2019年3月20日水曜日

セキュリティに意識的になって、安全にサービスを使いましょう

便利な機能を謳うクラウドサービスが、どんどんリリースされ、ビジネスの場においても、広く使われていますが、便利な機能にばかり気を取られて、セキュリティについての理解や認識があいまいであることもあるようです。今回は、セキュリティについて、その意味を再考してみます。



「安全に」サービスを使う

一口に「セキュリティ」と言っても、その意味することは多岐にわたりますが、ここでは、「クラウドサービスを使って、企業活動を安全に行うこと」といった側面で見てみます。
「安全に」とはどういう意味でしょうか。まず、考えられるリスクを挙げてみます。

  • 情報が漏洩する(機密性が損なわれる)
  • 情報が消去・改ざんされる(完全性が損なわれる)
  • 情報が利用できなくなる(可用性が損なわれる)

これらのリスクが顕在しないことが、安全にサービスが利用できるという状態です。

クラウド以前とクラウド以後

当然ながら、これらの対策はクラウドサービスが提供される以前にも最重要な要件として実現されていました。重要な情報資産を漏洩から守るために、物理的あるいはネットワーク的にインターネットから分離したりする等です。また、情報が失われないようにハードウェアを冗長化したり、バックアップを取り、DR/BCPについての計画を策定していたりもしていました。
クラウドサービスが提供されるようになって、これらの対策が不要になったわけではなく、自前でやらなくても良くなっただけです。クラウドサービス・プロバイダは、これらの要件を満たすために、より大規模なリソースを使って、高度なレベルで実現しています。
つまり、クラウドサービスを購入するということは、そのサービスの主機能とそれをセキュアに利用する仕組みを購入しているということになります。

セキュリティ要件について意識的に見直しましょう

クラウドサービスを選定する時には、その主機能が要件を満たすか検討することが当然ですが、セキュリティ要件も、依然として重要なポイントです。「データがどこにあるか分からないから」とか、「サービス・プロバイダがデータを覗いているかも」といった、『漠然とした不安』を感じているのは問題です。また、反対に「最新のサービスだから安心」とか、「大きな企業が提供してるから大丈夫」といった『盲目的な思い込み』で安心してしまうのも問題です。
セキュリティ要件は、各組織で、その重点ポイントが異なります。自分の組織がどのようなポイントについて、どのレベルを求めているのかについて、意識的になる必要があります。

機密性はユーザによって容易に損なわれます

「可用性」や「完全性」は、クラウドサービス・プロバイダがその責任を負う部分が大きい要素ですが、「機密性」については、プロバイダが高いレベルを提供したとしても、ユーザの使い方が適切でなければ容易に損なわれます。例えば、

  • 短すぎるパスワードを許している
  • 複数人にアカウントが共有されていて、どこからでもアクセスできる
  • 個人で利用するサービスとパスワードが同一である

という運用が許容されている場合、不正アクセスが起こる可能性が高まります。
また、多くのクラウドサービスを利用している場合に、アカウントの適切な管理が出来ていないと、意図しない人に意図しない情報が閲覧可能になっていたり、退職者のアカウントが有効なままになってしまうといった事故が起こりやすくなります。

機密性を確保するサービス

クラウドサービスには、機密性を確保することを目的としたサービスがあります。弊社が提供する「Gluegent Gate」は、各種クラウドサービスに対して、


  • IPアドレスや端末認証、証明書認証によるアクセス制御
  • アカウントの統合管理
  • シングルサインオン

の機能を提供します。「機密性」は、ユーザの利便性に引きづられて、ゆるくなりがちですが、Gluegent Gateは、利便性を確保した上で、高い機密性を維持することが可能です。

セキュリティ要件を明確にして、安全にサービスを利用しましょう

セキュリティの確保は、ここまでやれば、永続的に絶対安心という性質のものではなく、常に十分かどうかを確認し続ける必要があります。ただ、自分の組織が求める要件を明確にしなければ、それもままなりません。まずは、セキュリティについて、「意識的」になることで、自ずと明確になってきます。その上で適切な対策を取り、安全にサービスを利用することをお薦めします。


   Gluegent Gate

2019年3月13日水曜日

お客様の熱い想いが機能充実に繋がります。ぜひご要望をお寄せください。

弊社のサービスはご提供開始以来、たくさんのそして様々な業種のお客様にご利用いただいております。現在の各サービスの機能は弊社コンセプトに基づくものの他、たくさんのお客様からのお声によって拡充されたものも存在します。今回は各サービスの機能の中から、お客様の声によって実現した機能をいくつかご紹介しましょう。

