2017年1月31日火曜日

G Suite でクラウド型企業ポータルを構築する際の課題

「効率よく情報を伝えられるように、効率よく情報を集められるように、効率よく業務を進められるように」
企業内ポータル、企業情報ポータルはこういったニーズに応える欠かせないツールのひとつとなっています。

情報量や利用するシステム・サービスは年々増えている昨今、どれだけ効果的なポータルサイトを構築できるかは、会社全体の効率化に大きな影響を与えるものとなっています。

加えて、在宅勤務やモバイルワークなど、働き方が多様化してきており、企業ポータルはどこに居ても、どんなデバイスを利用していても効率が落ちないようなものであることが望まれます。この側面から、クラウドでポータルを運用することを考える企業が増えてきています。

今回は、企業内ポータル、企業情報ポータルを Google サイトで実現しようとした際に起こりがちな、幾つかの課題についてご紹介させていただければと思います。

運用上の課題

特定の日時まで公開できない情報、特定の日時以降意味がなくなる情報など、「情報発信」では「時刻」が重要になるケースがあります。例えば、人事異動の情報や年始の社長メッセージなどは、特定の日時での公開が求められます。Google サイト には、通常の掲示板システムでは標準的となっている「期日を指定しての投稿」をする機能すらありません。その時刻に誰かが記事を投稿したり、ポータルサイトの編集をしなければなりません。これは運用上、大きな課題となります。

運用上の権限についての問題もあります。Google サイトではページを階層構造にすることができますが、末端のページの編集権限を持つには上位のページの編集権限を持っている必要があります。このため、特定の社員に特定のお知らせの編集権限のみを持たせるということが難しく、権限を与えられた人は、ポータルサイト全体を編集する権限を持ってしまいます。何かの際に、間違えて重要な情報を消してしまったりする可能性があるなど、運用上の課題となるケースはあるでしょう。

このように、Google サイトだけでのポータルサイト運用にはある程度の割り切りが必要となります。

効果の課題

ポータルサイトを構築したら、全社員に「ここがポータルです。ここに情報が集まります。このサイトから一日の業務を始めることができます。」といったアナウンスをし、全社員にアクセスするように誘導するでしょう。しかし、日に日にアクセスする人は減っていくケースがよくあります。運用者は懸命にそこに情報を集めるのですが、利用者が常にアクセスしたいと思うほどではなく、時々見に来る程度になりがちです。もちろん、会社の風土や仕組みによって、確実に見るように仕向けることはできますが、簡単ではありません。

このような状態になると、誰もが常にアクセスすることが前提にある「効率よく情報を伝えられる」ツールとしてのポータルの効果は薄れます。

では、なぜアクセス数は減っていくのでしょうか。

要因のひとつとして、Google サイトで構築したポータルは、情報を受け取るユーザの「効率よく情報を集めたい」「効率よく業務を進めたい」というニーズにそれほど寄与しないという点が挙げられます。

Google サイトでは、アクセスしたユーザ自身の予定や、メール、ワークフローの状態などを表示する方法がきちんと提供されておらず、どうしても「情報を発信する人」のニーズを満たすポータルサイトとしての側面が強くなってしまうためです。


弊社は、こういった様々な課題を解決できるツール群として Gluegent Gadgets というサービスを提供しております。Gluegent Gadgets を導入することで、より効果的なポータルサイトを構築・運用することができるようになります。 是非、ご相談下さい。
以下はGluegent Gadgets のサンプルイメージです。


Gluegent Gadgets の各種機能については、また別の機会にブログにて紹介させていただきます。


追記:個別の機能の記事は以下です。
ポータルで文字を動かして効果的に情報を周知しよう
Google Appsで掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは?