2017年8月29日火曜日

Googleで便利な全社ポータルサイトを実現するためのポイント

 オンプレミス向けグループウェアを利用しているお客様がクラウドサービスであるG Suite(旧Google Apps)への移行を検討する際、ログイン時に一番最初にアクセスさせたい全社ポータルサイトをどう実現するか、という課題があります。 G Suiteでポータルサイトを構築する場合、最も手軽にできる方法がGoogleサイトを利用することですが、標準機能だけでは実現することができず、従来利用していたグループウェアと比べて見劣りしてしまいます。 この課題に対して、弊社ではGluegent Gadgetsによるポータルサイトの構築をご提案させていただいております。Gluegent Gadgetsを利用することで、Googleサイト上に既存グループウェアのポータルで表示していたコンテンツに近い形で構築することが可能です。 
 今回は、全社ポータルサイトをGoogleサイトで実現しようとする場合に挙がってくるご要望毎にGluegent Gadgetsのどのガジェットを利用するのが良いか、サンプル画面を交えてご説明していきたいと思います。

全社ポータルサイト構築によくある要望と対応ガジェット

  以下、Googleサイトで全社ポータルサイトを実現しようとする場合に出てくる要望と対応したGluegent Gadgetsを表形式でまとめてみました。
要望
Gluegent Gadgetsのガジェット
説明
新着メールや直近の予定を確認できるようにしたい
未読メール
未読メールを表示するガジェットです。スター付き、重要、チャット等のラベルに振分けられている未読メールをタブ表示することができます。メールの詳細は該当メールクリックすることでGmailを起動し、そこで確認できます。
カレンダー
ユーザ/カレンダーリソースのGoogleカレンダーを指定した期間で表示するガジェットです。表示は、開始日(曜日)を変更することができる他、ま表示日数を1〜7日、2〜5週間、半年、1年のいずれかに設定できます。
全社向けまたは部署毎に周知したいお知らせを表示したい
流れる文字
ちょっとしたメッセージを社内で周知したいときに、横に流れる動きでユーザーの注目を集めることができるメッセージ用ガジェットです
掲示板
高機能な掲示板ガジェットです。記事検索、既読管理、予定公開等、企業内で掲載する情報を適切に管理・閲覧できます。
お知らせ
既にGoogle サイトのお知らせページを利用している場合は、各サイトに散らばったお知らせページを集約し、新着順に表示させることができるガジェットです。キーワードによる絞り込み表示も可能です。
行き先予定や伝言メモを管理したい
行動管理
ホワイトボードの行動予定表や不在時の伝言メモを管理できるガジェットです。簡単なタスク管理にもご利用いただけます。
社内規定等の文書を掲示したい
ドライブ
Google Driveの特定フォルダ配下をツリー/一覧表示できるガジェットです。ドキュメント名をクリックするとGoogle Driveで表示することができます。キーワードによる検索も可能です。

Gluegent Gadgets を用いた全社ポータルサイト構築例

以下にGluegent Gadgetsで構築した全社ポータルサイトのサンプルを示します。まず、ポータルサイトのページ前半部分から見ていきます。


ポータルサイトのページ前半部分では、タブ・アイコンはGoolgeサイトの標準的な機能で構成していますが、それ以外は全てGluegent Gadgetsを利用しています。
ポータルサイトでは通常画面上部に未読メール、カレンダー、ワークフローのタスク状況、掲示板ガジェットを配置します。
※ワークフローのタスク状況ガジェットはGluegent Flowに備わっているガジェットであり、Gluegent Gadgetsには含みません。 

これにより、メールおよび社内通知といった新着情報や、本日のTo Doタスクについて、アクセス後すぐ確認できるようになることで、今やるべき作業が明確化される上、情報確認の漏れも防止できるようになります。
なお、掲示板ガジェットでは未読記事は太字で、また重要記事は赤色で強調表示されるため、確認漏れの抑制が期待できます。

続いて、ポータルサイトのページ後半部分です。
上図では再度カレンダーガジェットを用いていることがお分かりかと思いますが、これはユーザ自身の1週間分の予定を表示することで直近の予定として何があるか常に把握できるようにしています。また、別タブでは会議室等の施設予定も確認できるようにしています。ミーティング等を行う際に、会議室等のミーティングスペースの場所取りは重要です。Googleカレンダーよりも直感的に施設状況が確認できることからお客様からも好評です。
その下には行動管理ガジェットにより、同僚の在席状況が閲覧できるようにしています。
ページ最後には、社内規定や標準資料を掲載したいドライブガジェットを配置しています。Googleサイトのファイルキャビネット機能を利用するケースもあるかと思いますが、保管できる容量に制限がある他、管理が面倒になりがちです。 Google Driveで文書管理を行い、その一部をドライブガジェットを通じて共有することで、容量も気にすることなく、管理作業もシンプルになります。


以上、Gluegent Gadgetsにより全社ポータルサイトをどのように構築できるかご説明してきましたが、いかがだったでしょうか。G Suiteではオンプレミス型グループウェアのようなポータルサイトが難しいのでは?とお考えの方もぜひご検討いただければと思います。また、既にG Suiteをご利用いただいている方の場合、様々な情報が1ページに集約できることでg情報を漏れなく確認することができるため、ぜひお試しいただければと思います。

参考: