労働省が公開している、「新しい生活様式」を確認してみましょう。「実践例」によると、「働き方の新しいスタイル」として、以下が挙げられています。


  • テレワークやローテーション勤務
  • 時差通勤でゆったりと
  • オフィスはひろびろと
  • 会議はオンライン
  • 名刺交換はオンライン
  • 対面での打合せは換気とマスク


これは、あくまでも「実践例」であるため、このまま実施する必要はないものですが、リスクがあるのを承知でギリギリを狙うのは避けたいところです。できるだけリスクを避ける方向に、効率的な仕事ができるように、発展的な適応をしていくことを考えましょう。「攻め」は闇雲にリスクをとることではありません。リスクを最小にして、成果を最大化できるように、工夫と投資をするということです。

例えば、リスクを許容して、換気ができない会議室の賃料を払い続けるよりも、オンライン会議サービスを契約した方が建設的です。コストも抑えられる可能性があります。「オンラインは慣れないし、やっぱり対面じゃないとね。多分感染しないでしょ。」という選択をするか、「今後はオンライン会議のスキルを向上させて、移動や場所の確保のコストをかけず、効率化しよう。」という選択をするかで、大きな違いが出るはずです。顧客との打合せでも、合理的な理由がない訪問は、相手へのリスクになります。オンライン会議であれば、自分と相手の感染リスクを減らし、双方の時間の節約にもなります。さらに、移動時間が省かれるため、正味の会議の時間のみ調整すれば良くなります。スケジュールも立てやすくなりますので、限られた時間で多くの商談を入れることも可能です。

会議に限らず、これまでオンライン化されていなかった社内の細かな業務も、変えていくことが求められます。紙ベースの稟議申請書にハンコを押して回していくような処理は、ワークフローシステムに簡単に移行可能です。紙を廃し、オンライン化することで、ハンコを押すための出社は不要になりますし、記録もデータとして残ります。担当者の外出で処理が滞ることもなく、決裁スピードを上げることも可能です。弊社が提供するGluegent Flowは、既存の紙ベースの帳票を基に、オンラインのワークフローを短期間で作成することができます。「紙の方が慣れているし、これまでそれでやってきたから。」というのは、アフターコロナでは通用しません。在宅でも滞りなくワークフローを回すことが出来るということは、従業員の健康を守るのと同時に、業務効率をあげ、ビジネスのスピードを上げる「攻め」の適応と言えるでしょう。

今は、急激な変化が求められています。ただ、この変化は、世界的な、社会的な要求です。コロナ前に「働き方改革」を旗頭に進められていた「テレワーク」は、パンデミックをきっかけとして急速に一般化しました。大多数が同時に動くことで、抵抗なく普及したと言えます。それを考えると今は、実質的な意味で働き方を変化させ、より高いステージに進むことができるチャンスとも言えます。経済状況は厳しく、先行きは不透明ですが、クラウドサービスを有効に活用することで、初期費用を抑えて、短期間で大きな効果を出すことは可能です。

変化への適応は、社会への責任

感染症リスクがある場合の対応は、自分だけ、自社だけに閉じる課題ではありません。取引先や、地域社会を含む課題です。「感染するのは自己責任」という考え方では、会社の姿勢が問われます。感染自体は不可抗力の側面がありますが、可能な限り、感染するリスクを下げる努力をしているのか、感染しているかも知れない前提で感染させない努力をしているのかということが会社の誠意であり、信用と考えられるようになります。

弊社では、そのような変化に対して、「攻め」の姿勢で適応し、ビジネスを加速させることが出来るクラウドサービスを提供しています。もちろん、ご相談から、納品、導入支援まで、全てオンラインで完結することができますので、ぜひ、お問い合わせください。
(ま)

   Gluegent Gate

2020年5月20日水曜日

業務を変えるチャンスは、今しかない!

緊急事態宣言とそれに伴うテレワークの導入/推進のためか、このところGluegent Flowのお問い合わせが増えてきています。 私はご契約後の導入担当者の方とお話することが多いのですが、導入がスムーズに行くための「重要な条件」というものがあるように感じています。


業務をクラウドサービスに寄せてしまう

それは、「クラウドサービスに業務を寄せてしまうことが出来るかどうか」です。既存のフローは、大抵の場合紙ベースでの運用でしょう。
紙の場合、物理的な制約を受ける代わりに、かなり柔軟な運用ができるとも言えます。例えば、決裁者がその場に不在の場合は更にその先の決裁者に持っていったり、不備を指摘されたらその場で訂正印と追記を行って提出するなど、かなりの自由度があります。
他方、システムベースのフローの場合、予め決められた決裁経路を外れる例外ケースに対応するのはそれ相応の仕組みが必要となり、たとえそれが可能だったとしても、更に別の例外が出てきた場合の対処が困難なものになりがちで、保守難易度が大幅に上がってしまいます。
このように既存業務とクラウドサービスとの間の差異分析、いわゆるフィット&ギャップをどう行うかがクラウドサービスのスムーズな導入には不可欠です。つまり、既存業務にあうようにクラウドサービスをなんとかカスタマイズするのか、それとも「クラウドサービスで出来ること」の制約下での業務に変えてしまうのかということになります。 どちらを選択するかは分析の結果によるとは思いますが、可能な限り、「業務をクラウドサービスに寄せてしまう」、つまり業務の見直しを強くオススメします。
導入当初のタイミングだけで考えれば、クラウドサービスのカスタマイズを選択する方が業務変更も必要とならないため、エンドユーザの負担もほとんどなく、良い選択のように感じる人も多いでしょう。ですが、過度にカスタマイズをしてしまうと、設定の見直しや将来の業務変更をすることが結果としてできなくなるリスクがあります。これはクラウドサービスを使う上で、非常にもったいなく、長期的に見れば業務を見直す方が、結果としてトータルコストの低減につながりやすくなります。

折角やるなら徹底的に

折角業務を見直すのであれば、徹底的に問題点を洗い出すことをオススメします。特定の承認者のタスクが多い為に決裁が滞りがちであったり、記入不備に対してのダブル/トリプルチェック用決裁経路がある、1帳票に大量の記入項目がある為に全てをひと目で追うのが不可能など…。
こういったことは、紙かどうか以前の問題で、そもそも業務に無理やムダがあるものと思われます。
例えば承認者をグループとして設定してグループの誰かが承認する(特定の人へ負荷が偏ることを軽減する)、記入項目をドロップダウン等にしたり、思い切って記入項目を整理することでチェックしやすくし、ダブル/トリプルチェック経路を廃止するなど…採用するには思い切った決断が必要かもしれませんが、それによる業務効率化はかなり大きなものになると思います。
ただし、大きな変更となる場合、色々な人の意見が出てまとまりにくくなることもあるかと思います。ですので出来れば組織上層の支持を得ることが肝要になるでしょう。

