2018年6月19日火曜日

申請されたワークフローからGoogleカレンダーに予定を作成する方法

ワークフローで出張や有給休暇の申請モデルを作成したものの、Googleカレンダーに予定を作成し忘れてトラブルに・・・といったことはありませんか?
せっかくのクラウド型ワークフローなので、承認されたら予定を作成したいものです。
今回は、Gluegent Flowで申請を行い、Googleカレンダーで予定を作る方法をご紹介します。

申請モデルを作成する

Googleカレンダーの予定は「タイトル」「開始日時」「終了日時」「終日」「場所」「詳細」「ゲスト」などの入力項目があります。Gluegent Flowから予定を作成するためにこれらの項目を入力フォームとして追加しましょう。

Googleカレンダーの予定作成はURLで

実は、Googleカレンダーの予定作成画面は特定のURLとパラメータによって呼び出すことができます。このURLを使っているのがグループスケジューラです。このURLをカスタムラベルのスクリプトを使って生成します。

各種入力項目の設定など、詳しくはGluegent Flowのマニュアルの「小技f-Gluegent Flowからカレンダーの予定を作る」をご参照ください。

申請してみる

申請時に入力項目に値を入力し、「申請」を実行します。
作成された申請データにはリンクが表示されますので、こちらをクリックします。
各種項目が入力された予定作成画面が表示されますので「保存」をクリックします。これでカレンダーに予定が追加されます。
いかがだったでしょうか。Gluegent Flowの各種機能を使うことで簡単に予定が作成できることがおわかりいただけたのではないかと思います。Gluegent Flowにはこの他にもたくさんの機能が備わっていますので、きっとお客様のニーズを実現できると思います。ぜひご利用をご検討ください。


2018年6月12日火曜日

「働き方改革」? クラウドを使えば、柔軟に対応できます

現在の内閣では、「働き方改革」を推進し、一億総活躍社会実現を目指しています。その是非は置いておくとして、組織として「働き方改革」を求められた時に、どうしたら良いのでしょうか。今回は、クラウドサービスというツールの視点から、考えてみたいと思います。これまでクラウドサービスを多くのお客様に提供し、自社でも広く使っている経験から、有効利用のコツをお伝えいたします。


「働き方改革」とは

そもそも「働き方改革」とは何でしょうか。詳細は、首相官邸のWebサイトに譲るとして、ここでは、「日本の労働制度と働き方にある課題」として挙げられている中から、以下の二点にフォーカスしてみます。
  • 長時間労働
  • 単線型の日本のキャリアパス

これらの課題には、クラウドサービスを有効に活用することで、対応できる部分が大きいと思われます。業界や業種によっては、その効果や活用できるシーンも千差万別ですが、一般的な捉え方でそのメリットを見てみます。

「長時間労働」

世界的にみて、日本の労働者の労働時間は長いようです。ノルマに比べて人手が足りないという場合や、業務効率を上げられず、生産性が低いために長く働かなければならないなど、それぞれの事情がありそうです。クラウドサービスがこの課題に有効なのは、どのような点でしょうか。

オンプレミスなシステムは負債かも

まず、オンプレミスな環境で、作り込まれた社内システムを運用している場合、これをクラウドに移行するだけで、運用コストを削減することが出来ます。オンプレミスな運用では、自社の都合に特化したシステムに、現場の都合に合わせて機能が追加されていきます。これは、現場にとっては一時的に効率化され、良いことに思われますが、会社全体で考えると、運用、メンテナンスしなければならない「負債」を抱えたと考えることもできます。現場に複雑な仕組みを提供するために、多くの裏方が仕事することになります。自社のサーバルームに機器を設置している時点で、場所を使いますし、ラックへの設置やケーブリング、ネットワーク構築、各種ハードウェアの保守、ソフトウェアの更新、各種レイヤでのセキュリティの確保など、考えることは、幅が広く、揃えるべき人材も多くなります。しかも、その環境を揃えた時点から、レガシー化し、見劣りするものになります。ここで、本当に欲しかったものは、単に計算リソースだけであったとしても、多くの予算を確保して動き始めた機器は、メンテナンスし続けなければならない場合もあるでしょう。かくして、数年前の時代遅れな機器が、アラートを上げないように、夜中まで仕事をすることになります。

運用のための情報のメンテナンス

さらに、オンプレミスなシステムでは、そのシステム特有の運用に必要な情報やノウハウがあり、それらの多くは文書化されていないことも多いでしょう。情シス担当は、一人、あるいは少人数で、これらの人がマンパワーで回しているという話はよくお聞きします。そこで運用されているシステムも現役の担当者がその来歴もわからずに、保守が切れかけたサーバで騙し騙し動かしています。オンプレミスなシステムは、柔軟性は高いですが、メンテナンス性が低くなりがちです。文書化されていない、謎の仕様やタスクのために、休日に作業することになるわけです。
つまり、オンプレミスなシステムを持つということは、幅広い人材を集め、その人材のマンパワーで、システムを止めるまでメンテナンスし続ける必要があるということです。現場に合わせて柔軟に対応できるというメリットもありますが、複雑さが極限まで行くと、メンテナンスコストも多くなり、硬直してしまい、現場には新しい仕組みを提供することもできなくなります。それでも、メンテナンスは続きます。こうなると正に「負債」です。

クラウドは負債になりにくい

では、クラウドサービスでは、どうでしょうか。まず、サーバを置く場所が要りません。ラックにサーバを入れたり、ケーブリングしたりしなくても、その日からCPUを使うことができます。データセンタでラッキングしてる時に特定のレールが無いとか、ネジが無いから作業が進まないというような事はありません。「ハードウェアを持たない」ということは、そのレイヤの人材を確保する必要がないということです。さらに、利用するクラウドサービスによっては、ネットワークの知識も要りません。弊社が提供するGluegentシリーズは、SaaSですのでこの形です。実際にビジネスで利用したい「機能」だけを提供する形式です。その場合には、揃える人材の幅も数を大きく削減できます。

業務の効率化で、長時間労働を不要に

このように、クラウドサービスを効果的に利用することで、業務は効率化され、長時間働かなくてもよくなります。「働き方改革」を実現するために、必須な「ツール」と言えると思います。

「単線型の日本のキャリアパス」

これは、現在の日本の会社でのキャリアパスが、労働者のライフステージに合わないことが多く、労働者側に負担を強いるという問題です。一本道の出世街道があり、それに沿うことが労働者に求められ、外れると出世できなかったり、仕事を失うということです。
地方に住みたい、趣味の時間を長く持ちたい、子育てのため一定期間休職したいなど、労働者には、多様な希望がありますが、これらを満たした上で働ける環境を会社が提供できていないことが多いようです。では、この課題に対して有効なクラウドサービスの特徴は何でしょうか。

いつでも、どこでも。

クラウドサービスは、ネットワークの環境さえあれば、どこでも利用可能です。先に上げた「地方で働きたい」というような要望には最適と言えます。また、出社する必要すらないということは、自宅であっても、仕事ができるということです。子育ての合間に、短時間でも働くということが可能になります。もちろん、業種や仕事内容によっては、特定の場所に特定の時間に出向く必要があるものもあるため、全てがそうなるわけではありませんが、「いつでも、どこでも」という仕事環境が提供されていれば、かならず、有効に活用できる仕事があります。

でも、セキュリティには要注意。

ただ、いつでも、どこでも、仕事ができるということは、重要な情報にアクセスできる場所がどこにでもあるということになります。セキュリティが十分でない場合には、ビジネスにとって重要な情報が漏れることも考えられます。たとえば、どこでも仕事ができるというわけで、漫画喫茶などの公衆環境に置かれたPCで作業することも可能になってしまいます。これでは、重要な情報は守れないと言えるでしょう。
クラウドだからこそ、高度なセキュリティを確保する必要があります。弊社では、特定の端末や、特定のIPアドレスからのアクセスのみ許すというような「アクセス制御」ができるサービス「Gluegent Gate」を提供しています。Gluegent Gateを使えば、「いつでも、どこでも」というクラウドの利便性を確保した上で、高度なセキュリティを確保することができます。

多様な働き方に対応できるクラウドサービス

クラウドサービスを使えば、労働者はさまざまに働き方ができるようになります。多様な人材も確保できるでしょう。毎日9時に出社して、終電まで働くことが求められるような、単線的なキャリアパスは、会社がクラウドサービスを有効に活用し、労働者に提供するだけで、変えられます。

クラウドサービスの活用をお手伝いします

弊社では、自社のサービスは当然として、複数のクラウドサービスを組み合わせ、お客様の業務効率の改善や、働き方の変革をお手伝いしてきました。やりたいことや進みたい方向は、会社ごとに異なりますが、豊富な導入実績がある弊社では、課題を一緒に考えることができます。ぜひご相談ください。


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2018年6月8日金曜日

【Gluegentシリーズ】5月のまとめ

5月のGluegentシリーズのリリースや、各種情報のまとめです。



Gluegent Gadgets が「新しいGoogleサイト」に対応しました



PCでの表示例です。iPadでは、


このように表示されます。iPhoneでは、


このように表示されます。新しいGoogleサイトで対応している "Responsive Design" に対応しています。Gluegent Gadgetsでも、画面の大きさに応じて、ガジェットの位置や大きさが変化します。
モバイル環境でも、同じポータル画面を利用することができます。

