2017年2月28日火曜日

ポータルで文字を動かして効果的に情報を周知しよう

Gluegentでは、G Suite上で、ポータルサイトを運用するためのツール群「Gluegent Gadgets」を提供しています。企業ポータルは、情報を周知・伝達したり、業務を効率的にすすめるための非常に有効な手段の一つです。ただ、その運用や効果については課題も多く公開されているものの有効に機能していないことも多いようです。
弊社が提供する「Gluegent Gadgets」は、クラウドのポータルを運用する上での様々な課題を解決いたします。今回は数ある機能のうち、「情報の周知」の一助となる「流れる文字ガジェット」についてご紹介します。

情報を掲示しただけでは、見られないかも知れない

少数の特定の相手に情報を伝達したい場合は、メールで伝え、返信をもらうことが多いと思います。ただ、会社全体に知ってもらいたい情報や、特定の部署の複数人への伝達で、全員から返信をもらうまでもないような情報もあります。例えば、社内設備のメンテナンスの通知や、有志を対象としたイベントの通知などです。いわば「ゆるい情報の周知」で、すべての対象者から返答をもらってチェックするほど厳しく管理する必要はないし、その手間も掛けたくない。しかし、そのような情報でも、伝わらないと困りますし、伝達する意味がありません。このような情報の周知はどのような手段をとれば良いでしょうか。メーリングリストに流しても、自分の目先の業務に忙しい社員は読み飛ばして気に留めないこともあります。周知用の掲示板に書いておいても、時間の経過によって最新から追いやられ、社員の目には止まらなくなります。つまり、「返信が不要だけど必ず見てほしい」という中間的な情報は、「見られないかも知れない」というリスクを抱えていることになります。

締め切りがある情報は、注意を引きたい

また、特定の期日までに何らかの提出物が必要なものなど、締め切りがあるという情報もあります。社内コンペなどは、参加者は有志ですが、応募期限があるでしょう。そのような情報は、はじめに情報を出した後、締め切り前など特定の時期に注意を引きたいものです。

動きがない中で「流れる文字」で注目をあつめる

企業ポータルは、掲示板やメールの一覧など、その文字は大きさや色などで装飾され見やすく配置されています。ただ、結局は文字情報が羅列されていて、特定の場所を見るというユーザの能動的な動きに依存しています。そのため、画面に表示されていても、普段見ていない場所や注目していない場所に書かれている情報は見落とされ勝ちです。ポータル画面は多くの情報を一枚に収めようと文字数が多くなり、見えているのに意識に登らないということが多くあります。
Gluegent Gadgetsの「流れる文字ガジェット」は、そのようなポータルの中でも、より確実に注意を引き、情報を伝達することができます。ユーザはポータル画面を開くと新着メールなどの普段自分がみる部分を見ようとしますが、全体の動きがない文字情報の中で、動く文字は目を引きます。一旦注意を引けばその文字の内容次第で、ユーザに情報を伝達することができます。「目に入ってたかも知れないけど、気づかなかった」というような見落としを防ぐことができます。
これは、「流れる文字ガジェット」をgif化したものです。背景色の設定や、文字の装飾、リンクの設定など多くの表現方法が可能です。ポータルの情報伝達の一手段としてご検討いただければと思います。
flow-text.gif


Gluegent Gadgetsでは、今回ターゲットとした「ゆるい情報伝達」ではなく、「確実に見られることが必要な情報伝達」をするための機能も提供しております。そちらは次の機会にご紹介いたします。