2017年6月27日火曜日

Gluegent Flow活用例:Google Sitesのお知らせ投稿レビューツールを作るには?

G Suite(旧Google Apps)のGoogle Sitesを用いて社内ポータルサイトを構築し、運用されている方もいらっしゃるかと思います。 通常、記事作成者が記事を書き、そのまま公開することは少なく、通常は上司や別部門のレビュー・監査等のチェックを経て、公開することになります。 しかし、G SuiteのGoogle Sitesには記事レビュー・校正機能は存在しません。かと言って、このためにわざわざコストを掛けて開発するようなことも少ないでしょう。
今回は、Google Sitesへ投稿する記事のレビューと、記事を自動投稿するための方法をGluegent Flowでどのように実現できるか、またそのメリットは何かについてご説明します。

Google Sitesのお知らせページへ投稿する記事をレビューできるようにする方法

Google Sitesのお知らせページへ投稿する記事の事前レビューおよびチェック結果をクラウドワークフローであるGluegent Flowを利用することにします。 レビューおよび投稿ツールを実現する上で必要な設定内容は以下の通りです。

  • 記事レビューの流れをGluegent Flowの「経路」として設定する
  • 記事レビューの流れは会社によって様々かと思いますが、そのチェックルートをGluegent Flowの「経路」として設定します。Webコンテンツ記事をレビューする機能がありますが、一般的には「投稿』→「承認」と2段階しかできないケースも多く、3ステップ以上の承認ルートでは対応できないケースがあります。Gluegent Flowは本格的なクラウドワークフローですので、何ステップでも経路が設定可能です。
  • 最終承認の経路の処理に、Google Sitesのページ挿入/お知らせ投稿自動処理を設定する
  • Gluegent FlowはG Suiteと様々な連携が行なえますが、その中の1つにGoogle Sitesのページ/お知らせ投稿自動処理機能があります。これは、ユーザの承認・決裁等の処理実行後にGoogle Sitesへ投稿処理を行うことができるものです。設定例は以下のスクリーンショットをご覧ください。
    以上の設定内容を踏まえた申請モデル「社内ポータルお知らせ投稿申請」を作ってみました。サンプル画面は以下の通りです。この申請画面で記事投稿者がお知らせ記事のタイトル・本文・添付ファイル等を入力後、レビュー依頼を行います。
    上司承認・総務部確認が完了したら、社内ポータルのお知らせページへ投稿します。自動処理で投稿されたお知らせページは以下のようになります。入力した内容および指定した添付ファイルがそのままお知らせページとして表示できていることが確認できると思います。
        


お知らせ記事投稿にGluegent Flowを利用するメリット

Gluegent Flowをお知らせ記事投稿に利用することで以下のメリットを享受することができます。
  • Gluegent Flowで一元管理できる
    • 別途文章校正・レビュープロセスのためのツールを用意する必要はありません
  • Gluegent Flowの操作性に慣れているユーザであれば、簡単に利用できる
    • 専用の文章構成ツールは多機能であり、使うための学習コストも低くありません。Gluegent Flowはシンプルなインターフェースですであり、すぐ使うことができるようになります
  • レビュー記録とその時点の投稿内容を全て残すことができる。
    • Gluegent Flowではレビュー結果の他、その時点の入力内容も保存しております。そのため、Google Sites単体ではできない過去のレビュー結果・修正前の記事本文も確認可能です。


以上、Gluegent Flowの自動処理を利用したGoogle Sitesお知らせ投稿レビューツールの実現方法をご紹介しました。 Google Sites単体では実現できない機能をGluegent Flowを利用することで、よりGoogle本体の機能を活用することができます。さらに、弊社別サービスである、Gluegent Gadgetsのお知らせガジェットを組み合わせると効果的です。詳細は以下の記事をご参照ください。

参考:
散らばった社内ポータルのお知らせ記事を1箇所にまとめて表示する方法