◯共有アドレス帳・グループスケジューラ・Gluegent Flow共通

「ルートグループをたくさん登録できるようにしてほしい」
ルートグループは3件まで登録可能でした。多くのお客様が1つか2つで事足りていたのですが、本社・支社だけでなく、グループ会社数社を束ねるため、ルートグループが足りないというご要望をいただきました。そこで、3件から10件に増やしました。

 共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

「グループ選択パネルでグループのチェックボックスを表示させないでほしい」
共有アドレス帳はメールで宛先を指定するときに便利なのですが、グループにチェックボックスが表示されているため、グループのチェックボックスをオンにして宛先に指定してしまうセキュリティ事故が多発してしまうというお客様がいらっしゃいました。そこで、オーダーシートで設定値<selectable>を追加し、「no」と入力されているグループのチェックボックスを表示させない対応を行いました。
共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

「グループ選択パネルで氏名を日英両方表記してほしい」
グローバルな企業では国内では漢字で、海外ではローマ字表記で仕事をしているので、共有アドレス帳でも漢字の氏名とローマ字の氏名両方を一度に表記してほしいというご要望をいただきました。そこで、オーダーシートで設定値exnameを追加し、ここに複数行入力いただくことで両方の表記を実現しました。
共有アドレス帳のリリース情報
 グループスケジューラのリリース情報
 Gluegent Flowのリリース情報

◯共有アドレス帳
「スマートフォンで共有アドレス帳から電話がかかられるようにしてほしい」
スマートフォン版共有アドレス帳をリリースしてから多くいただくご要望にお答えし、共有アドレス帳のプロフィール欄に表示された電話番号に電話がかけられるようにしました。
共有アドレス帳のリリース情報
また、共有アドレス帳に登録されている人から電話がかかってきたときには着信表示で誰からの着信かをわかるようにしました。
共有アドレス帳のリリース情報
 電話したことがない相手とも、スマートに通話できます

◯グループスケジューラ
「いつも予定を見るメンバーは1パターンじゃない」
グループスケジューラのカレンダーパネルに表示させるメンバーはいつも同じ部署のメンバーだけとは限らない、同じ部署のAさん、Bさん、Cさんの予定を見たいときもあるし、業務で関係しているDさん、Eさん、Fさんの予定を見たいときもあるので、両方を簡単に切り替えられるようにしてほしいというご要望から産まれた、カレンダーパネルのタブ切り替えという機能を実装しました。
グループスケジューラのリリース情報

「カレンダーパネルのメンバーの順番を簡単に入れ替えたい」
カレンダーパネルに表示されているメンバーの並び順は、グループ選択パネルの選択順でした。そのため、カレンダーパネルに新しく追加した人を一番上にしたい場合は、一度全員をカレンダーパネルから削除して、上から1人ずつ選択し直してもらっていました。それはあまりにも時間がかかるということで、メンバーをドラッグ&ドロップで移動できる機能を実装しました。
グループスケジューラのリリース情報

いかがでしたでしょうか。今回はほんの一部ですが、お客様のお声により、実装された機能はまだまだたくさんあります。こんな機能がほしいな!きっとこうすればもっと便利になるはず!というご意見、ご要望を弊社サポートへお寄せください。お待ちしております。

※お客様から頂戴したご要望は全て実現可否を検討いたしますが、技術的な課題や他のユーザーへの影響により対応できない場合がありますのでご了承ください。

 
 
 

2019年3月6日水曜日

スマートフォンで簡単メールアドレス入力!Gluegent Apps 共有アドレス帳

現在、ビジネス上のコミュニケーション手段としてSNSやチャットが注目され始めていますが、今でも主流はメールではないでしょうか。メールの場合、宛先でのメールアドレス入力が必須ですが、この入力作業をスマートフォンの小さいキーボードで行うのが苦手な人も多いのではないでしょうか。また専用のアドレス帳アプリで送信先のメールアドレスをコピーし、メールアプリに切り替えてコピペ・・という煩わしい作業のせいでストレスを感じている方もいらっしゃるかと思います。
そんな方にぜひともご紹介したいのがGluegent Apps 共有アドレス帳です。このサービスではモバイルアプリも提供しており、このアプリに備わっているキーボード機能を利用すれば、スマートフォンでのメールアドレス入力を省力化し、円滑にコミュニケーションがとれるようになります。
今回は、iOS版モバイルアプリを題材に、キーボード機能を使ったスマートフォンでの効率的なメールアドレス入力方法についてご紹介します。