参考リンク:
リリース情報
Gluegent Gadgetsを使った旧サイトを新しいGoogleサイトへの変換ツールで移行してみた


グループスケジューラでD&Dで並び替えられるようになりました


ドラッグ&ドロップで上下の位置を変更できます。
これまで、クリック順で下に並んでいたユーザやリソースの予定が、削除と再選択せずに、使いやすく並べられるようになりました。

参考リンク:
リリース情報


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2018年6月5日火曜日

Gluegent Gadgetsを使った旧サイトを新しいGoogleサイトへの変換ツールで移行してみた

当社が提供するGluegent Gadgetsに関して、Google Sitesの「新しいサイト」への対応状況を以下の記事でご報告してきました。
この対応が5月29日にリリースされました。
また、Googleサイトで「以前のGoogleサイト(以降、旧サイト)」から「新しいGoogleサイト」への変換ツールが公開されました。
この変換ツールは、旧サイトでGluegent Gadgetsを含めた社内ポータルサイトの移行に悩んでいた方には朗報ではないでしょうか。ただし、公開されたばかりでどのような使い方か情報が出回っていない状況です。
今回は、Google社が提供する変換ツールを使って、これまでに作ってきたGluegent Gadgetsを含む旧サイトを新しいサイトに変換する流れをご説明します。

新しいサイトへの変換

変換対象のサイトを表示します。編集権限があれば画面右上にギアアイコンが表示されます。こちらをクリックし、「サイトを管理」をクリックします。

「新しいサイトに変換」をクリックします。「開始」をクリックします。「同じユーザーと共有する」のチェックは必要に応じてオンにしてください。

変換が完了し、下書き状態のサイトが作成されると、メールが届きます。本文のリンクをクリックして下書き状態のサイトを確認します。

変換は正常に行われますが、残念ながら、Gluegent Gadgetsは変換できません。

Gluegent Gadgetsのコピー

先週(5/29)、旧サイト用のガジェットに新しいサイト用URLが表示できる機能をリリースしました。
各ガジェットに画面右上にギアアイコンが隠れています。マウスカーソルを当てると現れますので、クリックして「新サイト移行用URL表示」をクリックします。


表示されたURLをコピーします。

Gluegent Gadgetsのペースト

下書き状態の新しいサイトで「挿入」メニューの「埋め込み」をクリックします。

表示された画面のURL欄に先ほどコピーしたURLをペーストします。

URLをペーストするとガジェットのプレビューが表示されます。正しく表示されたら「挿入」をクリックします。

ガジェットが追加されます。表示されたガジェットを移行に失敗した場所にドラッグします。

移動できたら移行に失敗したガジェットは削除します。

このように全てのガジェットのコピーが完了したら、新しいサイトを公開してみましょう。

いかがだったでしょうか。思ってたよりも簡単に新サイトへ変換できることがお分かりいただけたのではないでしょうか。現状の変換ツールでは、旧サイトで作り込んだデザインをそのまま新サイトへ移行できないケースもあるようですが、1から新サイトで作ることを考えれば大幅に効率化できると思います。ぜひチャレンジしてみてください。




2018年5月29日火曜日

【事例:グループスケジューラ】クラウドで介護ヘルパーのシフト管理・調整を行う

G SuiteのGoogleカレンダーは大変便利なスケジューラですが、グループウェアによくある「縦に人、横に時間軸」という一覧形式での予定表示に対応していません。G Suiteが出始めた頃からGoogleカレンダーにもこのような表示形式が欲しいというニーズを良く聞いていました。
そのようなご要望に応えるため、弊社ではGluegent Apps グループスケジューラというクラウドサービスをご提供しております。グループスケジューラを利用することで、Googleカレンダーの予定情報を人・リソース毎に一覧形式として確認できるようになります。
今回はそのGluegent Apps グループスケジューラを導入され、弊社の導入事例記事にも掲載されている介護事業者「わかばケアセンター様」の導入経緯および活用事例をご紹介します。

G Suite導入に至る経緯

足立区で9ヶ所の事業所と約300名のヘルパーで年間約19万件近いケアサービスを実施しているわかばケアセンター様は、介護保険サービスである障がい者支援事業・居宅介護支・訪問介護・通所介護を行う介護事業者の中でいち早くIT化を推し進めていると言ってもよいでしょう。

