2019年7月17日水曜日

【5分で分かる】二段階認証とは

近年、大きな情報漏洩事件が複数発生しています。その影響で個人のパスワードがダークウェブ等で公開され、ハッカーによる攻撃の危険性も高まっています。本ブログでは以前「パスワードの定期的変更」に関する認識を改めましょうという記事でパスワードの認識を見直すべきとご紹介しましたが、パスワードのみでセキュリティを確保するのは難しいという問題がありました。 今回はクラウドサービスをよりセキュアに利用するための次のステップ、二段階認証をご紹介します。

二段階認証とは?

二段階認証(または二要素認証、略:2FA)とは、アカウントの本人確認を行うのに要求される要素(認証方式)が二つであることを意味します。また、その要素が二つ以上の場合は多要素認証とも言いますが、シンプルに説明するため、本記事では二段階認証と呼ぶこととします。二段階認証の目的は主にパスワードや個人情報の漏洩に関する危険性を減少させることにあります。以下、実例として銀行ATMでの利用シーンで説明してみましょう:
  1. 銀行ATMにキャッシュカードを入れる(一番目の認証方式)
  2. 暗証番号を入力する(二番目の認証方式)
上記のようにキャッシュカードの所持、暗証番号の入力という二つの条件が満たされなければ銀行ATMを利用することはできません。

二段階認証を実現するためのツールでアカウントをセキュリティリスクから守る


上記のATMの例のように皆さんが普段から利用しているサービスのアカウントを二段階認証で守るためのツールをいくつかご紹介します。

二段階認証においてID・パスワードに続く2番目の認証方式としてはよく利用されるのはワンタイムパスワード(略:OTP)でしょう。ワンタイムパスワードの種類(配布方法)は多数存在します。例えば、まだ使ったことがない端末からあるサービスへログインしに行くと、確認番号がメールに送られたり、携帯端末にSMSで送られたりする仕組みはワンタイムパスワードの一つと言えます。
また、セキュリティトークンと呼ばれるワンタイムパスワードを生成する機械やソフトウェアを使うこともあります。皆さんもオンラインバンキング等で以下の写真のようなものを使ったことがあるかもしれません。画面にパスコードがあり、片方にカウントダウンバーが表示されます。時間が切れるとパスコードが変わり、新しく生成されます。


ID・パスワードの入力後、別の項目としてパスコードを入力し、両方の値が正しければログインが成功します。
ただ、すべてのサービスへのアクセスのために、このようなアイテムをいつも持ち運ぶのは面倒だったりします。最近ではお手持ちのスマホにアプリをインストールすることで簡単にワンタイムパスワード仮想デバイスを用意することができます。代表的なアプリとしてはGoogle認証システム(英:Google Authenticator)が有名で、Google Play StoreiOS App Store から無料でダウンロード可能です。
このアプリを利用した二段階認証に対応したクラウドサービスは増えていますので、ご利用をぜひともおすすめします。メールプロバイダーのパスワード漏洩が多く報告されているため、パソコンと全く違う端末でワンタイムパスワード生成のトークンを使うとより安全でしょう。設定方法は各クラウドサービスによって違いますが、一般的にはセキュリティ設定から変更・設定できます。

なお、ワンタイムパスワード以外にもパスワードと共に使用できる認証方式はたくさんあります。他によく見かけるのはクライアント証明書認証端末認証です。こちらはワンタイムパスワードのようにパスコードを入力しなくても良いため、非常に便利ではありますが、証明書発行や更新、端末認証のための運用コスト、ソフトウェアコストがかかるため、情報システム部がある企業ならともかく、個人での利用はハードルが高いと思われます。

二段階認証の次は?

ワンタイムパスワードの二段階認証を利用することでアカウントや個人情報をよりしっかりと守れることを説明してきましたが、本当にこれだけでセキュリティが確実に担保できるのでしょうか?例えばフィッシング等といった、システムより人間を狙った攻撃(中間者攻撃)による不正アクセス被害はどうでしょうか。この場合、中間者がユーザーに偽のログインページを表示し、入力された情報(ユーザー名、パスワード、ワンタイムパスワード等)を本当のサービスに送り、不正アクセスできてしまう場合が少なくありません。二段階認証はIDパスワード認証のみより安全とはいえ、機密情報に対する強度としてはまだまだ十分とは言い切れません。

セキュリティをより強化するため、二段階認証の使用に加えて、シングルサインオン(SSO)やIDaaSサービスの使用をおすすめします。これにより、ご利用しているサービスが増えることによる仮想デバイス管理の複雑さを抑えることが期待できます。更には、認証方式に加え、IP制限等の認可制限や先述のクライアント証明書認証を追加することにより、フィッシングや他の攻撃のリスクを下げることも可能になります。


いかがだったでしょうか。情報漏洩事件が毎年複数回起きる現在、今後も二段階認証の有用性は増していくと思われます。みなさんの個人情報と、ビジネスの機密情報をどう守るのか、ご検討されてみてはいかがでしょうか。