スマートフォンでのメールアドレス入力に関する課題とは

まずスマートフォンからメールアドレスを直接入力する場合の課題を挙げてみます。
  • 小さいキーボードからのメールアドレスが入力しづらい
    • パソコンであれば簡単に入力できることでも、画面の小さいスマートフォンのキーボードからでは入力が大変です。
  • メール誤送信のリスクが高まる
    • 入力ミスも起こりやすく、気をつけておかないとメール送信時に間違った宛先を入力してしまい、メールを誤送信してしまうリスクが高まります。
  • アドレス帳アプリを利用することによるアプリ切替操作が煩わしい
    • アドレス帳アプリで探した人のメールアドレスをコピー後、メールアプリにペーストするといったアプリ切替操作が発生しがちです。
外出先からスマートフォンでメールを送信する場合、メールアドレスの入力がスムーズにできず、ストレスを感じる方も多いのではないでしょうか。

Gluegent Apps 共有アドレス帳 キーボード機能

上記の課題を解決するのが、Gluegent Apps 共有アドレス帳のモバイルアプリに備わっているキーボード機能です。このモバイルアプリは一般的なアドレス帳形式のアプリの他にキーボードエリアに組織アドレス帳を表示する機能も提供しています。このキーボード機能を利用することで、上記の課題を解決することができます。
  • 2タップによる簡単入力
    • キーボードエリアで該当メールアドレスを選択・入力することで簡単にアドレス入力できます
  • メール誤送信防止が可能
    • 登録済メールアドレスを選択し入力するため、誤ったメールアドレス宛にメール送信するリスクが無くなります
  • キーボードエリアがアドレス帳であるため、他アプリとの切替操作が不要
    • アドレス帳およびメールアプリ間での切替をすることなく、効率的にメールアドレスを入力できます。

共有アドレス帳 キーボード機能の利用方法

ここからはiOS版Gluegent Apps 共有アドレス帳でキーボード機能を利用方法をご説明します。
まず、以下のインストール・設定作業が完了しているものとします。

<前提>
  • 「Gluegent モバイル共有アドレス帳」アプリのインストール
  • アプリ初期設定(ご利用ドメインの認証が完了していること)

iOSの仕様上、サードパーティ製のキーボードアプリを有効にするためには以下の設定作業が必要となります。

<キーボード表示のための準備作業>
  1. ホーム画面から「設定」を選択します
  2. 設定一覧から一般>キーボードを選択します
  3. キーボード一覧から「keyboard-共有アドレス帳」を選択します

  4. 「フルアクセスを許可」で有効にします。この際、メッセージが表示されるので「許可」を選択します。



この作業により共有アドレス帳キーボードが表示できるようになりましたので、実際に表示してみましょう。
以降、Gmailアプリ上での操作を前提に説明を進めます。

共有アドレス帳キーボードを表示するには、入力位置にカーソルを持っていき、地球儀アイコンをタップし、キーボードを共有アドレス帳に切り替えます。すると以下のように共有アドレス帳が表示されます。

キーボードエリアの初期表示ではルートグループである組織およびマイグループを表示していますので、送信先となる対象者を組織階層を辿りながら探していきます。見つけたら対象者名の上でタップします。するとチェックマークが付きますので下部の「入力」をタップします。


表示中のアプリのカーソル箇所に選択したメールアドレスが挿入されます。

問題なければ右下の改行アイコンをタップすることで確定します。


複数のメールアドレスを入力したい場合は、メールアドレスの挿入毎に「カンマ」アイコンからカンマを挿入することで一括挿入も可能です。
また、上記ではメール送信を例にしていますが、G Suiteユーザの場合、カレンダーアプリで新規予定の参加者メンバー追加や、ドライブアプリでファイル共有先に指定したりする場面でもキーボード機能で効率的にメールアドレスの指定が可能です。

いかがだったでしょうか。スマートフォンでのメールアドレス入力を頻繁に行っている方は特にこのキーボード機能による省力化・効率性を実感していただけると思います。なお、本記事ではiOS版をご紹介しましたが、Android版でもキーボード機能をお使いいただけます。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

