2017年7月18日火曜日

Gluegent Flow活用例:ワークフローの添付ファイルをG Suite上で共有するには?

G Suite(旧Google Apps)は社内共有・コラボレーションを加速させることができるクラウド型グループウェアです。 例えば、その機能の1つである「Google Drive」は、ファイル共有・管理をクラウド上で行うことができ、PCやモバイル端末から自由に閲覧・検索等が行えるようになります。 そんな便利なGoogle Driveで、ワークフロー申請時に添付したファイルも扱えるようにするにはどうすれば良いか?、というご質問をよく伺います。通常、ワークフローの添付ファイルはG Suiteとは別のデータベースに保存することが一般的であり、Google Driveでも保存できるようにするためには何らかの手段・方法が必要です。

今回は、クラウド型ワークフローであるGluegent Flowを利用し、ワークフロー申請時の添付ファイルをGoogle Driveで扱えるようにする方法と、そのメリットについてご説明します。

ワークフローの添付ファイルをGoogle Driveで扱えるようにする方法

ワークフローの添付ファイルをGoogle Driveで扱えるようにするためには、Gluegent Flowに備わっている「添付ファイルアップロード自動処理」を利用します。
設定内容は以下の通りです。

  • 入力フォーム項目として、「添付ファイル」項目を追加する
  • ユーザが申請時の入力フォームから添付ファイルを指定できるように添付ファイルを指定するための項目を追加します。
  
  • 経路の自動処理として「添付ファイルアップロード自動処理」を追加・設定する
  • 添付ファイルをGoogle Driveへアップロードするための自動処理機能を設定します。 この設定画面で入力フォーム項目に追加した「添付ファイル」項目を指定します。 アップロード先として、特定フォルダ配下を指定することができます。 また、新たにフォルダを作成し、その下に添付ファイルをアップロードすることも可能です。
    設定例はスクリーンショットをご覧ください。

     ここではタスク番号と申請者名をハイフンで連結したフォルダ名に添付ファイルをアップロードするようにしています。
    以上の設定内容を踏まえた申請モデル「経費精算申請」を作ってみました。サンプル画面は以下の通りです。

    この申請画面では、旅費・宿泊費等の経費を入力し、領収書が必要な経費についてはその写真データをファイルとして添付した上で申請します。
    その後、上司承認が終わった段階でGoogle Driveへ領収書イメージファイルを自動処理設定画面で指定したフォルダ配下へアップロードします。実際にDriveへアップロードした結果が以下となります。
    申請画面で添付したファイルがGoogle Driveの所定の場所にアップロードされていることがお分かりいただけると思います。

添付ファイルアップロードを利用するメリット

Gluegent Flowの自動処理により添付ファイルをGoogle Driveへアップロードすることで以下のメリットを享受できます。

  • Google Driveで添付ファイルを管理できるようになることで検索が一元的に行えるようになる
    • 通常、ワークフローに添付されたファイルは保存先がG Suiteと異なるため、個別検索となりますが、Google DriveにアップロードできることでGoogle Driveの検索インターフェースから一元的に検索できるようになります。
  • 添付ファイルへのアクセスや二次利用が容易になる
    • わざわざGluegent Flowのタスクを開き、添付ファイルにアクセスすることなく、Google Driveからまとめてアクセスできます。また、二次利用も簡単になります。

以上、Gluegent Flowの自動処理を利用することでGoogle Driveを活用するための方法をご紹介しました。 ワークフローに添付したファイルは、ワークフロー内でのみ参照できるケースが多いですが、Gluegent Flowを利用すれば、Google Driveが持つファイル共有機能を活用することで、社内共有や検索が容易に行えるようになります。なお、Gluegent Flowでは添付ファイルとして、Google Drive上のドキュメント/スプレッドシート等のファイルも指定可能です。
ご興味がある方は弊社ホームページから是非お問い合わせください。