 Gluegent Gate

2019年7月10日水曜日

<実録> テレワークやってます(2) テレワークで「対面の打ち合わせ」に挑む

前回の記事では、常時テレワークの社員の一日をご紹介しました。今回から、そのような働き方を実践してみて、「テレワークとオフィスワークはどう違うか」について、掘り下げてみようと思います。様々な違いがありますが、今回は特に「コミュニケーション」について、「オンラインコミュニケーション」と「オフラインコミュニケーション」の違いについて考えてみます。


オンラインのコミュニケーションはあまり変わらない

弊社は自社で開発・運用するクラウドサービスを提供しています。提供するもの自体がオンラインのものですので、それに関わる仕事の多くをオンラインのコミュニケーションを通して行います。メールや、チャットに始まり、打ち合わせ等のスケジュール管理、ドキュメントや、プログラムのソースコード等は、オンラインでやり取りされ、クラウドに保存されています。この点では、オフィスにいても、自宅にいても変わりません。
弊社に限らず、拠点が多い組織など、そもそもコミュニケーションを必要とする関係者が物理的に離れた場所にいる場合は、在宅勤務かどうかに関わらず、オンラインでのコミュニケーションが主流となっていると思います。この点については、テレワークに移行した後も特に苦労することはありませんでした。

オフラインのコミュニケーションは、努力次第で補完できる場合もある

一方で、オフラインでのコミュニケーションが必要な場合があります。最もわかりやすいのは、会議室での対面の打ち合わせです。また、話したい相手のフロアに行って、自席にいることを確認し、話に行くというような単純な1対1の対話もオフラインのコミュニケーションです。
オフラインのコミュニケーションは、手元にある手書きのメモを見ながら話したり、ホワイトボードで一緒に要点を整理するというような、多様な手段を使って、コミュニケーションをとることができます。オンラインとオフラインのどちらの方法も取ることが出来るのであれば、対面で話した方が、より深く情報の共有が出来、より良い議論が出来ることが多いのは、事実だと思います。
ただ、テレワークの場合、オフラインのコミュニケーションは実現できません。ですが、適切な「ツールの利用」と「少しの努力」でオフラインコミュニケーションに近い効果を出すことが出来ます。
例えば、Google社のHangouts meetや、Microsoft社のSkypeや、Zoom社のZoomなど、ビデオチャットサービスを使えば、リモートでも会議が出来ます。画面を通してになりますが、「擬似的なオフライン」の状態を作ることができると言えるでしょう。ただ、やはりオフラインそのままの感覚が得られるかというと、まだそこまでではないと感じます。以下に、オンラインミーティングで考慮すべきポイント列挙してみます。

  • 良い機器をつかう。
利用するマイクやカメラは可能な限り高品質なものを用意しましょう。特に会議室が広い場合や、参加者が多い場合は、機器の品質を上げることで、サービスの品質が大きく向上します。
一定以上の音質が確保できない場合は、聞き取ることに集中するために、良い議論をすることができません。また、ネットワーク帯域も一定以上の確保が必要です。速度が遅い場合は、カメラを無効にするなどで対応可能な場合もありますが、それだけ情報が失われます。議論をするためには、相手の表情も大事な情報です。話している表情を見せることで、一体感や共感を得やすくなります。

  • 接続状態を確認する。
お互いに、正しく接続できているか、聞こえているか、音質は議論するのに十分かどうかを確認します。ここで、変に遠慮してしまうと、片方、あるいは双方にストレスになり、十分な議論が出来ません。よくあるパターンではマイクが切り替わっておらず、PCの内蔵マイクのまま会議をスタートしてしまうと、PCの前にいる人の声は聞こえても他の人の声は聞こえにくく、聞き取りに苦慮してしまいます。

  • 意識的にリモート参加者の意見を聞く。
1対多の打ち合わせをリモートでやる場合、どうしても議論の中心は多人数の方に偏ります。リモートにいる少人数の参加者の意見を意識的に聞くようにすると、より良い議論になります。

  • リモート参加者は、タイミングをはかって、積極的な意思の表明を心がける。
前述の通り、多人数の方に偏り勝ちな議論には、いつもよりも積極的な参加をする必要があります。また、隣に座っていれば誰が賛成しているのか、分かりやすいですが、リモートでは伝わりにくいものです。相槌や賛意、反論は分かりやすく伝えると良いと思います。ただ、相手の呼吸の間などが分かりにくいため、言いたいことをその都度話していると、議論がちぐはぐになってしまうことがあります。適切なタイミングを意識的にはかって、伝えることを心がける必要があります。

以上のように、少しの努力と心構えは必要ですが、ビデオチャットサービスを使うことで、リモートにいながら、オフラインに近いコミュニケーションをとることは可能だと思います。

次回は、積極的な発信・共有に至らないコミュニケーション

今回は、オンラインとオフラインのコミュニケーションについて考えてみました。テレワークでも、ツールを使うことで、対面の打ち合わせに近いコミュニケーションを取ることができることを示しました。
次回は、もう少し高度なコミュニケーションについて、取り上げてみようと思います。わざわざメールで伝えない雑談のような、「積極的な発信に至らない情報」についてです。コミュニケーション編として、今回でまとめて書く予定でしたが、内容がわかりにくくなりそうなので、次回にまとめます。
その後は、以下の内容について見てみます。

  • オフィスワークとの違い〜時間の使い方編〜
  • オフィスワークとの違い〜メンタル編〜
  • テレワークに必須なサービス

ご期待ください。

   Gluegent Gate

2019年7月3日水曜日

<担当者必見>クラウドサービス利用時の落とし穴(1)

業務をスムーズにまわすための改善施策の一環として、クラウドサービスを積極的に使うことが当たり前となっています。この便利なクラウドサービスですが、運用していく上での注意点のようなものがあります。では、実際に運用されているお客様の中で、よく目にするトラブルの一つを、その回避方法と併せて述べてみたいと思います。


特権管理者=特定ユーザのアカウント?

