2017年8月1日火曜日

「行動予定表」と「伝言メモ」を社内ポータルに統合する


スケジュール共有の方法は様々です。グループウェアを導入している企業では、Googleカレンダーのようなスケジュール管理機能で、予定を公開・共有するのが一般的かと思います。ただ、仕事の内容によっては、ホワイトボードの「行動予定表」で、外出先と帰社時間を書いておくという共有方法が仕事を進めやすい場合もあります。今回は、そのような「行動予定表」と不在時の伝言を伝える「伝言メモ」の機能を弊社サービスであるGluegent Gadgetsを用いてクラウドで実現する方法をご紹介します。

ホワイトボードの「行動予定表」

G Suite (旧 Google Apps)を導入されている企業でも、オフィスの出入口近くに、「行動予定表」というホワイトボードが置いてあることがあると思います。
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営業に出かける社員が外出時に、サッと書いていく運用がされているのではないでしょうか。
このような「行動予定」は、オフィスに残っている人向けに、自分がどこにいて、いつ帰りますという意思表示のために使われます。Googleカレンダーのようなスケジューラでは、詳細な情報が得られますが、「行動予定表」は、一覧性に優れ、見る人に負担をかけません。

不在の人への伝言メモ

一方、でかけている社員に電話があったり、来客があったりなど、伝言を残したい場合があります。メールで伝えることも多いと思いますが、行動予定表のメモ欄に書いておいたり、デスクに付箋を貼っておくような伝言もあると思います。あるいは、部署内での大事なタスクを伝言する場合など、伝言が伝わった事や、タスクが完了することも確認したいケースもあります。メールで伝えると対応が漏れてしまうこともあります。

行動管理ガジェット

弊社では、これらの要件をクラウドで実現する「Gluegent Gadgets行動管理ガジェット」を提供しています。画面と合わせて、簡単にご紹介します。
以下の画面のように、タブで切り替えて様々な情報を表示することができます。自分の状況を「在席」、「離席」、「会議」などから選択して、伝えることができます。また、帰社予定や現在の状態の詳細などを書いておくことができます。また、今時点で連絡に応答できるのか等のステータスも示すことができます。
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また、他の社員のステータスや、連絡先の詳細も容易に閲覧可能です。
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更に、自分や同僚への伝言の状況も一覧で参照できます。
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伝言のみだけでなく、特定の処理が終了するまで管理したい場合は、タスクとして登録することも可能です。
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ここでは、全ての機能を紹介しきれませんが、「Gluegent Gadgets行動管理ガジェット」を使って、対象の人が、自席にいるのか居ないのか、連絡先や、今対応可能なタイミングなのかを把握することが可能です。

異なる視点でのスケジュールの共有

一般的なスケジューラは、自分や、同時に利用できない会議室などのリソースのスケジュールを管理し、ダブルブッキングなど不都合がおきないようにしています。さらに、そのスケジュールを共有することが可能です。ただ、この機能は、「未来」の「自分」の予定を予約して、「スケジュールを適切に管理する」という視点です。 一方、「Gluegent Gadgets行動管理ガジェット」は、「今の状況の共有」や「不在時の伝言や確実なタスクの管理」という機能を提供しています。「現在」の自分の状況を「他者」に共有することで、「今起きている課題に対応しよう」という視点です。
これらは、似通った内容を表示するサービスですが、視点が異なることがわかります。

以上の通り、Gluegent Gadgets行動管理ガジェットをご利用いただければ、様々な予定管理がクラウド上で実現できます。ホワイトボードの行動管理表を使っていて、Googleカレンダーに移行したものの運用がうまく回らないなど、お困りの方がいらっしゃいましたら、是非、お問い合わせいただければと思います。