2017年4月27日木曜日

紙からシステムへ!ワークフロー導入のコツを伝授!

日常業務のほとんどがシステム化され、クラウド型の業務システムも増えている昨今ですが、申請・承認ワークフローだけは、紙の書類で行っているという企業もまだ多いようでます。しかし、それではせっかくクラウド型の業務システムを導入しても、効果は半減です。
そこで、ここでは、紙などのアナログなワークフローを続けるデメリットや、システム化のコツを説明します。

クラウドのメリットが台無し!紙によるワークフロー

今や企業にもすっかり普及したクラウド型の業務システム。インターネット経由でどこからでもアクセスできるのが特徴で、柔軟なワークスタイルの実現、生産性の向上、運用コストの抑制など、たくさんのメリットがあります。
しかし、さまざまな業務システムがクラウド化されて便利になる一方で、申請・承認ワークフローだけは、「ハンコが必要」「システム化が面倒」「紙で残さないと何だか不安」などの理由で、システム化ができていない企業もまだ多いようです。
紙の帳票などアナログなワークフローが残っていると、それがネックになり、クラウドのメリットを活かせなくなります。日ごろ使う業務システムはクラウド化したのに、ワークフローだけはシステム化できていない企業で、よくおこる問題を3つご紹介しましょう。

課題1 「申請・承認のためにわざわざ会社に戻らなければならない」

メールやファイルサーバが社外から閲覧できても、ワークフローが紙ベースだと、頻繁に会社に戻ることになります。「基本的には在宅勤務だけど、承認申請のため、週に1~2回は出社している」「営業職で直行直帰のはずが、見積や交通費の申請があるので、結局、夜遅くに会社に戻っている」など、もったいない時間の使い方をすることになってしまいます。

課題2 「申請から承認までが遅い」

決裁権のある上司が外出していると、申請・承認ワークフローが進まなくなります。「上司が出張中のため、経費の承認がなかなか降りない」「上司が外出しているため、見積の回答をすぐに出せなくて困っている」など、面倒なことになりがちです。

課題3 「進捗状況がわからない」

紙のワークフローは、どこまで進んでいるかがわかりません。複数部署に回すものは、回覧ルートにいる人が1人でも不在だと滞ってしまいます。なかなか承認されないときは、関係者にメールや電話で問い合わせる必要があり、余計な手間が増え、負担になります。

このように、せっかく場所や時間に捉われないクラウド型の業務システムを導入しても、アナログなワークフローのために真価が発揮されなくなってしまうのです。

知っておこう!紙のワークフローのシステム化に成功するためのポイント

それでは、ワークフローのシステム化について考えていきましょう。ワークフローは企業の業務プロセスと深く関わるため、システムをただ導入すれば良いというものではありません。自社に合わない仕組みを導入すると、社員に定着しないまま、結局は紙の帳票に戻したり、他のシステムに切り替えたりすることになります。
ワークフローのシステム化によって現状の課題を解決し、最大の効果を得ようと思ったら、導入前の準備が大切です。次の3ステップで、業務設計や選定を進めましょう。

このほかに、できるだけスモールスタートを心がけることも大切です。まずは一部の部門を対象にして、「休暇届」など、簡単な申請書から試験導入すると良いでしょう。不都合があったら修正しながら、少しずつシステム化の範囲を拡大していきます。スモールステップを積み重ねて全社に適用していきましょう。

帳票レイアウトや押印など、デザイン面も重視してスムーズにシステム化

なお、ハンコや帳票レイアウトが重視されている企業では「今までの帳票レイアウトを変えたくない」「ハンコは絶対になくせない」「だからシステム化はできない」という意見が出るかもしれません。ワークフローシステムの中には、今まで使ってきた帳票のレイアウトをそっくり再現できるものや、ハンコのイメージをそのまま実現できるものもあります。そうしたシステムを選ぶことで、心理的な抵抗感が減り、スムーズに移行できることも。紙のワークフローをシステム化する際には、デザイン面の柔軟性も、システム選定のキーポイントと考えましょう。



どこからでもアクセスできるクラウド型の業務システムを導入しても、紙などのアナログなワークフローを続けていると、メリットが活かせなくなります。そして、せっかくシステム化するならば、現状の課題を解決でき、業務の効率化につながるワークフローシステムであるべきです。この記事で挙げたような工夫を取り入れて、ワークフローシステムのスムーズな導入と、その先にあるワークスタイルの改革を実現しましょう。


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