もはや流れは止められない

業務自体を変えるのはかなりインパクトが大きいものです。また大きな変革には消極的になってしまう人も出てくるのはやむを得ないことかと思います。ですが、「どんな場所でもタスクがこなせる」というクラウドサービスのメリットは、最終的には業務変革のコストを上回るでしょう。ある調査によると、「緊急事態宣言解除後もテレワークは定着する」と回答した人が8割に上ったことからも、もはやテレワークありきの業務にシフトすることは避けられず、この流れは今後加速していくと思われます。

今が最大のチャンス

この「新しい働き方」はどんどん変化していくものと思われます。頻繁に新しいサービスが公開され、より洗練されたビジネスメソッドが広まり、「より新しい働き方」が認知されていく。そしてそのスピードは加速していく一方でしょう。ですので、「そのときの環境に応じて業務をブラッシュアップし続ける」ことになるでしょう。そのためにもやはり、シンプルな業務の方が変化に対応しやすいのではないかと思うのです。更には「業務を正確に行う」だけでなく、「業務効率化への提案」を行った人へ評価を与えるなどして、全ての人が業務に対する意識を改革する。そうやって初めて、「持続的な業務改革」はなし得るものと思います。

今は、その最大のチャンスなのではないでしょうか。
(Fuji)

   Gluegent Gate

2020年5月13日水曜日

長期間テレワークのチャレンジ

こんにちは、グルージェントクラウド開発部ジャレド・ウォレスです。新型コロナウイルスが世界中の人々に大きな影響を与え続けています。我々グルージェントはテレワークを利用して感染拡大リスクに対処しています。しかし、テレワーク環境を整える等技術面の整備以外に「メンタルのチャレンジ」が必要だと感じています。今の状況になって感じたことですが、週2~3回、定期的にテレワークをするのと、長期に渡るテレワークでは大きいな違いがあるようです。テレワークの経験がある方も、長期間になったことで、そう思っている方も多いのではないでしょうか?以前の記事でもテレワークについて様々な視点を持って説明しましたが、本記事では私が個人的に経験している長期テレワークのメンタルチャレンジについて説明していきたいと思います。

問題:「次オフィスに行った時に…」という対応が効かない

在宅勤務経験がある方なら分かると思いますが、何らかの理由でオフィスにいたらすぐ解決できるのに、テレワークしていることにより、時間と手間がかかる問題が散見されます。会社にあるPCにドキュメントやメモを忘れたり、机にある本で何かを調べたり、同僚の隣に座りながらちょっとした相談ができれば解決されたりすること等です。一日のテレワークであれば「次オフィスに行った時にやるか」という対応でほとんどの場合問題ありません。しかし、長期テレワークの場合、当面出社することはないので、そういうわけにはいかず、ちょっとしたフラストレーションが溜まります。

この問題に関して現代では特効薬のような対策がないと思いますが、ピンチをチャンスにし、できるだけ根本的の考え方を「個人成長」中点にし、勤務場所や蔵書、備品にとらわれないように意識することでネガティブな感情の元にポジティブな観点を持つことによってメンタル的な安定を保つことができました。

問題:実際の業務効率が良くても出社する時と比べて達成感が低い

さて、皆さんは一日テレワークする時に、なんとなく「今日は短かったなぁ」と思うことはないでしょうか?いつもの出社する日の時間の使い方について考えてみてください。勤怠打刻の間だけではなく、家を出かけて通勤を始めるときから家に帰るまでです。考えてみると当たり前な話ですが、ほとんどの方の場合この期間はテレワークをする期間よりかなり短いでしょう。この差を意識していなかった私は、自分の業務効率がなんとなく低く感じており、出社している時と比べて達成感が少ないことがフラストレーションでした。これに対しては、達成感という抽象的なものを意識するのではなく、仕事を切り上げるまでの10分間程度を使い、その日に何をしていたのかを書きだしたりして振り返ることによって具体的な達成感を生み出すことで、余計なフラストレーションを溜めないように努めました。

問題:同僚と雑談をする機会を失ってしまう

少し意外かもしれませんが、業務効率に対してインパクトが大きかったのは同僚との雑談がほとんど出来なくなったことだと感じます。職場での雑談をする時間は直接的に担当業務を処理している時間ではありませんが、業務効率とイノベーションのために重要な因子であることは研究によって認められており、長期のテレワークによってその機会が少なくなった今、如実にそれを感じています。

これは長期テレワークに限った現象ではないのですが、短期テレワークの場合「また今度」があるので、問題と感じるほどではなかったように思います。時間が経つほどいつもより自分の考えやメンタルフローがが詰まっているように感じ、同僚との雑談が大切であると実感しました。こちらの対策案は前二つの問題と少し変わり、自分の力だけでは上手く解決できない問題ですが、ちょっとしたことでも遠慮せずビジネスチャットやビデオ会議でコミュニケーションを取ることをお勧めします。

まとめ

いかがでしょうか。具体的な対策案にならないと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、やはり長期間テレワークのメンタルチャレンジに対して重要なのは自分の考え方を意識して適切にアジャストすることだと思います。新型コロナウイルスを経験した社会の中、元気よく長期間テレワークができることはこれからも価値のあるスキルではないでしょうか。あくまで私が経験から個人的な話ですが、少しでも皆さんの力になれたら良かったと思います。

2020年5月7日木曜日

【情シスご担当者様必見!】エンドユーザーから障害報告を受けたときの早期解決ポイント

弊社が提供しているサービス(Gluegent GateGluegent Flow共有アドレス帳グループスケジューラGluegent Gadgets)は業種、業態を問わず、多様なエンドユーザーが利用しています。サービスに関して何かわからないことがあった場合、真っ先に問い合わせを受けるのは情報システムのご担当者様だと思われます。
そうした方にとって、頭を悩まされるのが、「自分が思った通りに動かない」「なんかわからないエラーが出た」「ログインできない」「変な画面が出た」といった、障害のような「お問い合わせ」ではないでしょうか。全体に関わる障害であれば早急な復旧をする必要もあり、緊迫度は増します。そういう困ったときの早期解決方法をご紹介いたします。

◯クラウドコンシェルジュをご存知ですか?