そんなわかばケアセンター様も以前はヘルパーの予定管理は各営業所のサービス提供責任者がホワイトボードに記載し、管理していたとのことです。
各ヘルパーの予定は電話などで確認したり、利用者からの急な訪問依頼があった場合はホワイトボードを見ながら調整を行っていたものの、ヘルパーは出先で予定の変更が確認できない上、近接する他の事業所のヘルパーの予定は確認できず、調整・共有に大変苦労していました。

そんな課題を解決するため、クラウドグループウェアであるG Suite(旧Google Apps)を導入しました。 サービス提供責任者は自分が担当しているヘルパーに対して予定を登録していきます。これにより自分が管轄しているヘルパーの予定がどこでも管理できるようになりました。ヘルパー毎にGoogleアカウントを発行し、そこへサービス予定情報としてGoogleカレンダーに登録していったため、ヘルパーも会社から支給されているAndroidタブレット等を通じて翌日の予定を営業所に戻ることなく確認できるようになりました。

Googleカレンダーによるヘルパー予定管理の限界
G Suite導入から半年後、Googleカレンダーで自分が担当している40名以上ものヘルパーに関するシフト調整をもっと視覚的に、かつ、簡単に行えないか、とサービス提供責任者から要望の声が上がってきました。 Googleカレンダーで少人数の予定を共有表示するなら問題ないのですが、もし40名以上ものヘルパーの予定を同時に表示しようとすると、予定が重なってしまい、予定名が潰れてすべて表示できなかったりするため、体系立てて網羅的に確認するのが厳しいのが実情です。

Gluegent Appsグループスケジューラの導入により効率的なヘルパー予定管理を実現
そんな折、わかばケアセンター様へ介護記録システムを個別開発・提供していた弊社が自社クラウドサービスであるGluegent Apps グループスケジューラを紹介したところ、ヘルパー予定管理に使えるのではないか?との印象を持っていただき、 早速導入していただきました。
しばらく運用していたところ、すぐに以下のような効果を得ることができたそうです。
  • サービス提供責任者によるヘルパー予定管理工数が大幅に削減
    • サービス提供責任者は自分が担当している約40名の予定を視覚的に確認することができるようになった。
    • 隣接する事業所にいるヘルパー予定調整も以前より簡単にできるようになった。
  • 導入時の学習コストが低い
    • 操作性も良く、直感的に操作できるため、トラブルなくスムーズに導入できた。
    • Gluegent Apps グループスケジューラで扱う予定データはすべてGoogleカレンダー上の予定データとして登録・参照するため、ヘルパーが日常行っているAndroidタブレットの運用も変える必要がなかった(特別なアプリをインストールすることなく、Googleカレンダーアプリでスケジュール情報が参照可能)

昨年末、Googleカレンダーは新UIに変わり、日ビューが表示できるようになりました。そのため、シフト調整もやりやすくなったかもしれません。しかし、週全体の予定状況を把握しようとした場合、日ビューだけでは困難です。また、40数名もの予定をGoogleカレンダーで表示し、調整しようとした場合、その調整対象のユーザを並び替えて表示したい気持ちになりますが、残念ながら行えません。
Gluegent Apps グループスケジューラでは、日ビューに加え、週帯ビューを備えております。また部署・事業所単位に対象ユーザを選んで表示できる機能や、今月のリリースバージョンから対象ユーザの並び替え機能もご利用できるようになっており、シフト調整作業がより捗るようになっております。

以上、わかばケアセンター様でのGluegent Apps グループスケジューラ活用事例をご紹介をさせていただきました。 今回ご紹介したようにGoogleカレンダーだけで大人数のシフト調整を行うことに限界を感じている方はぜひとも弊社までお問い合わせください

2018年5月22日火曜日

シングルサインオン(SSO)とは?使うと何がうれしいの?

シングルサインオンとは何でしょうか?端的に表現するとすれば、「関連のない複数のサービスを一回の認証で利用可能にする仕組み」ということになるでしょう。では、そうすることで、なにが嬉しいのでしょうか。今回は、その仕組みを簡単に説明し、導入のメリットをご紹介いたします。


シングルサインオンの仕組み

冒頭で述べたとおり、シングルサインオン(英語: Single Sign-On)は、一回認証すれば、複数のサービスを利用できるようにする仕組みです。サービスAと、サービスBは、異なるプロバイダから提供されていて、なんの関わりもなく、IDやパスワードが異なるというケースでも、SSOに対応していれば、一回の認証で対象サービスでも正しく認証が済んでいて利用することができます。では、その仕組みなどのようになっているのでしょうか。ここでは、昨今のSSOの実装方式としてデファクトスタンダードと言える「SAML2.0」の仕組みを簡単にご紹介します。
SAML2.0は、多くのクラウドサービスで対応されている方式で、特定のベンダーに依存しない標準技術です。SAMLの世界の登場人物は、以下の3つと考えます。