   Gluegent Apps 共有アドレス帳

2019年2月27日水曜日

業務時間を圧迫する「定型業務」は、「ワークフロー」化して、定時で帰りましょう

日々の業務の中で、定型的な処理や仕事はどのくらいの比率を占めるでしょうか。定型的な仕事の多くは、その構造や関係者などを整理することで、「ワークフロー」としてモデル化することができます。今回は、「定型業務のワークフロー化」について、考えてみましょう。「定型業務」を「ワークフロー」化して業務を効率化することで、毎日定時で帰ることも夢ではありません。

定型業務とは

ビジネスの場において、「業務」を「定型業務」と「非定型業務」の2つに分けて考えてみましょう。出社して、メールをチェックすると、商品の追加発注や、在庫の確認、商品に関する問い合わせなど、多くの要対応の「業務」があります。これらの業務は、従業員や取引先などの関係者との連絡や調整などを経て、結果的に成果を出して、価値を生むことになります。
ただ、個別の判断が必要で、判断の結果によっては、対応が大きく異なる業務もあれば、決められた手順で決められた通りの作業を行う業務もあります。ここでは、前者を「非定型業務」とし、後者を「定型業務」としましょう。
「非定型業務」は、これまでに聞いたことがないようなお客様の要望に対して、豊かな経験を基にして、独自の判断や、コネクションを駆使し、最適な提案をまとめるといった、その都度、「高度な判断」が必要となるような業務です。
一方、「定型業務」は、いわば「いつも変わらない仕事」です。例えば得意先A社から、商品Xを100個受注するというような業務で、その都度「高度な判断」は必要としません。業務の構造(商品が注文され、それに従って納品する)は変わらず、構造に当てはめられるパラメータ(注文主や、商品名、数、納品先など)が変わるのみです。
可能な限り「非定型」な業務を整理し、「定型化」するということは、業務の効率化、高収益化の大きな手段の一つと言えます。「定型化」することで、ミスも減りますし、経験豊富な人材を揃えなくても良くなります。

定型業務のワークフロー化

「ワークフロー」とは、仕事の一連の流れを定義し、手続きを再現可能な「モデル」としてまとめることや、まとめられた「モデル」のことを指します。業務は、前述した「定型業務」も「非定型業務」も一定のレベルでワークフローとしてまとめることは可能ですが、「非定型」の場合は、条件分岐が多くなったり、多重化したり、手続きとしてまとめられるほど粒度を落とせないために、ワークフローとしてまとめる意味がないほどに一般化されてしまうことがあります。
一方で、「定型業務」は、ワークフローとして構造をまとめることが容易です。手続きが決まりきっていて、決まっていないのは、数量等のパラメータのみです。ワークフローとして整理して、纏められた業務は、豊富な経験や特別な技術がなくとも、一定の手順を実行可能であれば、誰でも再現可能な業務となります。高度な判断が求められることがないため、事故も起きません。

ワークフローの電子化・クラウド化

「定型業務」を「ワークフロー」としてとらえるというような大仰なことを言わずとも、多くの企業では、実践されているものと思います。ただ、定型業務として、一枚の手順書にまとめられていることを毎日手作業で実施したり、必要なパラメータを並べた「帳票」にペンで記入し、次の処理担当の机に回すというような、処理の方法を取っている場合もあるでしょう。関係者で「紙」を回して、ハンコを押して、処理をすすめるという方法は、環境によっては最適化された方法かも知れません。
かつてはシステム化するにはコストがかかりすぎたり、そもそもシステム化のための担当者がいない等の問題もありました。
しかし、現代ではクラウドサービスの登場により、低コストで簡単に紙を電子化させることができるようになっていますので、定型業務に関しては紙を排し、電子化・クラウド化することが、より適していると言えるでしょう。

クラウド化されたワークフローのメリット

ワークフローが電子化・クラウド化されることのメリットは、紙がなくなるというだけではありません。利用される環境によるところもありますが、一般的に考えて以下のようなメリットが得られます。

  • 処理・手続きが高速化され、業務全体がスピードアップする
  • 机で紙にハンコを押す必要がないため、スマートフォンなどを使って、どこでも処理できる。
  • パラメータとして入力される値をシステムでチェックできるため、不正な値が入らないようにできる
  • パラメータとして入力される値として、最新のマスタ情報を参照することができる
  • 処理全体や、処理結果を記録することができる
  • 記録された処理結果を分析することが容易になり、業務の改善を見込める