弊社ではお客様向けに「クラウドコンシェルジュ」という無償サポートを提供しています。クラウドコンシェルジュではサポートサイトでのリリース情報、障害情報のアナウンスやFAQ等の情報提供、およびお問い合わせフォーム、もしくはメールでの個別問い合わせを受け付けております。情報発信としてはTwitterFacebookも存在しますが、電話でのサポートは原則として受け付けていません。
お問い合わせの種類は「契約したけど使い方がわからない」「マニュアルに書いてあるこの機能ってどういうもの?」といった使い方に関するものや「正しく動作しない」「エラーが出ている」といった障害と思われるものまで様々です。

◯文字のやり取りだけでサポートできるの?

お客様からいろいろなお問い合わせをいただいているにも関わらず、メールなどの文字のやり取りだけで大丈夫なの?と疑問に思われるのではないでしょうか。
実は、メールのやり取りだけにも関わらず、クラウドコンシェルジュは90%以上のご満足をいただいております。
細かな事象を伝えるのに電話は不可欠じゃないの!?と信じられないかもしれませんが、実は電話では伝わらない重要な情報が存在し、それを伝えることがメールによって可能となっているのです。
それはズバリ「スクリーンショット」です。

◯クラウドコンシェルジュで実際によくいただくお問い合わせと回答
では、よくあるお問い合わせのケースをご紹介しましょう。
Aさんは朝、仕事を始めようと、G SuiteなりOffice 365なりにログインしようとしました。Gluegent Gateのログイン画面が表示され、ID/パスワードを入力します。ところが、ログインができません。そこで、Aさんは「さて、困った、情シスのBさんに電話しよう!」と思い、Aさんに電話します。
Aさん「Bさん、おはようございます。なんか、ログインできないんだけど。」
こんな電話を受け取った情シス担当のBさんは「やばい、もしかして、Gluegent Gateで障害起きてる?他の人も同じ状況かな?」と思います。
そして、大急ぎでクラウドコンシェルジュに問い合わせします。
Bさん「なんか、ログインできないって言っている人がいるんで見てもらえませんか?」

しかし、残念なことに、クラウドコンシェルジュではこれだけでは何が起きているかわかりません。
そこで、以下のような回答を行います。
1. キャッシュをクリアしたら解消しますか?
2. 違うブラウザや端末ではログインできますか?
3. 他の人は同じ現象が発生していますか?
4. Gluegent Gateのログにはどんな情報が出力されていますか?
そして、一番重要なのが
5. エラーが出るまでの操作内容がわかるスクリーンショットをください。
です。
この後、送られてきたスクリーンショットを確認したところ、Aさんがログインをしようとするときに、ログイン画面をブックマークしていることがわかり、「ログインする時は指定のURLへアクセスしてください」とご案内ができます。
※ログイン画面をブックマークしないでください。

スクリーンショットは全ての現象を物語る
ここでキーになってくるのが、問い合わせをしている人が目の当たりにしているその「画面」、つまりスクリーンショットなのです。画面にはいろいろな情報が表示されています。エラーメッセージの内容、エラーの出ている場所、どの画面でエラーが出ているかなどなど・・・
スクリーンショットを取得する時は画面全体の取得が重要になります。
×悪い例
なにか、エラーが出ていることはわかりますが、情報量が少なすぎてほとんどわかりません。
◯良い例
これを見ると、Gluegent Flowでエラーが発生していることや、エラーが発生している場所がわかります。
◎非常に良い例
文句なしです。これを見るとブラウザがChromeであることがわかりますし、計算式で何を計算しているかがわかります。URLが表示されているので、ここからログを調査することもできるかもしれません。デスクトップ全体のスクリーンショットだと、日付や時間もわかります。

電話で「こんな画面が出ているんだ、青くて、赤くて・・・」と言われても切迫感は伝わりますが、肝心の原因究明につながる情報は伝わりにくいのです。一方で、スクリーンショットが一つあるだけで、わかることはたくさんあります。百聞は一見に如かずとはよく言ったものです。弊社がHPとメールをメインにサポートをしている理由がおわかりいただけましたでしょうか。そして、クラウドコンシェルジュ同様、ユーザーからの問い合わせを受ける立場の皆様も是非「まず、スクリーンショットをください」と言ってみてはいかがでしょうか。きっと役立つことになると思います。
スクリーンショットの取得方法はこちらにご紹介しておりますので、ぜひご参照ください。
(SUTO) 
 
 
 
 
 

2020年4月22日水曜日

【CEOの視点】緊急事態宣言後のグルージェントの取り組み

緊急事態宣言が出されてから2週間が経過しました。 弊社は東京都知事の要請があった頃からエンジニアの多くはテレワークに移行していましたが、緊急事態宣言を重く受け止め、全社員を原則テレワークに切り替えて業務を遂行しております。


テレワークへの対応

常日頃からいわゆるBCPに関して有用なものは導入を進めてきましたが、それが功を奏したこともあり、全社員のテレワーク切り替えも比較的スムーズに行えたと思っています。
以下にどういったことをしたかを記載してみます。

・コミュニケーションツール
業務を遂行する上で、コミュニケーションは欠かせません。弊社ではそのベースはG Suiteになります。メールやカレンダー、ドライブといったメインの機能はもちろん、メールよりも気軽なコミュニケーションに使えるチャット、顔を見ながら話すHangouts Meetにも大変助けられました。同様な機能を持つOffice 365でテレワークを実践している方も同じ実感を持っているのではないかと思われます。
また、手前味噌にはなりますが、各種クラウドサービスに連携して可動する弊社サービスにも助けられました。遠隔からのクラウドアクセスに対するセキュリティ担保にはGluegent Gate、メンバーの連絡先等には共有アドレス帳が役立ち、チームのスケジュールを一目で確認できるグループスケジューラ、情報周知のための掲示板ガジェット、各種業務プロセスに利用されているGluegent Flowはオフィスワークと全く同じエクスペリエンスを提供してくれました。

・VPN
社内へのアクセスが必要なメンバーに対してはVPNのアカウントを払い出していますが、アカウント情報だけでは乗っ取りリスクがありますので、クライアント証明書による個人認証も含めた二要素認証にしてあります。

・電話
電話に関してはクラウドPBXの導入検討の段階でしたが、テスト導入していた部門への正式導入と、転送機能で携帯電話に転送することで法人電話のリモート化を最低限レベルで実現しました。
こちらに関しては今後、クラウドPBXの全社導入の方向で検討していきたいと考えています。

・紙業務
一番の問題は紙の業務です。社内プロセスはGluegent Flow等によるペーパーレスが進んでいますが、現時点では紙による業務は一部残ってしまいます。
こちらに関しては一部メンバーによる時差通勤を利用した週1回のオフィスワークとして残ってしまい、課題であると感じています。