  • サービスを提供する側(Service Provider: SP)
  • 認証を提供する側(Identity Provider: IdP)
  • 利用者

利用者がサービスを利用するまでには、以下のような経過を辿ります。

  1. 利用者がブラウザで、SPが提供するサービスのページにアクセスする。
  2. SPでは、アクセスしてきた人が正しい利用者かどうかわからないので、特定のIdPのURLを生成して、利用者に「ここで認証してきて」と伝える(ユーザのブラウザはリダイレクトされ、利用者自身は意識しません)。
  3. 利用者はリダイレクト先のIdPで、ID・パスワード等で認証を試みます。
  4. IdPは、得られた認証情報をチェックし、IdPに登録済みの特定のユーザであることを確認します。認証情報が正しい場合、利用者に「ここに戻って」と、前の工程でSPにより生成されたURLに予め設定されていたURLと正しく認証が出来たことをしめす情報を伝えます(ユーザのブラウザはリダイレクトされ、ここでも利用者自身は意識しません)。
  5. SPでは、利用者がIdPで正しく認証してきたことを確認し、サービスの利用を許可します。
このように、SPとIdPが直接やり取りするのではなく、利用者のブラウザを経由したやり取りにより、SSOが実現されます。

なぜSAML2.0がデファクトスタンダード

現在、多くのサービスがクラウドサービスとして提供され、ブラウザのみで利用されるサービスがほとんです。Googleを始めとして、Office365や、Salesforce、Dropbox、Box、Slack、Zendeskなど、様々なサービスが展開されています。これらのサービスは、専用アプリを使うものもありますが、ブラウザでも利用可能です。
さらに、サービスがクラウド上にあり、オンプレミスサービスとして社内で管理しなくなると、全部外に持って行きたくなります。SSOの方式として、エージェントを置いたり、リバースプロキシを置いたりする方式もありますが、SAML方式は、それに対応したSPであれば、ブラウザのみで他に追加の条件が不要になります。
クラウド時代にマッチした方式として、多くのクラウドサービスプロバイダが実装しているのも頷けます。

SSO導入のメリット

では、SSOを導入すると、何かいいことがあるのでしょうか。どのメリットにどのくらいの重みがあるかは、組織によって異なりますが、以下のような点が挙げられます。

  1. 利用者が認証処理を繰り替えす事なく、複数のサービスを利用できる。(利便性)
  2. 利用者が複数のサービスのID/パスワードを覚える必要がない。(利便性)
  3. 2.により、パスワードの使い回しを防ぐことができる。(セキュリティの強化)
  4. 利用者の利用停止をする場合、IdPで無効化するだけで、サービスごとに無効にしなくても良い。(利便性・セキュリティの強化)
このように、一般の利用者にとっては、その利便性が向上することで、本来自分がやるべき事に集中してもらうことができます。管理者にとっては、セキュリティの強化と、管理業務の軽減が見込めます。

IdPの立場に立つと、SSOだけだともったいない

今回は、SSOの概要と、そのメリットについて見てみました。ただ、SSOにおけるIdPの立場に立つということは、SSOだけしているのでは、もったいない大きな意味があります。その意味は、また別の機会にご紹介いたします。



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2018年5月15日火曜日

【事例:Gluegent Flow】ワークフロー申請に締切日時を設ける

日常で運用しているワークフローの中には申請する日や時間に制限付きものがあります。例えば、有給申請はその日の10時までに申請してほしい、交通費精算は25日までに申請してほしいといったものです。そこで、このようなご要望にお応えしたGluegent Flowでの「事例」をご紹介します。

10時を過ぎたら申請を拒否したい

このお客様はお弁当の注文をワークフローで申請するよう、Gluegent Flowで申請モデルを作成していました。申請モデルの画面上に「お弁当の申請は当日10時までにお願いします」と書いていても、10時を過ぎて申請するユーザーがいて、申請したのにお弁当が届かないというトラブルになっていました。
そこで、10時を過ぎたら申請できないようなワークフローを作成したいと思い立ちました。
私達はお客様のご要望を受け、入力チェックで現在の時刻が10時を過ぎていたら申請できないような申請モデルを提案しました。以下にその内容をご説明します。

カスタムバリデーションを使う

申請モデルの入力チェック「カスタムバリデーション」はJavaScriptを使うことで柔軟な入力チェックを実現できます。
このお客様には以下のスクリプトを使うよう提案しました。
var now = new Date();    // 今の日時を取得する
var hour = now.getHours();    // 今の日時から「時間」のみを取得する
if (hour >= 10) {    // 「時間」が 10 以上だったら
    return false;     // false を返す=エラー
}    // そうでないなら=9以下だったら
return true;    // true を返す=OK
設定画面は以下の通りです。

このカスタムバリデーションを導入したことで、10時以降は申請できないため、上記のようなトラブルは起きなくなりました。

日付で制限するには?

このように、getHoursメソッドを使うことで、現在日時の「時」のみを取得できます。
同様に、毎月26日以降は交通費申請を受け付けないという申請モデルを作りたい場合は、getDateメソッドを使うといいでしょう。

いかがだったでしょうか。Gluegent Flowのカスタムバリデーションを使うことで申請に対する締切日時の設定ができることがお分かりいただけたのではないかと思います。カスタムバリデーションを利用するにはJavaScriptで記述する必要があり、その点について少し抵抗感がある方もいらっしゃるかもしれませんが、入門者向け書籍やサイト等、参考となる学習先はたくさんございます。ちょっとした工夫でお客様のやりたいことを実現できます。ぜひご利用をご検討ください。





2018年5月8日火曜日

Gluegent Gadgets の G Suite の「新しいサイト」対応について 続々報

当社が提供するGluegent Gadgets に関して、Google Sites の「新しいサイト」への対応状況は以下の記事でもご報告してきました。
今回、Google Sitesの「新しいサイト」対応版が近々リリースできることになりましたので既にご利用中の方々が気になるであろう2点に絞ってご紹介させていただきます。
※ちなみに以下は「新しいサイト」にGluegent Gadgetsを埋め込んだサンプルです。



新しいサイトへガジェットを埋め込む方法は?

前回の記事で新しいサイトへガジェットを埋め込む方法について変わる旨をお伝えしていましたが、以下にその内容をご説明します。
従来のGoogle Sitesではガジェットを挿入する場合、「挿入」>「その他のガジェット」>「URL を指定してガジェットを追加」からガジェット用URLを指定するという操作方法でしたが、「新しいサイト」では少し変わります。

埋め込み手順
1.「新しいサイト」の編集画面の右メニューから「挿入」タブの「埋め込み」を選択する

2. URL欄にガジェットURLを指定する
3. しばらく待つとページ挿入ボタンが活性化されるので押す

4. ページ編集画面にガジェットのプレビュー画面が表示されるので表示位置・サイズを調整する
5. 挿入したいガジェットの数だけ上記No.1〜4を繰り返す

上記手順No.2で指定する「ガジェットURL」は管理画面で取得します。例えば「未読メール」ガジェットを挿入したい場合は、以下の操作でURLを取得します。

URL取得手順
1. 左メニューで「未読メール」を選択する
2. 各設定項目について設定する
3. コピーボタンを押し、URLを取得する

従来のサイトから新しいサイトへガジェットを移行する方法は?

「新しいサイト」へのガジェット挿入方法は上記の説明でお分かりいただけたかと思いますが、既にガジェットをご利用中の方は「既存サイトで利用しているガジェットをどうやって新しいサイトへ移行できるのか?」と疑問を持たれたかもしれません。
単純に考えると、既存のガジェットの設定内容を確認し、管理画面でその設定内容を指定し直した上でURLを発行・コピーする、という作業を1個ずつやるのか?という心配をされた方もいるかもしれませんが、そんな心配は不要です。
今回のリリース以降、新しいサイトへ埋め込むためのURLを表示する機能を追加します。このURLを表示するには以下の操作手順を行ってください。

新サイト移行用URL取得手順
1. 既存ガジェットの右上のギアマークにマウスカーソルを合わせ、クリックするとメニューが表示されるので「新サイト移行用URL表示」を選択する


2. メニュー選択後、ガジェット上に新サイト移行用URLを表示するのでこのURLを選択・コピーする。

上記手順でURLがコピーできたら、前述の新しいサイトへ埋め込む手順に従えば、既存ガジェットと同じ設定内容で表示できるはずです。


いかがだったでしょうか。Google社から新しいサイトへの移行ツールや切替スケジュールの案内はまだ行われておらず、ヤキモキされていた方もいらっしゃるのでは?と思います。しかし、上記の通り、次回リリースからGluegent Gadgets は新しいサイトでもご利用いただけるようになりますのでご安心ください。
今回はご紹介できませんでしたが、次回リリースにはレスポンシブ対応の一部も含める予定で、今後もGluegent Gadgets は進化する計画を立てております。今後のGluegent Gadgets にご期待ください。

※リリース日が確定でき次第、以下の「お知らせ」ページでご報告致します。
Gluegent Gadgets お知らせ
※Google Sitesの「新しいサイト」対応版はGluegent Gadgets Premiumのみでのリリースとなります。