特に少人数で運用をご担当されている場合に多いようですが、ご担当者のアカウントをサービスの特権管理者に設定されているケースがあります。

さて、これが、どのように問題を引き起こすでしょうか。

サービスを継続的に利用していくうちに、退職や異動等でご担当者が変わった際、元のご担当者アカウントを削除したり、サービスの特権管理権限を外すことが想定されます。

ここで、そのアカウントが他のサービス/システムと連携していたりすると、特権管理者がいなくなったと判断され、予期しない不具合が発生したり、場合によってはシステム自体が使用不能状態に陥ることが考えられます。

回避策

こうしたトラブルを回避するにはユーザとして日常的に利用するアカウントではなく、システム連携用に別途特権管理者アカウントをご用意いただき、クラウドサービスの管理や連携設定に関しては最初からこのアカウントで運用されることをオススメします。
これは、すべてのサービスに言えることになります。
現在、ご担当者アカウントが特権管理者アカウントになっている場合は、まず上記のリスクを把握していただいた上で、特権管理者アカウントの移行をご検討されてみてはいかがでしょうか。




いかがだったでしょうか。
クラウドサービスは、普段はその利便性を享受出来るものですので、一旦不具合が起きるとビジネスでの損害が大きくなることも想定されます。
そこで、運用開始前の段階で、出来る限り不具合の発生リスクを抑える対策をご一考いただければと思います。

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2019年6月26日水曜日

「申請ボタンを押す前に、もう一度確認して!」を実現する方法をご紹介します

Gluegent Flowでユーザーが申請や承認を行う際、いろいろな確認事項がすべてクリアになってからボタンをクリックすると思います。しかし、確認がすべてクリアになっていないのについうっかり承認してしまい、次の担当者に差し戻しを依頼する・・・といったケースが発生したことはないでしょうか?こうしたことで業務効率が下がるのは非常に残念だと思います。
そこで今回は、処理実行時に確認すべきポイントをメッセージで表示させ、申請の手戻りをなくすことで業務効率をアップさせるための方法をご紹介します。

◯カスタムバリデーションを使う

Gluegent Flowの入力チェックには「カスタムバリデーション」という汎用性の高いチェックがあります。これは、スクリプトを使って自由に条件を指定し「True」だったら処理を実行、「False」だったらエラーメッセージを出して処理を中止することができます。
このスクリプトには「JavaScript」が使えますので、例えば、A項目で◯◯が選択されていたらB項目は□□が選択されていないとエラーにするといった制御が可能です。

◯カスタムバリデーションで確認ダイアログを表示させる
それでは、実際にカスタムバリデーションを使って確認ダイアログを表示する方法をご紹介しましょう。
モデル編集画面の「入力チェック」をクリックし、「+」をクリックします。


続いて、「カスタムバリデーション」の「+」をクリックします。(この画面の背後でバリデーションが追加されますので「閉じる」をクリックします。)

任意の名前を設定します。
個別設定のスクリプトに以下を入力します。
if (confirm("表示したいメッセージ") == true) {
     return true;
} return false;

「confirm」は確認ダイアログを表示させるメソッドです。カッコ内に表示したいメッセージを入力します。(例:処理を続けますか?)
ダイアログには「OK」「キャンセル」のボタンが表示されます。「OK」をクリックすると「true」が返されます。「キャンセル」をクリックすると「false」が返されます。
「エラーメッセージを独自に定義する」のチェックをオンにします。
表示されたテキストボックスに任意のメッセージを入力します。(例:処理を中断しました。)
このメッセージは申請時にのみ表示したいので「経路ごとの表示・実行設定」で申請の経路で「実行する」を選択し、それ以外の経路では「実行しない」を選択します。

◯申請してみる
それでは、上記で作成したモデルを使って申請をしてみましょう。
「申請」ボタンをクリックすると確認ダイアログが表示されます。

「キャンセル」をクリックするとカスタムバリデーションのエラーメッセージが表示されます。「OK」をクリックすると申請中の画面に戻ります。

確認ダイアログで「OK」をクリックすると申請の処理が進みます。
他の経路では「実行しない」が選択されているので、確認ダイアログは表示されません。

いかがでしたでしょうか。ちょっとした工夫で、承認者への確認の負担軽減につながり業務効率をアップさせることにつながるのではないでしょうか。

 

2019年6月19日水曜日

複数のクラウドサービスを導入する際に運用面で注意すべき課題とは?

