2017年5月2日火曜日

「クラウド型グループウェアではワークフローができない」という誤解

メールやファイル共有など、企業内でのコミュニケーションを支えるグループウェア。近年では、G Suite(旧 Google Apps for Work)やOffice 365といったクラウド型のグループウェアに注目が集まっています。しかし、企業によっては、クラウド型グループウェアと並行して、旧来のグループウェアを使い続けているケースもあります。その原因の一つが申請・承認ワークフローです。
ここでは、「クラウド型グループウェアを導入したものの、ワークフローのために既存グループウェアも使い続けている」という企業の方にぜひ知っていただきたい、クラウド型グループウェアとワークフローの話をご紹介します。

移行できないワークフローがムダなコストを生んでいる

いま、必要なサービスをインターネット経由で利用できる、クラウド型の業務システムを採用する企業が増えています。もちろんグループウェアも例外ではありません。
ところが、G SuiteやOffice 365のようなクラウド型グループウェアを導入した企業で、「申請・承認ワークフローだけは、従来のグループウェアで行っている」という話を聞くことがあります。その結果、よく似たシステムを2つ使うことになり、「維持費が二重にかかる」、「社員の手間が増える」など、無駄なコストが発生しているのです。ちなみに、ワークフローだけでなく、スケジューラや掲示板も、旧システムで残っていることがあるようです。

クラウド型グループウェアでもワークフローは実現できる

そうしたことは、なぜ起きるのでしょうか。多くの場合、「クラウド型グループウェアではワークフローが実現できない」と思っているのが理由のようです。
でも、本当にできないのでしょうか? 検証してみましょう。
以下は、代表的なグループウェア製品の機能比較表です。
<機能比較表>
機能
G Suite(旧 Google Apps  for Work)
Office 365
サイボウズ Office
desknet's NEO
メール
ファイル共有
Web会議
オフィス機能(ドキュメント、表計算、スライド)
アンケート作成
掲示板
スケジューラ
ワークフロー
表の中で、※印がついているところにご注目ください。
確かに、G suiteやOffice 365の基本機能にワークフローはありません。しかし、たとえば弊社が提供する「Gluegent Flow」のような、G SuiteやOffice 365と連携して動くワークフローシステムを導入することで、簡単に実現できます。まるでもともと組み込まれていた機能の一部のように、クラウド型グループウェアでワークフローを使うことができるのです。
なお、掲示板やスケジューラが旧グループウェアで残りがちなのは、使い勝手を変えたくないという理由が多いようです。こちらも、弊社の提供する「Gluegent Gadgets」や「Gluegent Apps グループスケジューラ」などで、使いやすいレイアウトに変更することが可能です。

クラウド型グループウェアに統合するメリットは他にもある

つまり、今まで使っていたグループウェアでできることは、G SuiteやOffice 365などのクラウド型グループウェアでも、ほぼそのまま実現できるようになっているのです。全面的にクラウド型グループウェアに移行することも可能なのです。
グループウェアを統一することで、二重にかかっていたコストが抑制でき、社員の手間も減らせます。システムを切り替えるタイミングでの、一時的な並行利用は仕方ありませんが、できるだけ早めに統合するべきでしょう。

また、承認申請ワークフローをクラウドにすると、次のような「クラウドならではのメリット」も得られます。

クラウド型ワークフローを導入するだけで、これだけのメリットが期待できるのです。特に、在宅勤務やモバイルワークなど働き方が多様化する今、さまざまなワークスタイルに対応できるのは大きなポイントです。
もう、ワークフローだけを既存システムで残しておく理由はありません。G SuiteやOffice 365などのクラウド型グループウェアを導入した企業は、できるだけ早く、ワークフローもクラウド型に移行するべきです。



申請・承認ワークフローは、G SuiteやOffice 365などのクラウド型グループウェアでは実現できないと思われがちです。しかし、G SuiteやOffice 365と連動するワークフローシステムを導入すれば、簡単に実現できるのです。
グループウェアを統一することで、コストの無駄を省くことができるうえ、ワークフローをクラウド型にすることで、ワークスタイル変革への対応も期待できます。
クラウド型グループウェアを導入したら、なるべく早くクラウド型ワークフローに切り替えるのが良いでしょう。


▼G Suite(旧 Google Apps for Work)やOffice 365と連動するクラウド型ワークフローシステム Gluegent Flow