2018年5月1日火曜日

【事例:アカウント連携】社内システムの人事情報から、アカウント同期、アドレス帳まで連携する

組織には、「ヒト」や「モノ」に関する情報が様々な形で保持されています。これらの情報を効率的に社内に公開し、共有したいというご要望を多くいただきます。今回はこのような要件にお応えした「事例」をご紹介いたします。

G suiteの採用を決定

そのお客様は、グループウェアとしてG Suiteを導入することを決定されました。既存のグループウェアは、長い運用の中で作り込まれ、社内の要望にきめ細やかに対応していましたが、オンプレミスのシステムで、日々のメンテナンスのコストを考えると、クラウド化した方が良いという判断です。
このようなモチベーションは多くのお客様で共通しています。ただ中規模以上のある程度歴史のあるお客様の場合、既存の仕組みがよく出来ていて、利用者がそれに慣れていると、移行時の混乱が予想され、なかなか前に進めないこともあります。許容できる変化と許容出来ない変化をよく調べ対応する必要があります。私達の経験では、利用者の混乱は、半月も続かないことがほとんどです。

アカウントを作るための情報はどこに?

三桁を超える利用者がいる場合、G Suite単体でのアカウント管理は現実的にほぼ無理と考えた方が良いでしょう。そのお客様でも、社内にある人事情報とG Suiteのアカウントを連動させる「アカウント連携」を実現する必要があると判断されました。
この要件も多くのお客様で共通するものです。社内には何かしら「ヒト」に関する情報を保持しているシステムが存在します。それが、Active Directoryや、LDAPのようなディレクトリサービスに保存されている場合もありますし、独自に作り込まれたDBを持つ場合もあります。この持ち方は、組織ごとに千差万別です。
それに合わせて、連携方法も様々な方法が考えられますが、そのお客様は、直接アクセスできるLDAPは持っていました。一方で、そのお客様では、G Suiteだけでなく、他のサービスのアカウントも同時に管理するため、また、アクセス権限をきめ細かく管理したいということで、弊社のGluegent Gateを採用いただいています。では、どのような方法で連携したのでしょうか。

AD/LDAP連携によるアカウント同期

Gluegent Gateでは、AD・LDAPを対象としたアカウント同期の機能を提供しています。既存のADに存在するユーザを特定のグループに所属させることで、そのユーザのGoogleアカウントが作成されます。そのユーザのAD上のデータが変更された場合にも、その変更が同期されます。また、アカウントの同期だけでなく、グループの同期も可能です。AD・LDAP上でグループを使って組織構造がある場合、それをそのままGoogleの世界に持っていくことができます。
今回ご紹介しているお客様でも、アカウント同期とグループ同期で、アカウント連携を実現されました。

Gmailの連絡先は使いにくい

Gmailは優れたサービスですが、高度に作り込まれたグループウェアを利用されているお客様には、使いにくいことが多いようです。特に、メールを出す相手のメールアドレスがわからない場合に、困ります。多くのグループウェアでは、メールの送り先として、組織階層から、選ぶことができます。今回ご紹介しているお客様でも、その点で困っていました。Gmailでは、送信したことがあるユーザは自動的に「連絡先」に登録され、次回からは、候補として表示されるなどの入力支援がされますが、これも「誤送信」を助長するものとして、避けられることがあります。
先に述べた「連絡先」という機能もありますが、一括した管理がしにくい上に、階層を表す部分が狭く、使いにくいようです。
弊社では、このような問題に対応するサービスを提供しています。Gluegent Apps 共有アドレス帳では、Googleグループの構造をそのまま階層構造として表示することが可能です。このサービスは、Gluegent Gateのアカウント連携で、グループ同期が出来ていることでより大きな効果が見込めます。

アドレス帳に付加情報を表示したい

更に、Gluegent Apps 共有アドレス帳では、組織構造の表示で、表示順を変更したり、付加情報を追加して表示することも可能です。例えば、「総務部」を「営業部」より上部に表示させたり、「総務部」内でも「部長」が他の社員より上部に表示されるようにすることが可能です。また、通常Googleアカウントが持っていない情報(内線番号や旧姓など)をプロフィール欄に表示させることができます。
これらの設定は、Googleスプレッドシートで指定することになります。今回ご紹介しているお客様では、社内システムから別途出力されるCSVファイルにこれらの情報も合わせて出すように、若干の変更をしていただきました。
では、このCSVファイルをスプレッドシートに反映させるのはどうするのでしょうか。この仕組みも、弊社でご用意しています。以前の記事 「社内データを超簡単にクラウドから参照できるようにするマル秘ツール」でご紹介したツールで、同期が可能です。このツールが稼働する環境さえご用意いただければ、社内のデータをクラウドから容易に届く領域につなげることができます。

