2017年3月21日火曜日

ポータルでのスケジュール共有は見せ方が大事

G Suiteや、Office 365のようなクラウドのグループウェアが広く利用されていますが、どのようなツールを使っていても、スケジュールの共有は大きな課題です。Gluegentでは、G Suiteでポータルサイトを運用するための便利なパーツ群「Gluegent Gadgets」を提供しています。今回は、企業において必須となる「スケジュールの共有」にフォーカスしたパーツ、「カレンダーガジェット」をご紹介します。

スケジュールを管理する媒体の変遷

スケジュールを管理するには、以前は紙のカレンダーに書き込んでいました。周知したい場合には壁に貼ったカレンダーや予定表に書き込み、各自のスケジュールは自分の手帳に書き込んでいました。グループウェアが登場してからは、スケジュールの共有がオンラインで行われ、変更もリアルタイムで反映されるようになりました。さらにグループウェアは社内インフラだけでなく、クラウド上で提供されるようになり、いつでも、どこでも、スケジュールの参照や変更が可能になりました。

情報はクラウドに集約。ただし、参照して利用するのは人間。

スケジュールはクラウドに集約して保存されるようになりました。この情報は様々な場所や手段により更新され、常に正しいものと捉えることができます。ただ、このスケジュールを参照して、行動するのは結局は人間です。つまり、情報の共有方法や見せ方次第ではせっかくの情報の価値が失われてしまいます。

素のままのカレンダーの軸足は自分のスケジュール管理

G SuiteのGoogleカレンダーは、自分のスケジュールを適切に管理するには、非常に有用なツールです。直感的なUIやGmailとの連携により、自分のスケジュールを常に最新状態に保っておくことが容易にできます。ただ、チームでの作業が増えてくると複数人のスケジュールを合わせて表示しておくようになります。この人数が増えてくるとGoogleカレンダーでは、管理できなくなります。カレンダーを埋める多くの色の予定は何が重要なのか、誰が何をするのか一目で把握するのは困難です。Googleカレンダーの機能は、少人数か自分のスケジュールを適切に管理することに軸足が置かれていると捉えることができます。

グループのスケジュールを把握するためには別の見た目が必要

G Suite以前にオンプレミスで提供されてきたグループウェアでは、グループでの利用を起点として考えられたUIが提供されています。これらのグループウェアを利用してきたお客様は、Googleカレンダーが使いにくいと感じることが多いようです。Gluegentでは、Googleカレンダーの秀逸な部分を活かしつつ、グループでの利用に問題点があることに着目してきました。今回ご紹介する「カレンダーガジェット」は、このグループ等の複数人のスケジュールの把握に着目したUIを提供します。各自のスケジュールは、Googleカレンダーで適切にメンテナンスされ、最新のデータがクラウドに保持されています。「カレンダーガジェット」はこの情報をポータルのような限られた面積においても把握が容易なように表示することができます。 ※別の機会に譲りますが、グループでのスケジュール管理により注目したサービス「Gluegent Apps グループスケジューラ」も提供しております。

calendar.png

カレンダー表示の多彩なカスタマイズが可能

ポータル画面は多くの情報を一覧できるように多くの部品が並べられています。スケジュールも重要な情報ですが、専有できる面積はそれほど広くない場合があります。「カレンダーガジェット」は、表示したいカレンダーが設定可能です。また、表示開始する日や曜日の設定、表示する日数も設定可能です。また、タブで表示内容を切り替えたり、ひとつのタブに複数のカレンダーを表示することもできます。勿論Googleカレンダーへのリンクも表示可能で、直接Googleカレンダー上のその予定に遷移することもできます。限られた面積でグループのスケジュールの把握をするのに十分な機能を提供可能です。



G Suiteのポータルサイト運用で、より効率の良いスケジュール共有を行うため、ぜひ「Gluegent Gadgets カレンダーガジェット」をご検討ください。