グルージェントでは、クラウド上で稼働し、いつでもどこでも処理可能な、本格ワークフローシステム「Gluegent Flow」を提供しています。Gluegent Flowは、上に挙げた利点はもちろん、テンプレートをつかった迅速な現場投入や、柔軟なフォーム設計など、多くの便利な機能を備えています。もちろんクラウドサービスですから、働き方改革でリモートワークを導入する際にも便利にご利用いただけます。
毎日決まりきった作業に時間を取られている方、帳票の束が机に積まれて決裁が滞っている方、ぜひ、Gluegent Flowをご検討ください。

2019年2月20日水曜日

Gluegent Flowのタスク番号を申請書内に表示するためのちょっとしたテクニック

Gluegent Flowをお使いのお客様からよくいただくご質問に「申請したあと、画面上にタスク番号(自動採番される番号)を表示したい」というものがあります。
基本的には表示されないものなのですが、実は、簡単に表示させることができます。
今回はタスク番号を画面に表示させる方法をご紹介します。

◯フォームレイアウトを使っている場合

GoogleドキュメントやHTMLレイアウトエディターを使って入力フォームの配置を紙の申請書のように配置している場合は、レイアウト内に${タスク番号}を入力するだけでOKです。
試しに「テンプレート一覧」で「0101_氏名変更届」をコピーしてください。
コピーアイコンをクリックするとカテゴリ未設定のところに新しいモデルが作成されます。
作成されたモデルを開いてみましょう。「入力フォーム」の「フォーム全体の設定」をクリックします。更に「HTMLレイアウト」をクリックします。
HTMLレイアウトエディターが開きます。ここに「${タスク番号}」と入力されています。
これだけで、申請後、自動的にタスク番号が表示されます。入力フォームに新しいフォームを追加する必要はありません。

◯フォームレイアウトを使っていない場合
フォームレイアウトで「デフォルトのレイアウト」を使っている場合は自動処理を使います。
先程のテンプレートを例にご紹介しましょう。
まず、任意の入力フォームを追加します。タイプは「単行テキスト」で名前は今回は「番号」とします。経路ごとの表示・編集設定は全ての経路で「表示」とします。
続いて、経路をクリックします。
申請の経路の「自動処理設定」をクリックし、申請の「+」をクリックします。
「入力フォームアップデート」自動処理の「+」をクリックします。
更新対象項目名で上記で作成した「番号」を選択し、更新内容に「${タスク番号}」を入力します。
あとは、OKをクリックして、モデルを保存すればOKです。

いかがでしたでしょうか。意外と簡単だったのではないでしょうか。プレースホルダーや自動処理を使うと、これ以外にもいろいろなことができます。他の記事でもご紹介していきますので、どうぞお楽しみに!

 

2019年2月14日木曜日

パスワードの使い回し、そろそろやめませんか?〜Gluegent Gateで簡単SSO〜

現在、我々の身の回りには大変便利なクラウドサービスを使う機会が増えています。そのため、複数のクラウドサービスを利用している方も多いのではないでしょうか。その場合に課題となるのがパスワード管理です。
今回は、複数のクラウドサービスでパスワードを使い回すリスクと、その対応策としてGluegnet Gateを利用することでアクセスセキュリティをどうやって確保できるかご紹介します。


パスワードを使い回すことのリスクとは

クラウドサービスの利用ではアカウント発行として、パスワードも必要となります。利用サービスが1つだけなら問題ないでしょうが、複数のサービスを利用することになってくると話が変わってきます。会社のシステム管理者としては、利用サービス毎にパスワードを変えてセキュリティを確保するように指導していたとしても、利用者は「パスワードを忘れてしまい、ログインできなくなるのではないか・・・」という不安がよぎる人も多いため、同じパスワードを使い回しているケースも多いのではないでしょうか。

実際にトレンドマイクロ社の「パスワードの利用実態調査 2017」ではパスワードを使い回している利用者が8割を超えている結果も出ています。
 (出典:トレンドマイクロ、「パスワードの利用実態調査2017」