アカウント連携の完成形

以上の仕組みで、社内にあるデータを源泉として、Gluegent Gateにアカウントが同期され、SPの一つとして登録されているG Suiteにアカウント・グループが同期されます。さらに、アカウント、グループのメタ情報を階層構造で探しやすく、見やすい形で表示することができるようになりました。この例では、G Suiteのみですが、Gluegent Gateは、SSOのIdPとして複数のSPを登録でき、こちらでも、アカウント連携が出来ます。既存の社内システムをメンテナンスするだけで、新しく導入するサービスのアカウント管理ができるようになります。
今回ご紹介しているお客様の例は、珍しいものではなく、一般的によくあるパターンです。データの持ち方は千差万別だと書きましたが、必ず何らかの形で連携することが可能で、多くの実績があります。
増え続けるサービスとアカウントの管理に日々の時間を取られている管理者の皆さんは、ぜひご相談ください。




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2018年4月24日火曜日

Gluegent Flow活用例:申請データにGoogleマップURLを付与するには?

クラウド型ワークフローであるGluegent FlowはG Suite(旧Google Apps)やOffice 365と連携し、クラウド上で様々なワークフローを実現できるサービスです。 Gluegent Flowで作成可能なワークフローのテンプレート(以降、申請モデル)では、一般的な文字・数値等の入力フォームの他、カスタムスクリプトにより入力値の変換・チェックなども定義することが可能です。そのような申請モデルの定義について、申請時に入力されたデータを元に URL を生成するにはどうすればよいか?というご質問を受けることがあります。
そこで今回は、Gluegent Flowの機能を使って、ユーザが入力した住所を元に Google マップ の住所を生成し、申請画面に出力する方法をご紹介します。

GoogleマップURL生成の実現方法

Google マップ の検索画面で住所を入力したことがある方はご存知かもしれませんが、以下のように固有のURLの後ろに検索文字列が表示されます。
https://www.google.co.jp/maps/place/東京都/...(以下略)

WebブラウザのURLロケーションバーを確認してみると「東京都」のように表示されていますが、実URLではURLエンコードされています。
例えば、下記の URL にアクセスしてみましょう。
https://www.google.co.jp/maps/place/%E6%9D%B1%E4%BA%AC%E9%83%BD
すると、WebブラウザのURLロケーションバーでは以下のように表示されるかと思います。
https://www.google.co.jp/maps/place/東京都
この URLエンコードを Gluegent Flow で実現するには、「カスタムラベル」と「入力フォームの値アップデート自動処理」を使います。

入力フォーム項目の定義

では、実際に申請モデル編集画面で入力フォーム項目を追加していきましょう。
まずは申請モデル名を「Googleマップ」とし、「入力フォーム」タブを選択し、入力フォーム項目を定義していきます。
1つ目は住所を入力するための項目を定義します。この項目のデータ種別は単行テキストに設定します。その他に設定することは特にありません。

続いて、入力された住所を変換するための項目「encode」を定義します。データ種別はカスタムラベルにします。
スクリプト欄にはJavaScript の「 encodeURIComponent 」を使い、以下のように定義します。
return encodeURIComponet( ${住所} );
これにより、前述で定義した入力フォーム項目「住所」の値ををエンコードし、その結果を表示できます。

最後に固定の URL とエンコードされた文字列を結合した値を表示するための項目を定義します。この項目はユーザによる手入力は不要なため、「経路ごとの表示」欄で経路:申請では「非表示」となるように指定します。
<経路ごとの表示設定>

自動処理の設定

続いてGoogle マップ用 URLを組み立てる処理を追加します。
まず「経路」タブを選択します。次に経路:申請の「申請」ボタンの自動処理として「入力フォームの値アップデート自動処理」を追加・定義します。
この自動処理により、GoogleマップのURLを組み立て、特定の入力フォーム値として保存することができます。


「入力フォームの値アップデート自動処理」の更新内容欄には以下を指定します。
https://www.google.co.jp/maps/place/${endode}

以上までの設定が完了した申請モデルを保存し、実際に申請してみましょう。
以下のスクリーンショットでは住所に「東京都港区南麻布」と入力し、申請されたものを経路:承認待ちで表示したものです。GoogleマップURLが表示できていることが確認できます。
このURLをクリックすると以下のようにGoogleマップが表示できます。



以上、Gluegent FlowでGoogleマップのURLを付与する方法をご紹介しました。旅費交通費申請や出張・宿泊申請など住所が関わるワークフローは色々ありますが、その申請の中に上記のようなGoogleマップURLを表示できれば、承認者・決裁者がGoogleマップにより効率的に確認できるようになります。 是非参考にしてみてください。