2017年11月21日火曜日

G Suite(旧Google Apps)の社内ポータルで様々な共有情報を1箇所に集約する

Gluegent GadgetsはGoogle サイトで社内ポータルを構築する際に役立つ情報共有ツールです。 Googleサイトだけで構築する際に発生する課題も、Gluegent Gadgetsを利用すれば解決できるようになります。
Googleサイトで社内ポータルを構築するときに発生する課題の一つに、様々な社内のお知らせ情報を同一ページに集約することが難しい、というものがあります。これは、部署毎にアクセス権が異なる情報をGoogleサイト上のページに掲載できないことによるものですが、このためにはお知らせ情報をユーザの権限に応じて動的に切替えた上で表示する必要があります。
今回は、Gluegent Gadgetsの「お知らせ通知」および「掲示板」ガジェットを利用することで、社内のお知らせ情報を集約する方法を説明します。

Googleサイトだけで社内のお知らせ情報を扱う場合の課題

社内でお知らせする情報は大きく以下の2種類に分かれることが一般的です。

  1. 全社員に共通で伝えたいこと
  2. 特定の部署・人毎に伝えたいこと
この2種類に対してGoogleサイトのお知らせページ機能で管理することを考えてみます。まず上記1は全社共通の情報であるため、記事の掲載場所やアクセス権について特に気にする必要はないでしょう。 一方で上記2はどうでしょうか。内容に応じてユーザのアクセス権を制限する必要がありますが、Googleサイトのお知らせページでは記事毎にアクセス権を設定することができません。Googleサイトではアクセス権設定における最小単位が「ページ」であり、そのページ毎にアクセス可能なグループ・ユーザにのみ権限を付与することになります。その結果、社内ポータルにおける「お知らせ情報」は、全社共通で公開してよい情報はトップページに、部署・ユーザ毎に制限されている情報は別のページに分けて管理するしかありません。

上図の通り、お知らせ情報のアクセス権に応じて、お知らせページも3種類(全社共通、開発部、営業部専用)分けて管理することになります。この場合、以下のような運用面での課題が発生します。

  1. お知らせの掲載場所がバラバラとなってしまうことで、その情報に対する視認性が落ちてしまう(パッとひと目で確認しづらくなる)。しかも別ページに分かれたお知らせはユーザ自らアクセスしないと見れないため、見落としがちとなりやすい。
  2. 管理者が部署毎のお知らせ専用ページを設けることになるため、ページが部署の数だけ必要となり、管理も煩雑になる
  3. 特定のメンバーのみ共有したい場合でも、既存のお知らせページとアクセス権が異なってしまうと、そのアクセス権に応じた専用のお知らせページを管理者に用意してもらう手間が発生してしまう(そして、ほとんどの場合、専用ページの追加要望は管理者から却下される)
Gluegent Gadgetsのお知らせガジェットと掲示板ガジェットで社内の情報を集約化
前述の課題に対して、Gluegent Gadgetsのうち、以下の2つのガジェットを利用すると分散されてしまっている社内の様々な共有情報をポータルトップページ1箇所に集約させることができるようになります。
  • お知らせ通知ガジェット
    • 参照先としたGoogleサイトのお知らせページを収集し、1箇所で表示するためのガジェット

  • 掲示板ガジェット
    • 社内で共有したい情報の種類毎に掲示板を用意し、それ毎に記事を投稿・閲覧するためのガジェット

これらのガジェットを導入・活用することで視認性も改善し、管理も1箇所に集約できることで簡潔になります。


お知らせ通知/掲示板ガジェット導入時のチェックポイント
Googleサイトに上記ガジェットを導入したい場合、まずは以下のチェックポイントに従って、現在の状況・要望がどちらにマッチするご確認いただき、その上で導入の検討を進めるのが良いでしょう。

チェックポイント
推奨ガジェット
  • 既にGoogleサイトで複数のお知らせページを運用しているが、特に問題ない
  • Gluegent Flowでお知らせ記事投稿承認フローを運用している
    お知らせ通知ガジェット
    • Googleサイトお知らせページが複数あり、管理・運用が煩雑になっている
    • Googleサイトのお知らせ機能では利用できない以下の機能を利用したい
      • 記事の公開/終了日程の予約設定
      • 記事単位でのアクセス権設定
      • 記事投稿/変更時に閲覧可能なユーザへメール通知する
      • 記事の未読・既読管理
    • 一般ユーザが記事単位に共有先を設定できるようにしたい
    掲示板ガジェット
    なお、各ガジェットの機能に関する詳細については以下の記事をご確認ください。




    Googleサイトで社内のお知らせ情報を構築したものの、散財化してしまい、困っているケースも多いのではないでしょうか。Gluegent Gadgetsお知らせ通知や掲示板ガジェットを利用すれば、各記事のアクセス権に基づき動的に表示しますので、社内のお知らせ情報を1箇所に集約できるようになります。これにより、一般ユーザによる認識率の向上や管理者による運用管理効率も実現できるようになり、より円滑に社内情報を共有化できるようになるでしょう。
    まだ、Googleサイトだけで情報共有しようとしている方はぜひGluegent Gadgetsをお試しください。