・朝礼
弊社ではオフィスワーク、テレワークのメンバー一同を介した朝礼を実施しているのですが、こちらも必然的に全員オンラインに移行されました。職種やワーキングスタイルによる情報分断を少なくするためのものでしたが、全員テレワークとなってからはそれだけでなく、数少ない全社コミュニケーションの場としても機能しています。
大規模な会社であれば、なかなか全社で実施、とはいかないでしょうが、テレワークは対話が極端に少なくなる作業形態なので、ある程度大きめのコミュニケーションプレイスとして短時間の周知、共有の場があると良いかもしれません。

最後にみなさまへ

新型コロナウイルス(COVID-19)はまだ世界中で猛威をふるっており、この非常事態はまだまだ続くことも想定されます。慣れないテレワークで働いておられる方、また業態としてテレワークができない方も多くいらっしゃると思いますが、みなさまの健康をお祈りするとともに、各種クラウドサービスに加え、弊社サービスが少しでもお役に立てておりましたら、幸いです。

   Gluegent Gate

2020年4月15日水曜日

ハンコ押すだけなら、出社しなくて良いんじゃないですか?

日本でもついに、7都府県を対象として非常事態宣言がなされました。人と人との接触を8割減らすことが求められ、できるだけ家に留まり、ビジネスでも可能な場合にはテレワークの形態で働くことが求められています。ただ、そのような状況にあっても、どうしても仕事場に行かなければならない人も多くいます。製造業では、モノづくりの「現場」に行かなければ、材料も工作機械もありませんし、人と対応すること自体をサービスとしている接客業、いま最も重要で困難な仕事である医療や、多くの人が家にいられるようにモノを運んでくれる運送業など、本質的にテレワークが出来ない職種が多くあります。一方で、それだけのために?とも感じられる出社理由があるようです。「押印」です。



「ハンコ」のために感染拡大?

上にあげたような、物理的に目の前にあるものが仕事の必須要素となってしまう業種の場合は、現場まで行くしかありません。しかし、そうでない場合は、電話やメール、チャットで「情報」をやり取りし、仕事を進めることができます。「目の前にいる人と話したい」という課題にも、Google Meetや、Microsoft Teams等のようなサービスで解決できます。このような仕事の場合は、完全なテレワークが実現可能でしょう。ただ、その仕事の中に、紙にハンコを押す「押印」があるだけで、出社しなければならないという事になります。ハンコを一つ押すためだけに、多くの人と接触する公共交通機関を使い、地理的に広範囲の移動をしなければなりません。その仕事をしなければならない担当者も「それだけのために?」と感じているかも知れませんが、今の仕事の流れがそのようになっていれば、それなりの権限がある人でなければ、変えることは出来ません。そして、場合によっては、意図せず感染を拡大してしまうかも知れません。

「押印」とは何か

そもそも、「ハンコを押す」という処理を出社して行う必要があるのはなぜでしょうか。「ハンコ」と「対象の文書」が会社にあるからです。「押印」とは、セキュリティの確保された会社内に、同一のものがない「はんこ」が保管されていて、これを正しく手にすることができる人が、「対象の文書」の内容が正しいということを証明するという意味です。場合によっては、本来押印する人がいなくても、適切な人に依頼することで、代理で押印することも可能です。ここで、「押印」の意思表示の確かさを裏付けているのは、

(1) 「ハンコ」が複数存在しないこと。
(2) 適切な人だけが、「ハンコ」を手にすることができること。

の2つの条件です。これらに加えて、「対象の文書」が会社にあるために出社しなければならなくなります。2つの条件は、なりすましを防ぐためと、適切な権限があることを目的としています。代表者印のような重要なものは、誰でも手にできる場所には保管されていないはずです。

では、なりすましが出来ず、どの人がどの権限をもっているかが、確実に保証できるのであれば、「ハンコ」の目的である、「適切な人の意思表示」の手段は他でも良いということになります。契約や公的な申請は相手があるものであるため、「押印」を完全になくすことは調整や困難をともないますが、社内の部署間のやりとりなど、処理の見直しができる関係の場合には、「正しくその人の意思」が確認できる仕組みを使って、リスクが高い出社を減らせるかも知れません。

クラウドサービスの利用でテレワークを

グルージェントでは、クラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」を提供しています。先週の記事「今だからこそ、紙文化からの卒業を!」でも、ご案内していますが、既存の紙でのやり取りを電子化し、テレワークでの仕事が実現できます。ワークフローの作成自体から、テレワークで出来ますので、これからの導入でも問題ありません。また、社内文書の回覧などで、電子化されていても、「ハンコ」があった方が良いという場合にも対応可能です。Gluegent Flowには、「印影機能」があります。この機能については、「クラウドのワークフローでもハンコ押せます」でご紹介しました。Gluegent Flowでは、誰かになりすまして稟議を進めることは出来ませんし、適切な権限がなければ、処理が回ってきません。「押印」による意思表示の条件を満たしていると言えるでしょう。

いままで通りの仕事の進め方をしていては、人的接触の8割削減は困難です。国民全員に広く求められている「行動変容」の一つの手段として、避けられる出社をしないというのは効果が大きいでしょう。今は「不要不急ではない」出社も、決断と工夫次第では、不要なものとなり、多くの社印が、テレワークに移行できるかも知れません。

弊社では、ご相談や製品デモ等リモートでも対応可能です。ぜひ、ご連絡ください。
(ま)

   Gluegent Gate

2020年4月8日水曜日

今だからこそ、紙文化からの卒業を!

現在の情勢からテレワークを導入するも、結局オフィスに向かう必要が出てしまう、というケースがよくあるようです。そしてその要因の最大のものが、書類が「紙で運用されていること」です。折角制度としてテレワークが実施されていても、オフィス内に存在する物理的な紙ベースの書類を閲覧/記載しなければ仕事が進まない場合、どうしてもオフィスに行く必要が出てしまい、結果として完全なテレワークにならない状態も散見されます。


実際の書類で電子化出来そうなもの

では、普段の仕事で必要となる書類にはどんなものがあるでしょうか。
(1)提案書/報告書/議事録等の社内文書
(2)交通費/休暇/物品購入/稟議書等の申請書
(3)請求書/領収書/契約関係書類等、社外とのやりとりが発生するもの

このうち、(3)の社外とのやりとりが発生するものが紙ベースの場合、すぐに電子化するのは難しいかもしれません。どうしても物理的な紙を電子化するにはスキャナによる取り込みなども考えられますが、これにはかなりの労力が必要となることが予想されます。
ですが、(1)と(2)についてはクラウドサービスのグループウェアや、弊社Gluegent Flowのようなワークフロー製品を利用することにより、「オフィス内に限らずどこでも作業出来る」環境を比較的低コストで実現可能です。つまり、紙の書類を極力減らすことにより、テレワークでの作業時間を可能な限り確保できることになります。

この機会を利用して紙文化からの卒業を!