パスワードの使い回しはユーザ本人にとってみれば忘れるリスクも少なく、運用しやすいものである一方で、非常にリスクが高く、大変な事態を引き起こしかねません。

数多くのクラウドサービスは世界中のサイバー攻撃にさらされています。攻撃者は様々な手段を講じて、システムの脆弱性を突いたり、ウイルス感染を通じてサービスが保有する情報を盗み出し、不正アクセスを試みます。昨年もそのような攻撃により、様々なサービスで情報漏洩が発生してしまいました。この漏洩によりあるサービスのアカウントリストを攻撃者が入手した場合、そのアカウント情報を他のサービスに対してログインできるか試します。このとき、もしパスワードが使い回されていると、他サービスへも簡単に本人になりすましてログインできてしまいます。その結果、様々な不正利用や機密情報の持ち出し等によって被害を受けることになるでしょう。

シングルサインオン、多要素認証によりセキュリティリスクを解消する

パスワードの使い回しによる問題は前述の通りですが、どのように対処すべきでしょうか。その1つとしてシングルサインオンの導入が挙げられます。
シングルサインオンとは、複数のシステムやサービス毎に個別ログインするのではなく、1回の認証手続きが終われば、複数のシステム・サービスへの自動ログインが可能となる機能です。このシングルサインオンを利用するために必要な標準規格としてSAML(Security Assertion Markup Language)がありますが、現在のクラウドサービスのほとんどがこのSAMLに対応しており、シングルサインオンも実現可能です。 そのため、認証部分を受け持つ認証サービスと、現在利用しているクラウドサービスとSAML連携することでシングルサインオンができるようになれば、利用者は個々のサービス毎にパスワードを覚えることはなくなります。
これに加え、ワンタイムパスワード等の多要素認証を組み合わせることでよりセキュリティを高めることができます。

Gluegent Gateで安全・快適を実現する

弊社のサービス、Gluegent Gateは、シングルサインオンや多要素認証機能を提供します。多要素認証としてはワンタイムパスワード、証明書認証等、様々な認証方式を組み合わせて利用することが可能です。また、端末、ネットワーク、時間帯等によるアクセス制御もできますので、複数のクラウドサービスを便利に使いつつ、セキュアな利用環境を実現できます。


セキュリティと実用を考慮したパスワード管理は中々難しい上、ユーザに徹底させることも管理者としては悩ましい課題かと思います。 Gluegent Gateを導入することで、パスワードを使い回す際に発生するリスクを抑えることもできますし、よりセキュリティを高めて利用することが可能となります。 クラウドの利便性を確保しながら、セキュリティ確保を目指したい方は、ぜひ弊社のGluegent Gateをお試しください。


   Gluegent Gate

2019年2月6日水曜日

電話したことがない相手とも、スマートに通話できます

スマートフォンは今や、音声による通話はもちろん、メールやチャットにより、様々なシーンでスムーズなコミュニケーションをとるために欠かせない存在となっています。ビジネスシーンにおいては、コミュニケーションをより迅速にとれるかどうか、また、それにつながる意思決定が迅速にできるかどうかが、成功の鍵となります。
そのようなモバイル環境でのコミュニケーションを強力に支援するサービス、Gluegent Apps 共有アドレス帳について、以下の記事でご紹介しました。

スマホでも自由自在!Gluegent の組織・共有アドレス帳

この度さらに便利な機能が追加されていますので、ご紹介いたします。

共有アドレス帳から発信できます

共有アドレス帳では、プロフィールに独自項目を定義することができます。この独自項目に電話番号が定義されている場合、その番号をタップすると、電話の発信ができます。
共有アドレス帳のメリットは、組織でメンテナンスされている最新の連絡先情報をモバイル端末でも参照できることです。また、その端末で電話をかけたことがない相手でも、階層構造や、検索によってすぐに見つけることができます。出先で、メールボックスの中から、電話番号を探すというような無駄な時間がなくなり、スマートに通話することができます。

連絡先からの着信を表示します

共有アドレス帳は、発信だけでなく、着信した際にも、メリットがあります。通常、着信した相手が、その端末の連絡先として登録されていない場合には、電話番号だけ表示されるため、相手が誰なのかわかりません。しかし、共有アドレス帳のプロフィールに電話番号が登録されている場合には、着信画面に、相手の名前が表示されます。

BYODでも活躍します

BYODのスマートフォンを利用している組織も多いと思います。そのような端末では、個人の連絡先と仕事の連絡先が混じってしまうことになります。その端末の発信履歴や着信履歴を使うと、誤った連絡をしてしまう可能性もありますが、通話の管理も共有アドレス帳を利用することにすれば、常に正しい連絡先を知ることができますし、個人の連絡先への電話なのか、仕事での連絡なのか、一目瞭然です。

通話も組織で管理

いかがでしょうか。通話は決まった人としかしないという仕事のスタイルもあるかも知れません。ただ、そのようなスタイルであっても、思いがけず、普段通話しない相手に電話をかけなければいけないこともあります。普段は、メールやチャットでやり取りしていても、すぐに電話しなければいけない場合もあります。組織で適切に連絡先情報が管理されていれば、そのような場面でも、スムーズにコミュニケーションをとることができます。
電話でのコミュニケーションが多い方、ぜひ、ご検討ください。

   Gluegent Apps 共有アドレス帳

2019年2月4日月曜日

【モバイル版共有アドレス帳】12月/1月のまとめ

12月と1月のGluegentシリーズのリリースや、各種情報のまとめです。



ドメイン認証画面が変わりました

Gluegent Flow、Gluegent Apps 共有アドレス帳、Gluegent Apps グループスケジューラのドメイン認証画面が変わりました。ログインセッションが切れた場合、ログアウトした場合に、表示される画面が変更されていますので、ご注意ください。
各リリースでは、その他の変更や修正を含みます。

Gluegent Flow リリースのお知らせ(2018/12/12)
Gluegent Apps 共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2018/12/13)
Gluegent Apps グループスケジューラ リリースのお知らせ(2018/12/06)

モバイル版共有アドレス帳に関するお知らせ

iOS版共有アドレス帳の動作要件が変更になりました。以下の情報をご確認ください。
【重要】iOS版共有アドレス帳を利用できるiOSのバージョンが11以降になります
また、以下のお知らせの通り、iOS / Android 双方のモバイル版共有アドレス帳のリリースをお知らせしておりましたが、Android版のリリースを延期しております。
iOS / Android 版共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2019/01/30)
また、新規機能の着信表示機能について、リリース当初、正しく動作しておりませんでしたが、2月1日に解消しております。
iOS 版共有アドレス帳 リリースのお知らせ(2019/02/01)

 Gluegent Gate

2019年1月31日木曜日

スプレッドシートを使ってスマートなワークフローを作ろう(3)

Gluegent Flowには作成されたタスク情報を Google スプレッドシートへ出力する自動処理が用意されています。この自動処理を使ってスプレッドシートを管理されているお客様の悩みのタネに「出力されたスプレッドシートを勝手に触る人がいて困る!」というものがあります。
そこで、今回はその対策についてご紹介いたします。

◯IMPORTRANGE関数を使う

前回の記事でもご紹介したIMPORTRANGE関数を使います。
出力対象のスプレッドシートは触らず、新しいスプレッドシートを作成し、こちらでIMPORTRANGE関数を使います。

シート1のA1にIMPORTRANGE関数を入力します。第一引数にスプレッドシートのURL、第二引数にシート名・列を入力します。

初回のみ、「#REF!」になりますが、メッセージの「アクセスを許可」をクリックするとデータが表示されます。

◯共有設定を使う
IMPORTRANGEでデータを表示できたら、シートの共有設定で任意のユーザー・グループに共有します。「閲覧者」「コメント可」なら変更ができません。

◯「シートを保護」を使う
共有設定でどうしても「編集者」にする必要がある場合は、シートの「▼」をクリックし「シートを保護」をクリックします。
この設定で、対象のシートを保護することで、スプレッドシート自体の編集権限は付与しつつ、このシート(またはセル)のみ変更できないようにします。

いかがでしたでしょうか。簡単ですが、意外と使える機能ではないでしょうか。

 

2019年1月23日水曜日

新しいGoogleサイトとGluegent Gadgetsを使って社内ポータルを作ってみよう


G Suite をご利用中の方の中には社内ポータルページを検討されている方もいらっしゃるかと思います。ポータルページを構築する場合は、通常Google サイトを利用することになりますが、現在のGoogle サイトの標準機能だけでは残念ながら満足に使える機能が不足しており、それは「新しいサイト」を使ったとしても同様です。その課題解決には弊社が提供しておりますGluegent Gadgetsをお使いいただくのが1番です。
Gluegent Gadgetsをご利用いただければ、G Suite上で便利な社内ポータルを構築し、社内の情報共有を促進することができます。
今回は、Google サイト上で社内ポータルを実現しようとした際の課題と、それを解決するために新しいサイト上にGluegent Gadgetsを利用した社内ポータルをどのように作成していけばよいか、ご説明していきます。