現在、あらゆる企業で「働き方改革」を推進するために様々な取り組みが行われています。例えば業務効率化の実現を目指して、用途に特化したクラウドサービスを複数導入することを検討している企業も以前に比べて増えてきました。
クラウドサービスは既存のオンプレミス型システムと違い、必要なライセンス数から開始できるため、導入コストも抑えつつ始めやすいのが特徴です。
一方で、クラウドサービス導入後の運用面に関する課題を事前に把握・検討しておかないと、結果的に運用コストが膨れ上がり、セキュリティリスクも高まる結果、業務効率化どころの話ではなくなりかねません。
今回は、中小企業でクラウドサービスを複数導入する際に運用面で課題となるアカウント管理および認証と、その解決方法についてご紹介します。

複数のクラウドサービス導入後のアカウント管理・認証は煩雑になりがち

まず、何ら対策を行わず、社内に様々なクラウドサービスを利用していく企業を例に考えてみます。
社内にクラウドサービスを導入するにあたり、まず管理者が行う作業はアカウント登録作業です。次にアカウント権限設定変更やパスワード再発行、退職者に伴うアカウント停止などのアカウント管理業務を日々の運用として行っていくことになります。アカウント管理について、1つのクラウドサービスしか利用しない場合は問題視されにくいことが多いのですが、対象サービスが2つ目、3つ目と次々増えてくると話が変わってきます。管理者は導入したクラウドサービスの数だけ、煩雑なアカウント管理業務をこなさなければならなくなります。複数人で管理業務を分担できるならまだしも、中小企業では他業務の傍ら少人数で運用されている場合も多く、組織改編や人事異動等が発生する時期はアカウント管理業務だけで忙殺されてしまいます。
一方、サービス利用者の方はどうでしょう?複数のクラウドサービスを導入した場合、利用者はサービス毎にユーザID・パスワードを覚えていなければなりません。また、利用するたびに個別のユーザID・パスワードでログインし直さなければならず、面倒に感じてしまうでしょう。パスワードも個々のサービス毎に覚えていられないので、結局全て同じパスワードで設定してしまい、セキュリティリスクを高めてしまう恐れもあります。パスワードを使い回すリスクについては以下の記事をご参考にどうぞ。

IDaaSによりアカウント管理・認証の課題を解消する

上記のような課題はどの企業でも抱えうるものですが、この解消を実現できるサービスとして最近IDaaS(Identity as a Service)が注目を浴びています。
IDaaSは、多様化する「利用者」と、高度化した「サービス」を適切に繋ぐことを目的としたサービスで、主な機能としては以下の通りです。
  • ID管理
    • アカウントに関する情報を一元的に保存・管理する
  • ID連携
    • 利用者が許可されているサービスへのアカウントを同期する(プロビジョニング)
  • 認証
    • ID・パスワード、証明書等による認証方式を用いて利用者が誰なのか特定する
  • 認可
    • 利用者が許可されているサービスやリソースを管理する
  • シングルサインオン(SSO)
    • 1回の認証手続きが終われば、複数のシステム・サービスへの自動ログインが可能とする
IDaaSの概要は以下の記事でも触れていますので参考にしてみてください。
さて、このIDaaSを利用すれば、アカウント管理・認証に関して以下のように変わることになり、その結果、運用面で抱える課題が解消します。

    <管理者>
  • アカウント管理作業はIDaaS上で一元管理
    • または社内のActive Directory/LDAPでアカウントを一元管理の上、IDaaSへ定期的に取り込むようにすることも可能
  • IDaaSでのアカウント変更内容がプロビジョニングにより自動で各クラウドサービスへ反映される(煩雑な各クラウドサービスでのアカウント管理作業が不要)
    <利用者>
  • 認証はIDaaSに対して1回行うのみ。
  • 認証済であれば、他サービスへのアクセス時、即利用可能。
  • サービス毎にパスワードを個別に覚える必要ない。

以上、クラウドサービスの運用面で発生する課題に対してIDaaSの利用が効果を発揮する点についてご紹介しました。
様々なクラウドサービスを運用していく上で、統合ID管理、SSOは無くてはならない機能と言えます。弊社が提供しております「Gluegent Gate」はIDaaSとして求められる機能を全て備えており、日々の運用についてご支援できると考えています。
働き方改革の取り組みでクラウドサービス導入を検討している担当者の方で、アカウント管理・認証等の運用面で課題を抱えていらっしゃる方、そもそも運用のイメージが湧いていない方はぜひお問い合わせください。


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2019年6月12日水曜日

<実録> テレワークやってます(1)

働き方改革が叫ばれる中で、注目されている働き方として、「テレワーク」があります。弊社でのテレワークの実践(筆者はほぼ在宅で仕事してます)を実例として、「オフィスワーク」との違いを見てみます。自社でも導入を検討されている方は必見です。


普通にテレワークやってます

グルージェントの社員はオフィスに出勤して仕事をしている人が多いですが、その仕事の内容や個人の事情によって、オフィスに出勤せずに仕事をすることもできます。世の中的に「テレワーク」や「リモートワーク」、「在宅勤務」のような呼び方がされているそれです。弊社では「ロケーションフリー」と呼んでいますが、行政では「テレワーク」が使われているようですので、この記事では、テレワークと呼ぶことにします。
弊社はクラウドサービスプロバイダでもありますが、クラウドサービスのヘビーユーザーでもあります。さまざまなクラウドサービスを活用することで遠く離れた場所であっても同じチームとして働くことが可能になります。
もちろん、オフィスにいて、顔を合わせて仕事をする方が、多くの情報(空気感等の無形情報も含む)が共有でき、より高密度な仕事を進めることができるでしょう。ただ、選択肢として、リモートでも仕事ができる環境があると、組織全体として、健康に効率よく成果に結び付けられるように思います。
筆者は、個人的な事情もあり、ほぼ在宅で仕事をしています。出社できない距離ではないため、必要に応じて出社することもありますが、多くの場合は家で仕事をします。特徴的な一日を例にあげると、以下のようになります。プライベートな部分もいれて生々しくしてみます。