もちろんこのようなことは従来から言われていることでありますが、どちらかといえば、「これまでと異なるやりかた」への心理的な抵抗感(ハンコがないことへの不安?)や、「電子化しなくても仕事がまわっている」こと、「移行にはそれ相応の人的/時間的リソースが必要なこと」から、後回しにされているものと思います。そうはいっても、現在のような差し迫った状況は、ある意味改革を断行する格好の大義名分となりえます。その後押しにより、テレワークの実現に必要な「紙文化からの卒業」に向けて動きだされては如何でしょうか。ただし、一気に進めてしまうと頓挫してしまいがちですので、やはり「出来ることから進めていく」ことをオススメします。

詳細なメリットや、具体的な設定手順について

さて当ブログでは、上記について弊社Gluegent Flowを用いたメリットをもう少し踏み込んで説明したり、また具体的な利用方法等について、以前から公開しています。是非こちらもご参照ください。

どこでも申請・承認ができるクラウドワークフローで業務効率を改善しよう
豊富なテンプレートを使って業務フローを秒速で作ろう

現在は世界的に新型コロナウイルスが猛威をふるっている状況にはありますが、そのような状況下でも「今出来ること」、つまりテレワークを始めとした業務効率化を着実に進めていくことが肝要かと思います。それによって、情勢が好転した際に、より良いビジネスを展開していく為の準備となる、と捉えてみては如何でしょうか。そして弊社製品が、その一助となれればと思っています。
(Fuji)

   Gluegent Gate

2020年4月1日水曜日

5分でわかる!なぜシングルサインオンを活かすべきか

シングルサインオン(SSO)とは、一度だけ認証を行うことで様々なサービスにログインされ、アクセスできるようになるアクセス管理の仕組みです。SSOにはいろいろな方法がありますが、ビジネスに利用されるクラウドサービスではSAML(英:Security Assertion Markup Language)と呼ばれる方法が採用されることが多いです。

SSOの仕組み

本記事ではSAMLの仕様を詳しく説明しませんが、簡単に言うと「アカウントを提供する側 」のアイデンティティプロバイダー(英:Identity Provider、IdP)と「対象サービスを提供する側」のサービスプロバイダー(英:Service Provider、SP)の間でユーザー情報やその他のセキュリティ情報を安全に交換するためのプロセスです。当然ですが、通常、ユーザー認証を確保することはサービスプロバイダーの役割ですが、このプロセスではアイデンティティプロバイダーが確保するところがポイントです。

さて、なぜわざわざシングルサインオンを頑張って使うべきなんでしょう?主な理由は、単純に便利だからです。仕事の場面では各サービスのアカウント管理と認証より、アイデンティティプロバイダーが提供する扱いやすいSSOにまとめた方が効率的でスマートです。複数のアカウントを管理することがないため、パスワードの使い回しを防ぐこともできます。また、ユーザーのログイン情報が利用サービスのサーバーに存在しないため、万が一対象サービスの情報漏洩事件が起こったとしても、ユーザーのログイン情報は安全です。このように、SSOに利用の魅力は便利性と安全性と言えるでしょう。

セキュリティ対策

逆な側面では、アカウントをまとめることで、セキュリティの意味でいう安全というより心配になる方もいらっしゃるかと思います。IdPのログイン情報が漏れてしまえば、各サービスのアカウントが不正アクセスされる可能性がある、というものです。もちろん、パスワードだけで運用した場合、そのリスクは存在しますが、IdPサービスが提供する多要素認証やアクセス制御と組み合わせることでそのリスクを回避することができるようになります。

終わりに

いかがだったでしょうか。少しでも、SSOの魅力を理解して頂けましたでしょうか?弊社もシングルサインオンとアクセス制御を実現するIdPサービスGluegent Gateを提供しておりますので、SSOにご興味を持った方は是非ご検討ください。

ジャレド・ウォレス
 Gluegent Gate

2020年3月25日水曜日

災害時などの緊急連絡をGluegent Flowで作ってみた

弊社でご提供しているクラウド型ワークフローGluegent Flowはこれまでに様々な業種・職種のお客様にご導入いただいています。導入の経緯は「これまで紙で運用していたものをクラウド化・電子化したい」「サポートの切れたクラサバアプリを置き換えたい」といったものが多いでしょうか。
ご導入いただいたお客様には大変ご満足いただいているGluegent Flowですが、申請承認用途だけでなく、回覧板のような使い方をすることもできます。今回はそうした用途の一例として、災害時などの一斉緊急連絡をワークフローで実現する方法をご紹介します。

◯Gluegent Flowではどんな申請書が作れる?

弊社営業スタッフはお客様から「こんな申請書は作れますか?」というご質問をたくさんいただきます。
タイトルだけですが実際にいただいたものをざっとご紹介します。
  • 稟議書
  • 決裁書
  • 出張申請
  • 旅費交通費申請
  • 有給休暇申請
  • 備品利用申請
  • 見積書作成依頼
  • 障害発生報告書
  • 健康診断受診申請、人間ドック受診申請
  • 名刺発注申請
  • 備品購入申請
  • 重大インシデント報告書
  • お弁当発注
  • 電子メール発行
  • OA機器導入計画書
  • 日報、週報、月報
いかがでしょうか。そして、これらの申請書はどれも「作れます!」と回答しており、実際に作られ、使われています。

◯一斉緊急連絡用ワークフローはどんなもの

このように、Gluegent Flowでは色々なジャンルの申請書(Gluegent Flowではモデルと呼んでいます)が作成できます。中には、我々スタッフが「えっ!?こんな使い方!?」と驚くような使い方をされているお客様もいらっしゃいます。

では、今回は一斉緊急連絡用ワークフローを作ってみましょう。
一斉連絡用ワークフローなので、
①誰かが連絡したい情報を記載し、連絡したい相手を選ぶ。
②連絡したい相手に閲覧を促す。
③閲覧した人は「見ました」というアクションをする。
 追加で連絡事項がある人はコメント欄に追記する。
というものになります。
なお、このモデルは比較的小規模での運用を想定したシンプルなものになりますので、大規模の場合はボトムアップ型のアプローチを取る等、また別のやり方を模索するほうが良いと思われます。

