2017年3月23日木曜日

ワークフローシステム導入で失敗しないための6つのチェックポイント

近年、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間に捉われない働き方が注目されています。それに伴い、遠隔地でも承認申請や決裁ができるクラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増えてきました。しかし、導入したシステムが自社に合わず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も・・・。本記事では、そんな失敗をしないために押えておきたいポイントをご紹介します。

そもそも、なぜ今、クラウド型ワークフローシステムが注目されているのか?

弊社が行った「申請・承認業務(ワークフロー)の実態調査」(2016年1月)によると、「ワークフローに対する不満」のトップは、「申請から承認まで時間がかかる」でした。その原因はいくつかありますが、全員がオフィスに集まって仕事をしていることが前提となっている従来の申請・承認業務の仕組みに着目すると、以下のような点がネックになっていることがわかります。
  1. 外出や出張が多い営業職社員が、営業申請や稟議申請のためにわざわざ会社に戻らなければならない。
  2. 決裁権を持つ上司が出張したり外出したりしていて、なかなか承認してもらえない。
  3. 複数の承認印をもらうために申請書を回覧しなければならないが、承認者が不在で滞ってしまう。

上記のような問題点を解決するために、場所の制約を受けず、スマートフォンでも承認申請・決裁が可能なクラウド型ワークフローシステムが、注目されているのです。

導入で失敗しないために、これだけは押えておきたい3つのチェックポイント

ところが、場所や時間に捉われない働き方に適合するために、クラウド型ワークフローシステムを導入したにもかかわらず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も少なくないようです。
そんな失敗をしないために、押えておきたい3つのチェックポイントをご紹介します。

チェックポイント① ワークフローデザイン機能
柔軟性に乏しいシステムを導入したばっかりに、システムに業務を合わせなければならなくなり、かえって現場が混乱してしまう場合があります。
承認申請~決裁の流れが、自社の業務にマッチするようにデザインできるかどうかをチェックしましょう。
特に、承認申請~決裁のルートが複数ある場合には、ルートの変更が可能かどうかなども、細かく確認しておきましょう。

チェックポイント② 帳票移行機能
システムを導入したことにより、申請・決裁に使用する帳票をすべて新たに作り直さなければならなくなってしまうと、膨大な時間とコストがかかります。
現在利用している帳票を、そのまま移行できるかどうかを確認しましょう。
併せて、移行のしやすさも確認しておきましょう。

チェックポイント③ 機能とコストのバランス
高機能なシステムを見ると、ついついそちらの方がよいように思ってしまいがちです。しかし、多機能であればあるほど、当然価格も高くなります。また、機能が多すぎて使いこなせない・操作が複雑で使いにくい、などの問題が起こることもあります。
自社に本当に必要な機能は何なのかを見極め、必要十分な機能のみを搭載したシステムを選ぶようにしましょう。

運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないための3つのチェックポイント

前項でご紹介したのは、「最低限押えておきたい」基本的なチェックポイント。しかし、これだけでは不十分です。運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないために、以下の点もしっかり確認しておきましょう。

チェックポイント④ ユーザーアカウントの移行
クラウド型ワークフローシステムの導入に際し、新たなユーザーアカウントの発行が必要になってしまうと、現場も混乱するし、管理も煩雑になってしまいます。
現在利用中のワークフローシステムがある場合には、そのアカウントをそのまま利用することが可能かどうかを確認しましょう。

チェックポイント⑤ ストレージの容量
ワークフローシステムでは、大量の画像データも取り扱います。
たとえば、経費精算のワークフローで領収書のスキャン画像を保存する場合、運用開始直後は大丈夫だと思っていても、あっという間に容量不足になってしまうことも・・・。ストレージの容量がどのくらい必要なのか、事前に試算しておきましょう。

チェックポイント⑥ 外部システムとの連携
現在社内で利用している既存システムや、今後導入する可能性のあるシステムとの連携ができるかどうかも、チェックしておきましょう。
特に、G SuiteやOffice365との連携機能は、ぜひ欲しいところ。なぜならば、スマートフォンをビジネスで利用する機会が増加してきたことにより、G SuiteやOffice365を業務で利用する企業が増えてきたからです。ワークフローシステムがG SuiteやOffice365と連携することで、より業務効率化を図ることが可能になります。

クラウド型ワークフロー導入のチェックポイント


ポイント
概要
チェック
ワークフローデザイン機能
ワークフローデザインに柔軟性があるか?
自社の業務フローに対応できるか?
帳票移行機能
既存の帳票を活用できるか?
機能とコストのバランス
不要な機能にコストがかかっていないか?
自社にとって必要な機能に絞りこまれているか?
アカウントの管理
既存のアカウントを活用できるか?
ストレージの容量
将来的な増加分を含めて十分な容量があるか?
外部システムとの連携
G suiteやOffice365と連携が取れるか?



ワークスタイルの変革に伴い、クラウド型ワークフローシステムを導入する企業は、今後ますます増えていくことが予想されます。
導入の際には、ぜひ上記6つのチェックポイントを確認の上、自社に最適なシステムを選定しましょう。