06:30 起床。朝食をつくって、小学生の子供を起こす。
07:50 子供を送り出して、洗濯等の家事。
08:30 仕事はじめ。勤怠管理に出勤登録をし、社内チャットに「はじめます」と投稿。メールや社内掲示板のチェックをします。
10:00 朝礼。社内に設置されたテレワークの人向けのPCにビデオ通話を接続し、参加。持ち回りの司会をすることもあり。
11:00 ビデオ通話で社内メンバーと打ち合わせ。何人かは、同様にリモート参加。
12:00 夕食の買い物。昼食。
13:00 午後の仕事はじめ。チャットで社内メンバーと連絡を取りつつ、作業。
15:00 お客様との打ち合わせにリモートで参加。営業メンバーにお願いしてPC越しで資料説明。
16:30 業務に必要な書籍を購入するため、購入申請をワークフローで申請。
17:00 子供帰宅。
18:00 仕事終わり。勤怠管理に退勤登録をし、社内チャットに「おわります」と投稿。夕食作りはじめ。
21:00 子供寝かせる。
23:00 就寝。

この日は、リモートの打ち合わせをしていますが、それが無い日には集中して調べものをしたり、何かを作ったりしています。また、この例は、たまたまいつも在宅の筆者の一日ですが、遠くのお客様との打ち合わせのために直行している社員が、現地のカラオケ等の個室から会議に参加したり、子供の学校の行事参加や通院の付き添い等のため、出社せずにその前後に仕事をしたりするなどのケースにもテレワークが利用されています。

このように弊社では、リモートで働く環境があるため、普通に「テレワーク」が出来てます。

次回からは、オフィスに出勤して働く、「オフィスワーク」との違いに注目して、「テレワーク」について見てみます。以下のようなコンテンツを予定しています。

  • オフィスワークとの違い〜コミュニケーション編〜
  • オフィスワークとの違い〜時間の使い方編〜
  • オフィスワークとの違い〜メンタル編〜
  • テレワークに必須なサービス
ご期待ください。

   Gluegent Gate

2019年6月5日水曜日

Gluegent Flowで社内回覧を簡単に

弊社製品Gluegent Flowのご利用ケースとしては、経費精算や稟議などの承認プロセスが多いようですが、例えば内部周知のための回覧といったプロセスも、簡単に実現できます。
今回は、申請者の部署内メンバに対して添付資料を回覧してもらうモデルをご紹介します。

◯回覧用モデルの作成


回覧用のロールを作成する

ここでは、営業部グループであるeigyo@xxxx.xxxx.xxxxを回覧対象としています。
以下のようにgroupIdとmanagerIdに同じメールアドレスを入力し、設定画面->モデル管理->ロール管理からインポートを行ってください。


回覧用のモデルを作成する

次に、モデルを作成していきましょう。
設定画面->モデル一覧で新規作成ボタンをクリックします。


モデル新規作成画面が表示されるので、名前に「回覧」を入力します。


次に入力フォームで、以下の図のように添付ファイル選択項目を作成します。


最後に経路を編集します。
図のように、左側経路一覧から「決済待ち」を削除し、名前に「回覧」を入力、実行可能な処理(ボタン)から「却下」と「差し戻し」を削除し、「承認」右の編集ボタンをクリックします。


表示された実行可能な処理(ボタン)の編集画面で、名前に「読了」を入力、ボタンの種類は「終了(全)」を選択し、「グループが…」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。


「回覧」経路の担当者設定で、ロール設定は「直属の階層のロールだけが対象」で「回覧対象」を選択し、スキップ設定は「以下の場合、スキップを許可する」、スキップ時の処理は「読了」を選択します。


以上により、営業部グループの方が申請された場合、営業部全員の方が「読了」した場合に終了となるモデルが作成されました。
他のグループでも回覧を行いたい場合は、ロールにそのグループを「回覧対象」として追記してください。

◯回覧タスクを申請、処理する


回覧を申請する

それでは、このモデルから営業の方が申請した場合を見てみましょう。
図は申請時の画面ですが、回覧の担当が「営業」になっていることが確認できます。
申請後、タスク一覧を表示すると、担当者に営業グループが設定されていることが確認できます。


回覧を処理する

回覧担当者が処理する際も、図のように営業部のメンバーが表示されています。


そして、全ての営業部のメンバが「読了」処理を行うと、終了状態となります。


以上、Gluegent Flowで回覧を行う方法をご紹介しました。
このように、Gluegent Flowは承認プロセスを実施するいわゆるワークフローだけでなく、様々な社内プロセスにご利用いただける製品となっています。
ご興味を持っていただけましたら、弊社ホームページから是非お問い合わせください。

2019年5月29日水曜日

スキップしたのに「承認」っておかしくないですか?