◯作ってみた
それでは、作ってみましょう。
新規のモデルを作成します。
「全般」では名前、カテゴリを設定します。ここでは各種申請と混在しないように「回覧」というカテゴリを作成して、そこに追加するようにしてみます。

「経路」では申請と決裁待ちを使います。承認待ちは削除してください。
申請の経路で名前を「連絡内容入力」に変更します。またボタンも「連絡内容入力済み」に変更しましょう。他のボタンは削除しましょう。

決裁待ちの経路で名前を「連絡内容確認」に変更します。またボタンも「確認」に変更し、他のボタンは削除します。

ここでのポイントは、ボタンの種類を「終了(全)」にすることです。また、「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要。」のチェックをオンにします。
これで、「連絡内容確認」の経路で担当者に割り当てられたすべての担当者が「確認」をクリックすると終わるワークフローになります。また、担当者にグループを選択された場合、グループのメンバーが個別に担当者として指定されますので、指定されたユーザー・グループの全員が確認すると終わります。

◯一斉緊急連絡してみましょう

それでは、実際に一斉連絡をしてみましょう。連絡をする人は、連絡内容を入力します。

次の経路に確認対象者を設定します。「対象者を追加」をクリックし、グループ選択パネルから対象のユーザーやグループを選択します。


「連絡内容入力済み」をクリックすると、次の経路に進みます。この時にグループのメンバー全員に通知されます。通知された内容を確認し、各ユーザーが「確認」をクリックします。追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

◯メールでいいんじゃない?

ここまでの説明をご覧いただいた皆様には「メールでいいんじゃない?」と思われる方もいるかと思います。しかし、メールでは誰が見たか・見ていないかが把握できません。
「見た人は返信してください」と書いて、ユーザーに返信を促す方法もありますが、結局誰が返信したかをまとめないといけません。
Gluegent Flowの場合、一覧の「現在の担当者」には未確認のユーザー名が表示されます。誰が見てないか、一目瞭然です。

また、見ていない人には催促メールが送れます。

さらに、見た人のうち、追加で連絡事項がある人は、コメント欄にメッセージを入力します。コメント欄は他の人にも閲覧できます。

いかがでしたでしょうか。Gluegent Flowを導入されていないお客様にとって、これから新システムの導入は・・・と二の足を踏まれることでしょう。しかし、Gluegent Flowはご契約から最短1日で実運用可能です。試用期間は30日ありますので、これを機にお申し込みいただくことをおすすめいたします。複数のお客様から高評価をいただいておりますのでぜひご検討ください。
(SUTO) 
 

2020年3月18日水曜日

パンデミックと自然災害に備えるBCP

新型コロナウイルスはいよいよパンデミック状態に突入し、世界中で対策が取られつつも、先行きの見えない状況が続いていますが、企業としては可能な範囲で事業を継続し、経済を回していく必要もあります。今回は、自然災害と疾病の感染を対比して、BCP(事業継続計画)について考えてみます。


東日本大震災とBCP

3月11日で、東日本大震災が発生して、9年が過ぎました。被災地にはまだまだ影響が残る地域がありますし、原発の後処理はようやく始まるかという段階です。震災発生によって、被災地での企業活動は、一瞬にして止まり、日本全国の企業が影響を受けました。全国的にようやく落ち着いてきた時期から、BCPの必要性が広く知られ、実際に対策を検討する企業が多くありました。ちょうど一般に広まり始めていたクラウドサービスを採用するきっかけの一つにもなったようです。それまで重要情報の預け先として自社が調達したデータセンタしか念頭になかった企業が、クラウドもその選択肢として捉え、むしろ積極的に推進するようになりました。平成24年の情報通信白書によると、企業規模によって差があるものの、「4割の企業が震災を踏まえて積極的に導入および導入検討を進めている」と述べられています。当時の利用状況(全社利用・一部部門利用)が3割であった事を考えると、震災によって、クラウド利用が促進されたのは間違いないようです。(その後も、企業でのクラウドサービス利用は進み、2018年には、58.7%(令和元年の情報通信白書より)と6割に迫る勢いです)
震災後のBCPへの取り組みの多くは、「災害」を念頭においたものが多いようです。水に晒されるサーバラックの映像がニュースで流されたり、通信が途絶するケースもありました。これらの障害に対応して、データの保全や、通信手段の冗長化にクラウドサービスが利用されてきました。また、クラウドサービスは災害時のみでなく、平常時にも利用され、ランニングコストを低減し、企業活動の効率化に大きく貢献したものと思われます。

新型コロナウイルスの感染拡大とBCP

今、全世界で新型コロナウイルスの感染が拡大し、世界経済にも大きな影響を及ぼしています。国内でも感染拡大への対策として、大規模イベントが中止され、学校も休校を要請されています。子供をもつビジネスパーソンは、自宅でのテレワークに移行しているケースも増えてきていると思われます。事務所で感染者が出た場合等、これまでテレワークをしていなかった人も、否応なくいきなり自宅で仕事をすることになり、戸惑いを覚えているケースもありそうです。また、働く場所だけでなく、働き方も大きく変える必要も出てくるやもしれません。もちろん、製造業や接客業、医療従事者等、テレワークができない業種、業態もたくさんありますが、自社の社員が感染しないように、感染を広げないようにするというだけでなく、取引先や顧客の働き方も大きく変わる中、それに柔軟に対応していく必要が出てきています。
WHOにより、パンデミックの状態にあると発表され、全世界で長期間に影響する問題になることが予測されます。業種や、業態によっては、東日本大震災を上回る影響を受けて、事業継続に大きなリスクとなることもありそうです。大きな自然災害を経験し、それを念頭においたBCPを策定していた企業も多いと思いますが、今回のような大規模な疫病感染に対応したBCPも現実のものとして必要であることが痛感されます。今回の問題は、まだまだ収束する気配は見えず、年単位の影響が出ることも想定しておく必要がありそうです。災害の場合は、ある瞬間から状況が一変し、それに対応する必要がありますが、疾病感染に伴う問題の場合は、徐々に対応するべき問題が増えていくことが想定されます。