Google サイトによる社内ポータルページ実現時の課題と解決策

  社内ポータルを作りたい理由として、社内での情報掲載先を1箇所に集約させることで、様々なお知らせや案内を効率的に周知・共有できるようにしたいことが多いかと思います。さらに、そのポータルページ上に未読メールや予定等の情報も一元的に確認できるようにしておくと便利なページとなり、社員がアクセスする価値も高まるでしょう。
 そのため、このような社内ポータルを新しいGoogleサイトで作ろう!と考えるわけですが、実際にやろうとすると以下の課題に直面します。
  • Googleサイトに掲示板機能が存在しない
  • 新しいGoogleサイトでは掲示板に相当する機能がありません。そのため、お知らせページを作り、手作業でメンテナンスするしか方法がありません。その場合は、事前に記事を投稿し、後日公開したりすることもできないため、メンテナンス時に大変な労力がかかってしまいます。
  • G Suiteのメールやカレンダーを表示する方法がない
  • 標準ではGoogleサイトからGmailやカレンダーの情報を表示する機能がありません。できるとしても、Gmailやカレンダーを表示するためのリンクをページ内に設ける程度です。
上記の課題に対して、Gluegent Gadgetsを利用すると、以下のように解決することができます。
  • 掲示板ガジェットで社内へ周知したいお知らせを管理する
  • 掲示板ガジェットを利用することで、社内のお知らせを一元管理できるようになります。掲示板ガジェットでは、記事を事前に投稿し、公開開始日時、終了日時といった公開スケジュールを事前指定することができます。また、掲示板や記事毎に細かいアクセス権が設定できる他、未読・既読管理も可能です。
  • 未読メール・カレンダーガジェットでG Suiteリソースを一箇所にまとめて表示する
  • 未読メール・カレンダーガジェットを利用することで、わざわざGmailやGoogleカレンダーを表示しなくても、社内ポータルページ上に未読メールや当日・週予定を確認することができるようになります。
Gluegent Gadgetsの詳細な紹介や設定方法は過去の記事をご覧ください。

Gluegent Gadgets を利用して社内ポータルを作ってみよう

前述にてGluegent Gadgetsを用いた場合のメリットをご説明しましたが、これを踏まえ、以下のような新しいGoogleサイトによる社内ポータルを作成してみましょう。



<作成手順>

  1. 管理者権限を持つユーザでG Suiteにログインし、以下のURLアクセス後、+ボタンをクリックする。
    https://sites.google.com/new
  2. 新規サイトページの編集画面が表示されるので、タイトル文言を「社内ポータル」に変更する。
    • 標準ではタイトル部分が大きすぎるため、以下の設定を行うと良いでしょう。
      • 「見出しのタイプ」をクリックし、「バナー」⇒「タイトルのみ」に変更する
      • ・タイトル文言の種類を「題名」⇒「見出し」に変更する
  3. サイドメニューの「埋め込む」をクリックし、Gluegent Gadgets管理画面で表示されるガジェットURLを指定し、掲示板、未読メール、カレンダーガジェットを挿入していく。
    <コピー元(Gluegent Gadget管理画面)>

    <コピー先(Googleサイト)>

  4. 表示幅やレイアウトについて変更する。
    • ガジェット表示エリアをドラッグ&ドロップすることで横並びにすることもできます。     
  5. プレビュー表示で確認しながら、微調整を行う。
  6. 一通り終わったら、「公開」ボタンを押し、サイトを公開する。
実際には上記に加え、ガジェット毎の設定や、リンク集・他ガジェット配置なども必要になりますが、社内ポータルの基本パーツの設定自他はシンプルな操作で実現可能であることがお分かりいただけたかと思います。

以上、Google サイトで社内ポータルを実現しようとした場合の課題をGluegent Gadgetsでどのように解決できるか、またその作成方法をご紹介しました。
また現在『新しい Google サイト活用キャンペーン』を実施中です。今なら2019年末まで無償でGluegent Gadgetsをご利用いただけます。

新しい Google サイト活用キャンペーン(ニュースリリース)



Gluegent Gadgetsに興味をお持ちの方で、社内ポータル構築を検討中の方は、この機会にぜひともお申込みください!