2017年3月28日火曜日

クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます

ワークフロー選定で重要視されるポイントの1つに「課長承認→部長承認→決裁」といった承認ルート(本記事では経路と呼びます)を設定するための機能の豊富さ・柔軟さがあります。
Google Apps(現在G Suite)やOffice 365と連携するクラウドワークフローではオンプレミスワークフローよりも経路の機能が弱いのではないか?と思われがちです。
しかし、クラウドワークフローであるGluegent Flowは、この経路について様々な設定が可能であり、実際にお客様の運用にマッチした形で不便なくご利用いただいております。
今回は、Gluegent Flowで経路を設定する手順・内容と、よくある質問についてご紹介します。

Gluegent Flowで経路を設定する手順

Gluegent Flowの経路は、申請フォームの左側に表示します。以下の図では5つの経路が定義されており、現在は「申請」時点だと分かります。

この経路の設定は、以下のような流れで行います。以下の流れで経路の設定が済んだら、入力フォーム項目の定義も行い、最後にプレビューで漏れが無いか確認します。

  1. 経路を追加する
  2. まず必要な経路を追加します。
    最初にその経路の名称を指定します。経路名には「課長承認待ち」、「決裁待ち」等、そのワークフローの経路の処理者、および処理内容にふさわしい名称を入力します。追加できる経路数は申請→承認→決裁といった短いものから、20ステップや30ステップといった長い経路も定義可能です。

  3. 路の処理者を指定する
  4. 経路の処理担当者を指定します。その指定方法は2種類あります。
    なお、本設定を行わないことも可能です。この場合、申請者や直前の処理者が次の承認者・決裁者を画面から指定することができます。

    a). 特定の人・組織を設定する
    処理担当者がある特定の人、組織となる場合は、G SuiteやOffice 365と連携したユーザやグループを指定します。指定した処理担当者は申請者から変更できないようにロックをかけることや、ある特定のユーザやグループからのみ選択できるように制限をかけることができます。

    b). 肩書・権限に応じて自動で処理者を割り当てるために設定する
    課長・部長といった肩書・権限(ロール)に応じて割り当てたいことがあります。Gluegent Flowではまず組織毎のロール定義を行った上で、そのロールを処理者としてアサインしたい経路に指定します。

  5. 経路で行う処理や遷移先等、必要な設定を行う
  6. 経路で行う承認、決裁、差し戻し等といった処理を追加します。追加した処理毎に遷移先を個別に指定します。遷移先は1個先・前の他、特定の経路への遷移先も指定可能です。
    また、処理毎にボタン表示条件の設定や自動処理、そしてメール通知方法も設定できます。自動処理については以下の記事をご覧ください。
    クラウドワークフローの自動処理で業務効率をアップしよう

  7. 上記1~3について必要な経路の数だけ繰り返す

Gluegent Flowで経路設定についてよくある質問

経路設定に関してはワークフロー機能の重要なポイントであるため、細かい点についてもお客様からよく質問を受けます。今回、よく受ける質問について以下にまとめてみました。

  • 決裁後、関係部署で確認できるようにしたい
  • 通常、決裁が終わるとそのワークフローは処理済となりますが、その後に決裁の結果を共有するために関係部署へ回したいケースがあります。その場合、決裁処理を行う経路の後に確認用の経路を追加し、「確認経路」の設定を有効化することで実現できます。
    ワークフロー 15.png
  • 経路の処理担当者全員が承認しないと先に進まないようにしたい
  • まず処理担当者としてグループを指定します。次に「処理の種類」として、グループ全員の決定を指定します。
    ワークフロー 14.png
  • 決済金額によって承認先を変えたい
  • 稟議申請の金額に応じて、承認先・決裁先を変えるような経路の分岐を行いたいケースがあります。 Gluegent Flowでは、各経路の処理の設定にて、入力項目の値に応じて処理ボタンの表示状態を切り替えることで実現します。設定方法の詳細は以下をご覧ください。
    Gluegent Flowで経路の分岐を実現
    ワークフロー 16.png


以上、Gluegent Flowの経路機能をご紹介しましたがいかがだったでしょうか。Gluegent Flowの経路機能を用いればクラウドワークフローでも様々な経路が実現できます。より詳細について知りたい方はぜひお問い合わせください。