自然災害に向けたBCPとパンデミックに向けたBCP

中小企業庁が公開している「中小企業BCP策定運用指針」は、中小企業がBCPを策定するための多くの情報が記載されています。同指針は平成18年から公開され、東日本大震災を受けて、平成24年に第二版が公開されています。当然のことながら、自然災害を対象とした対策が多く、突然日常が破壊された場合でも、企業が存続できるようにすることを目的としています。もちろん、新型コロナウイルスについては、現在進行中の問題として、経済産業省から多くの支援策が示されています。今、目の前にある問題については、こちらの情報を参考にして、経済活動を継続することが肝要です。
新型コロナウイルスについては、治療薬やワクチンもまだなく、わからないことが多いことから、まだ具体的なBCPをどう決めるのが良いのか指針がないようです。実際には、前述した経済産業省の支援策等で個別に問題に対応していくしかありません。ただ、感染症を対象としたBCPとしては、2009年に流行した新型インフルエンザを対象としたBCPのガイドライン等の情報がありますので、現時点ではこちらを参考にするのが良さそうです。いくつか情報がありますが、前述した中小企業庁が公開している、「中小企業BCP策定運用指針」の付加情報として出されている「新型インフルエンザ対策のための中小企業BCP策定指針」に簡潔にまとめられています。基本としては、自然災害をメインに考えた指針をベースとしていますが、疾病の感染拡大に伴うリスクへの対策がわかりやすく「ポイント」として示され、今の状況でも価値ある内容であると考えられます。

特徴的な図表を引用しておきます。

(引用元: 中小企業 BCP 策定運用指針を用いた 新型インフルエンザ対策のための中小企業 BCP(事業継続計画)策定指針 15p.)

BCPを策定した場合としていない場合の事業の操業状態を表しています。この図の中で考えると新型コロナウイルスは、第二段階あるいは第三段階と考えられます。現時点では、国内での感染が爆発しているとは言えませんが、今後感染者数がもっと増えて、さらに業務を圧迫するかも知れません。BCPの立場に立つとそのリスクが実現すると考えて、備えておく必要があります。文字通り「備えあれば患いなし」といったところでしょうか。

(引用元: 中小企業 BCP 策定運用指針を用いた 新型インフルエンザ対策のための中小企業 BCP(事業継続計画)策定指針 19p.)

「地震災害」と「新型インフルエンザ」の対比ですが、「自然災害」と「新型コロナウイルス」と読みかえても、有効であると考えられます。BCPは万全と考えている企業でも、パンデミックを考えたBCPにはなっていないのではないでしょうか。そのリスクの性格が大きく異なることを認識し、適切な対策を取れる備えが必要です。今はまだ、この状態がいつまで続くのか、影響の範囲がどこまでおよぶのか、わかりません。慎重で広範囲な情報収集と最悪の事態は起こるものと考えておくことが必要でしょう。

安心・快適を提供する

グルージェントは、クラウドサービスを通して、安心・快適を提供することをコンセプトとしています。弊社が提供するサービスは、時間や場所に縛られない働き方を促進することができます。BCPの策定をすすめると、その備えの中で否応なく働き方の変化が求められます。いまだ先の展望が立たず、不安な状況が続きそうですが、リスクを想定し備えることは、決して無駄なことではありません。東日本大震災をきっかけとして利用が広まったクラウドサービスのように、平常時の働き方を刷新し、ビジネスをさらに一歩先にすすめることにつながります。弊社では、リモートでのお問い合わせにも広く対応しています。オンラインのやり取りでサービス稼働まですすめることも可能ですので、ぜひ、ご相談ください。
(ま)

   Gluegent Gate

2020年3月11日水曜日

いまさら聞けない?テレワークの課題解決へのコツ

在宅勤務を含むテレワークの導入が社会的に注目されてきてから数年がたちますが、東京オリンピック期間中の対応や現在猛威をふるっている新型コロナウイルスの拡大防止対応等で、これまでテレワーク導入をためらっていた企業も、いよいよ実施に踏み切ったり、また導入を本格的に検討されているところが急増しているようです。


やはり障壁は「紙」

ただし、いざテレワークを始めてみると、様々な課題が噴出してくるものです。そしてその中でもやはり一番多く問題となるのが「紙ベース」の諸業務でしょう。例えば申請者/担当者が印鑑を押してレポートラインに沿って送っていく申請書ですね。具体的には経費精算であったり、休暇申請書、稟議書でしょうか。このように物理的な紙によって作業が進められるルールの場合、必ずオフィスで処理することが求められます。郵送するという手段もありますが、迅速な処理は間に合いませんし、コスト負担の問題が出てきます。
そこで当ブログでは、以前にもペーパーレス実現に向けたコツを公開していますので、是非ご一読頂きまして、ご参考にしていただければと思います。

紙からシステムへ!ワークフロー導入のコツを伝授!

セキュリティも確保

さて、自宅を始めオフィス外での作業となると、昨今はID乗っ取り等の被害が頻発していますから、やはりセキュリティの確保は必須となっています。かといって、コストも抑えたい…そうしたよくあるリクエストへの解決策として弊社では、ID/パスワード+クライアント証明書による2要素認証をオススメしています。
以下も以前の記事で、台風発生時の自宅作業という視点から記述していますが、つまりはテレワーク対応のことですので、ご参照ください。

台風来る時は出社しないで自宅作業!だけどセキュリティは担保したい!

如何だったでしょうか。
テレワークを実施するにあたって避けられない課題である「ペーパーレス化」と「セキュリティ」について、まとめてみました。
参照先のページでも述べていますが、テレワークの「肝」となる上記課題について、弊社製品によってトータルでご支援させていただきます。ご興味がありましたら、お気軽にご連絡ください。
(Fuji)

   Gluegent Gate

2020年3月4日水曜日

アメリカ人からみた「体調管理」と「風邪を引くこと」

こんにちは、クラウド開発部のジャレド・ウォレスです。今週は新型コロナウイルスの流行を背景として、アメリカと日本の体調管理や風邪を引くことの違いについて説明していきたいと思います。この話はあくまで私の個人的な意見と経験を表しますが、よろしくお願いします。

ヘルスケアの違い

まず、ヘルスケアから話しましょう。風邪診断などに関してはアメリカと日本にいくつか違いがあり、日本が安くて便利な一方アメリカが高くて不便です。皆さんご存じかと思いますが、日本のクリニックは大体近所にいくつかがあり、特別な事情がなければ大病院に風邪診断をしに行かないと思います。一方アメリカではクリニックと病院は待ち時間、費用、質はほとんど変わりません。通院にあたって壁になるのは主に距離であり、移動に30分ぐらいかかっても珍しくないため、一人で行くことはかなり大変です。そして、日本のクリニックでは15分程度しか待たないのがほとんどですが、アメリカでは1時間以上待つことが一般的で、受付してから3~4時間かかる場合もあります。