ワークフローの経路の担当者が割り当てられなかった場合や、担当者が申請者と同じ場合は設定により自動的にスキップできます。また、ユーザーが意図的にスキップすることもあるでしょう。スキップされた経路は「承認」などの次に進む処理が自動的に実行されます。以前、とあるお客様から「スキップしたのに『承認』っておかしくないですか?」というお問い合わせをいただいたことがありました。
承認を前提としたスキップなのだからそういうものだと許容することもできるとは思いますが、スキップしたのだから、スキップと表示したいという考え方も理解できます。
では、スキップした時は「スキップ」と表示するにはどうしたらいいでしょう?
今回はGluegent Flowでこちらのカスタマイズをするためのテクニックをご紹介します。

◯スキップ時の処理とは?

スキップされたとき、次に進む処理が自動的に実行されますが、この処理は個別に選択できます。
モデル編集画面の経路>任意の経路>スキップ設定>スキップ時の処理で処理を選択します。

履歴一覧のアクションにはここでの設定が表示されるので、「スキップ」という名前の処理を作成し、ここで指定することで「承認」ではなく「スキップ」と表示されるようになります。

◯クリック不可能(非表示)なボタンを作成する
「スキップ」という処理(ボタン)を作成すればいい、と書きましたが、単純に追加しただけではボタンが表示されてしまうので、ユーザーは混乱しますし、間違って「スキップ」ボタンを押してしまうことも考えられます。
これを回避するために「クリックできないボタン」、つまり非表示のボタンを作成します。
「実行可能な処理(ボタン)」で「スキップ」を作成し「ボタン表示切替」を設定します。
まず、「スキップ」の処理を作成しましょう。

続いて、「ボタン表示切替」をクリックし、「スキップ」の「表示・非表示を切り替える」を選択します。

スクリプト欄で「return false;」以外を削除します。

「return false;」とは「常に非表示」を意味します。この設定により、作成した「スキップ」ボタンは常に非表示になり、ユーザーはクリックできません。
「スキップ設定」の「スキップ時の処理」で先ほど作成した「スキップ」の処理を選択します。

「保存」をクリックしてモデルを保存します。

◯実際にスキップしてみる
上記の設定を行ったモデルでスキップをしてみましょう。スキップしたので、処理内容が「スキップになります」

スキップしない時はどうでしょう?

このように、スキップボタンは表示されませんので、間違ってクリックしてしまうこともありません。

いかがでしたでしょうか。簡単だったと思います。徹底的にこだわりたい場合は、この方法で実現してください。また、スキップされた時は自動処理を実行したくない場合にも有効です。

 

2019年5月22日水曜日

アドレス帳のプロフィール欄を充実することで社内コミュニケーションをもっと円滑にする方法

組織内のコミュニケーション手段として電話やメールは欠かせませんが、普段関わりを持たない部署外の人の連絡先を確認する際、会社で一元的に管理されているアドレス帳があると大変便利です。
弊社が提供するGluegent Apps 共有アドレス帳は、組織で扱うアドレス情報を一元的に管理・利用することができるクラウド電話帳です。現在G Suite、Office 365を導入されている企業でご利用いただいております。
今回は、この共有アドレス帳で様々なプロフィール情報のカスタマイズ方法とその活用例についてご紹介します。

共有アドレス帳でプロフィール欄をカスタマイズする方法

共有アドレス帳で表示するプロフィール情報はユーザや組織を選択した際に表示します。何も設定していない場合は下記の図の通り、氏名、メールアドレス、所属グループしか表示しません。

このままでも必要最低限の情報は確認できるものの、せっかくなのでこのプロフィール欄に様々な情報を掲載してみましょう。
共有アドレス帳におけるプロフィール情報は「オーダーシート」というファイルを使ってカスタマイズします。オーダーシートとは、Gluegent Apps/Flowで扱うアカウント・グループを表示するためのグループプラウザをカスタマイズするためのものです。このファイルを編集することで、アカウント・組織の並び順やプロフィール情報のカスタマイズが行なえます。プロフィール欄のカスタマイズは至ってシンプルで、増やしたい属性の項目名を1行目に指定し、アカウントごとにその値を指定するだけです。 オーダーシートは連携先サービス毎に指定可能なファイルが異なります。


  • G Suite:スプレッドシート または CSVファイル
  • Office 365:CSVファイル


  • 以下からG Suiteのスプレッドシートによるプロフィール情報のカスタマイズをご紹介します。 

    <1. オーダーシートに対するプロフィール情報の編集>
    1. 新規のオーダシートを用意し、A列にメールアドレス(email)、B列に氏名(name)を記入します。
    2. メールアドレス毎に追加したい属性情報を追記します。

    オーダーシートの準備が完了したら、このファイルを以下の手順に従って共有アドレス帳に取り込みます。

    <2. オーダーシートの取込>
    1. 管理者権限を持つユーザで共有アドレス帳にアクセスし、右上のギアマーク>ドメイン設定を選択します。
    2. 表示したドメイン設定画面の「現在有効なオーダーシート」欄に上記で準備したオーダーシートを指定します。
    3. 「グループキャッシュ」欄の開始時刻設定を直近の時刻に変更します。
    4. しばらく待ち、グループキャッシュの実行結果を確認の上、処理状態が「成功」となっていることを確認します。