また、アメリカでは国民健康保険がなく、会社の健康保険か私保険しかないため、病院に行くと多くの人は費用が完全に個人負担となってしまいます。ちゃんと保険に入ったとしても、病院の相談手数料(1〜2万円ぐらい)と処方せん料は個人負担となることが一般的だと思われます。このように不便さと費用を考えると、アメリカ人が風邪ぐらいで医者に相談に行かないんだと思います。

体調管理の概念がない

そして、日本語でいう「体調管理」のコンセプトはアメリカ文化に存在しません。マスクの着用やうがいは日常生活であまり習慣としません。当然、手洗いをしたり、アルコール消毒液を使用したりはしますが、日常的に風邪を引かないように行動するという認識はアメリカ社会にはないと思います。マスクも自分の風邪が他人に移らないためのもののため、習慣的に付ける人はほとんど見かけません。一般的に、風邪を引くことは個人として完全にコントロールするのは不可能で、どうしようもないと思われています。私も日本に就職して、前の会社で初めて風邪を引いた時、体調管理ができないのが悪いと、上司に怒られたことにかなり驚きました。

アメリカでは、自分が風邪を引かないようにするより、自分が風邪を引いた時に他人にうつさないように行動するのが基本的なスタンスです。簡単にいうと「おとなしく休む」ことです。同僚が風邪を引いたままで出勤すると風邪が社内で流行してしまうため、短期的に業務が滞ることがあっても風邪を引いた同僚に出勤せず、治るまで休んでほしいという感覚が普通かと思われます。風邪を引いた側が、休むことは社会人としての責任という考え方です。その背景からか、業界や会社によっても異なりますが、アメリカでは風邪等体調不良の時にきちんと休めるように有給休暇日数が日本と比べて多いように感じます。もちろん、子供も学校を休ませることが当たり前です。
最近では変わりつつある企業も出てきていますが、日本では多少の風邪くらいであれば、マスクをして出社するというのが美徳とされる風潮があるように感じます。

テレワークという選択肢

ただ、熱が出てるような場合はともかく、少し咳が出るくらいで他に症状がないような軽い風邪の場合、積極的に休むことで現場で業務が回らなくなるのも風邪を引いた側の心理としては心苦しかったりします。とはいえ、マスクをして出社して、かえって悪化させたり、最悪、他の人にうつしてしまったりするようなことも避けたいところです。
こうした場合の選択肢として、かつてはメールのやり取りや電話対応のみというのがメインでしたが、やはり効率的とは言えませんでした。しかし、現代ではクラウドサービスの利用によって、テレワークを選択することが現実的になってきています。東京オリンピック期間中の対応や今回の新型コロナ拡大防止への対応にも有効な選択肢として注目されているのは周知の事実です。

弊社では、皆様がより安心で快適にテレワークができるようにクラウドサービスをご提供しております。特に社内プロセスを自動化してくれるGluegent Flowや、既に導入しているクラウドサービスをより安全に利用できるようにアクセス制御サービスGluegent Gateはテレワークを目指す社会に重要な役割を果たしますので、ご興味のある方是非ご検討くださいませ。

ジャレド・ウォレス

 Gluegent Flow

2020年2月26日水曜日

【この機能はこうして生まれた】グループキャッシュの更新処理は4時固定ではなくなりました

弊社で提供している各種サービスに新しい機能を実装するとき、お客様の声をもとにしていることは以前「お客様の熱い想いが機能充実に繋がります。ぜひご要望をお寄せください。」でご紹介した通りです。
今回は、グループキャッシュの更新処理の開始時刻が変更できることについてご紹介いたします。

◯グループキャッシュの更新とは?

Gluegent Apps 共有アドレス帳・Gluegent Apps グループスケジューラ・Gluegent Flowをご利用いただく場合、ユーザーやグループの情報はG Suite/Office 365から取得しています。データ源泉がG Suite/Office 365なので、共有アドレス帳・グループスケジューラ・Gluegent Flowでユーザーやグループを作成する必要がないのです。
G Suite/Office 365のユーザー・グループ情報の取得は1日に1回行われます。これを「グループキャッシュの更新」と呼んでいます。
古くからお使いいただいているお客様は「グループキャッシュの更新処理といえば4時から始まる」というイメージがあると思います。
各サービスの提供開始から長らく早朝4時開始固定となっていました。
実は、現在、グループキャッシュの更新処理開始時刻は変えられるんです。

◯なぜ4時開始だったのか?

グループキャッシュの更新処理は1日に何度も実行すると、サーバーに負荷がかかってしまい、サービスのご利用に支障が出てきかねません。そのため、1日に1回、日本のユーザーが使っていないであろう4時に開始するようにしました。
ユーザー・グループ数が極端に多くなければ、一般的な業務開始の9時には終了しているという設計のもとに、4時開始としていました。
しかし、ご契約いただいているお客様が増え、ユーザー数が大きいお客様にもご利用いただくようになり、4時開始では業務開始に間に合わないというケースが散見されました。また、海外の拠点を持つお客様の場合、日本時間の4時は海外拠点ではまだ業務時間中というケースもあります。
そういったお客様のお声に応えるため、グループキャッシュの更新開始時間を変更できるよう対応することにいたしました。

◯グループキャッシュの更新処理開始時間の変更方法

それでは、グループキャッシュの更新処理の開始時間を変更する方法をご紹介します。
(操作は特権管理者権限を持つユーザーで行ってください)
共有アドレス帳
共有アドレス帳にアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメイン設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

グループスケジューラ
グループスケジューラにアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
「ドメイン設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

Gluegent Flow
Gluegent Flowにアクセスします。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメインの設定」をクリックします。
グループキャッシュの「開始時刻設定」のドロップダウンで時刻を変更してください。

◯開始時刻設定の賢い使用方法

上記でご紹介したように、各サービスでグループキャッシュの更新処理の開始時刻が設定できます。
例えば、新入社員が入社するときは、前日までにG Suite/Office 365でユーザーを作成して、所属グループにメンバーを追加するという運用をしているとしましょう。
連絡が漏れていて、新入社員の入社日が今日だった!?という場合、今までは明日まで待っていただいていました。開始時刻設定を変更できるため、大急ぎでユーザー情報を登録し、10時に開始するよう設定すれば、ギリギリ間に合います。

いかがでしたでしょうか。これを機にグループキャッシュの更新処理の開始時刻を利用状況に合わせて変更してみてはいかがでしょうか。また、急な実行が必要になったときはここで紹介したような方法でご対応ください。
お客様から「こうしたらもっと便利になるのに」というご意見がございましたら弊社サポートまでぜひお寄せください。
(SUTO)