    上記の手順まで全て完了したら、共有アドレス帳を開き、プロフィール情報が追加されていることを確認しましょう。

    プロフィール情報の活用例

     上記のように共有アドレス帳のプロフィール情報をカスタマイズしておくことのメリットを以下にご紹介します。これにより、社内のコミュニケーションがより円滑になるでしょう。
    • 様々な属性情報で社内検索し、人材を発掘する
      • 共有アドレス帳の検索対象はメールアドレス・氏名の他にプロフィール情報も含んでいます。例えば、プロフィール情報として趣味を指定しておけば同好会やサークルを立ち上げる際に役立ちますし、ビジネスであれば「担当業務」「専門領域」「経験プロジェクト」等の情報があれば、新規プロジェクトに適した人材候補を探す、というような使い方も可能です。

    • 電話番号によるコミュニケーションをより便利に
      • 共有アドレス帳のプロフィール情報に電話番号があれば、モバイルアプリのプロフィール画面から電話をかけられます。
        また、2019/05/22現在はiOS版のみの機能となりますが、着信時にその端末の連絡先として登録されていない番号でも、共有アドレス帳のプロフィール情報として存在する番号であれば相手の名前が着信画面に表示できます。

    いかがでしょうか。共有アドレス帳のプロフィール情報がカスタマイズ方法とそれによる活用方法やメリットもお分かりいただけたかと思います。
    ご興味を持たれた方はぜひ弊社サイトからお問い合わせください。


       Gluegent Apps 共有アドレス帳

    2019年5月15日水曜日

    「パスワードの定期的変更」に関する認識を改めましょう

    マイクロソフトが、パスワードの定期的な変更に関するポリシーを変更するというニュースが話題になっています。以前の記事(パスワードの定期的な変更が不要とされたことの意味とは?)でも、同様の問題について触れましたが、マイクロソフトがこのポイントに触れたことは、大きな意味があると思います。今回は、その内容について見てみます。


    セキュリティ・ベースラインから「定期的なパスワード変更の強制」を削除

    マイクロソフトは、Windows 10のv1903のアップデートの「ドラフト」として、以下の記事を公開しています。

    Security baseline (DRAFT) for Windows 10 v1903 and Windows Server v1903

    ここで、触れられているアップデート内容は複数ありますが、注目されている点は、

    Dropping the password-expiration policies that require periodic password changes.

    のところです。記事中では、この点について、特に、詳細を記述しています。要点をまとめると、以下のようになります。

    • パスワードのみでセキュリティを確保するのは難しい。
    • 人間がパスワードを作ると、推測可能なものや、短いものになりやすい。長いものを強制されると書き留めて、無意味なものにしてしまう。
    • 最近の研究では、パスワードの有効期限ポリシーなどの「慣行」の効果が疑問視されている。「慣行」の代わりに、禁止パスワードリストや多要素認証がある。
    • パスワードによる保護以外の手段を講じている場合は、パスワードの定期的変更こそが問題を引き起こす原因になり得る。
    • ベースラインに「パスワードの定期的な変更」を含んでしまっていると、他の有効な対策を講じているにも関わらず、「ベースラインからの乖離がある」ということにより、セキュリティの評価値が低く判定されてしまう場合がある。
    さらに、簡単にまとめると、「昔からパスワードは定期的に変更するものとされてきたけど、人間に変更させる時点で意味がないから、パスワード以外の方法も合わせて、セキュアにしよう。そして、ベースラインに、それを入れておくと、かえって危ないから外すことにする。」となるでしょうか。

    パスワード変更を利用者任せにすることのリスク

    冒頭でふれた以前の記事(パスワードの定期的な変更が不要とされたことの意味とは?)は、総務省が公開したセキュリティ情報が、「定期的な変更を強いるのは危ない」としたことについて触れました。今回のマイクロソフトの変更も、同様の立ち位置です。広く使われているOSのベンダとして現実的な対応をしたと言えるでしょう。
    どちらも、パスワード変更を利用者任せにすることのリスクと、定期的にそれを強いることで返って危険になると指摘しています。パスワードが漏れたのでもなければ、変更する必要はなく、利用者に頻繁に変更させることで、弱いパスワードを利用する傾向が高まり、結果として、リスクが高まります。

    パスワード以外の要素も含めることで、セキュリティを強化

    ID/パスワードによる認証は依然として、認証処理の中心と言えますが、現在は、その他の要素による認証も多く提供されています。これらを複数組み合わせることで、セキュリティリスクを軽減し、安全を確保することができます。
    G Suiteや、Office 365などをはじめとした、多くのクラウドサービスでは、それ単体で、パスワード認証だけでなく、二段階認証を提供しており、パスワードのみでの脆弱性を補完するものです。ただ、複数のクラウドサービスを使うことが多いとそれぞれの認証が異なり、より複雑となって、利用者の利便性を損ないます。セキュリティの高さを確保できたとしても、利用者が利用しにくいのは、問題です。
    弊社が提供するGluegent Gateは、パスワードだけでなく、複数の要素による認証をサポートしています。さらに、Gluegent Gateは、複数のクラウドサービスを統合管理し、SSOを提供しますので、複数のサービスを利用する場合にも、ユーザの利便性を損なうことなく、高いセキュリティを確保することができます。

    「これまでそうだった」に安心せずに、セキュリティ対策を見直す

    総務省やマイクロソフトの姿勢の変化は、ユーザの行動に直接関わり分かりやすい事例ですが、これまで当たり前として取られてきたセキュリティ対策が実はそれほど効果がないことが分かったり、時代の流れに伴い、意味を失っていくということがあります。その効果について考えもせずに、「これまでこうだったから」という理由だけで適用し続けることが危険であるということを再認識しましょう。セキュリティ対策は、永続的にこれで100%安全ということはありません。常にその効果について検討、確認し、必要に応じて更新していくことが必要です。

       Gluegent Gate

    2019年5月8日水曜日

    Gluegent Flow活用例:ワークフローの添付ファイルをG Suite上で共有するには?(2019年版)

    G Suite(旧Google Apps)は社内共有・コラボレーションを加速させることができるクラウド型グループウェアです。 例えば、その機能の1つである「Google ドライブ」は、ファイル共有・管理をクラウド上で行うことができ、PCやモバイル端末から自由に閲覧・検索が行えます。 そんな便利なGoogle ドライブに、ワークフロー申請時の添付ファイルをアップロードするにはどうすれば良いか?、というご質問をよく伺います。もちろん、申請と同時に手でGoogle ドライブにアップロードすることもできますが、アップロードのし忘れや間違ったファイルをアップロードしてしまう等、運用時のトラブルが発生しやすくなります。

    今回は、クラウド型ワークフローであるGluegent Flowを利用し、ワークフロー申請時の添付ファイルをGoogle ドライブに自動的にアップロードする方法と、そのメリットについてご説明します。

    ワークフローの添付ファイルをGoogle ドライブで扱えるようにする方法

    ワークフローの添付ファイルをGoogle ドライブにアップロードするためには、Gluegent Flowに備わっている「添付ファイルアップロード自動処理」を利用します。
    設定内容は以下の通りです。

    • 入力フォーム項目として、「添付ファイル」項目を追加する
    • ユーザが申請時の入力フォームから添付ファイルを指定できるように添付ファイルを指定するための項目を追加します。

    • 経路の自動処理として「添付ファイルアップロード自動処理」を追加・設定する
    • 添付ファイルをGoogle ドライブへアップロードするための自動処理機能を設定します。 この設定画面で入力フォーム項目に追加した「添付ファイル」項目を指定します。 アップロード先として、特定フォルダ配下を指定することができます。 また、新たにフォルダを作成し、その下に添付ファイルをアップロードすることも可能です。
      設定例はスクリーンショットをご覧ください。
      ここではタスク番号と作成者名をハイフンで連結したフォルダ名に添付ファイルをアップロードするようにしています。
      以上の設定内容を踏まえた申請モデル「経費精算申請」を作ってみました。サンプル画面は以下の通りです。

      この申請画面では、旅費・宿泊費等の経費を入力し、領収書が必要な経費についてはその写真データをファイルとして添付した上で申請します。
      その後、上司の承認が終わった段階でGoogle ドライブへ領収書イメージファイルを自動処理設定画面で指定したフォルダ配下へアップロードします。実際にドライブへアップロードした結果が以下となります。
      申請画面で添付したファイルがGoogle ドライブの所定の場所にアップロードされていることがお分かりいただけると思います。

    添付ファイルアップロードを利用するメリット

    Gluegent Flowの自動処理により添付ファイルをGoogle ドライブへアップロードすることで以下のメリットを享受できます。

    • Google ドライブで添付ファイルを管理できるようになることで検索が一元的に行えるようになる
      • 通常、ワークフローに添付されたファイルは保存先がG Suiteと異なるため、個別検索となりますが、Google ドライブにアップロードできることでGoogle ドライブの検索インターフェースから一元的に検索できるようになります。
    • 添付ファイルへのアクセスや二次利用が容易になる
      • わざわざGluegent Flowのタスクを開き、添付ファイルにアクセスすることなく、Google ドライブからまとめてアクセスできます。また、二次利用も簡単になります。
    • 添付ファイルがダウンロード不要になる
      • 今回はアップロードのみをご紹介しましたが、種別が「ドライブ」の入力フォームを作成し自動処理設定画面の「ドライブ項目名」でこの入力フォームを選択すると、ドライブにアップロードされたファイルのリンクが自動的に設定されます。承認経路ではファイルをダウンロードせず、この入力フォームを参照することも可能です。

    以上、Gluegent Flowの自動処理を利用することでGoogle ドライブを活用するための方法をご紹介しました。 ワークフローに添付したファイルは、ワークフロー内でのみ参照できるケースが多いですが、Gluegent Flowを利用すれば、Google ドライブが持つファイル共有機能を活用することで、社内共有や検索が容易に行えるようになります。なお、Gluegent Flowでは添付ファイルとして、Google ドライブ上のドキュメント/スプレッドシート等のファイルも指定可能です。
    ご興味がある方は弊社ホームページから是非お問い合わせください。