2017年1月31日火曜日

G Suite でクラウド型企業ポータルを構築する際の課題

「効率よく情報を伝えられるように、効率よく情報を集められるように、効率よく業務を進められるように」
企業内ポータル、企業情報ポータルはこういったニーズに応える欠かせないツールのひとつとなっています。

情報量や利用するシステム・サービスは年々増えている昨今、どれだけ効果的なポータルサイトを構築できるかは、会社全体の効率化に大きな影響を与えるものとなっています。

加えて、在宅勤務やモバイルワークなど、働き方が多様化してきており、企業ポータルはどこに居ても、どんなデバイスを利用していても効率が落ちないようなものであることが望まれます。この側面から、クラウドでポータルを運用することを考える企業が増えてきています。

今回は、企業内ポータル、企業情報ポータルを Google サイトで実現しようとした際に起こりがちな、幾つかの課題についてご紹介させていただければと思います。

運用上の課題

特定の日時まで公開できない情報、特定の日時以降意味がなくなる情報など、「情報発信」では「時刻」が重要になるケースがあります。例えば、人事異動の情報や年始の社長メッセージなどは、特定の日時での公開が求められます。Google サイト には、通常の掲示板システムでは標準的となっている「期日を指定しての投稿」をする機能すらありません。その時刻に誰かが記事を投稿したり、ポータルサイトの編集をしなければなりません。これは運用上、大きな課題となります。

運用上の権限についての問題もあります。Google サイトではページを階層構造にすることができますが、末端のページの編集権限を持つには上位のページの編集権限を持っている必要があります。このため、特定の社員に特定のお知らせの編集権限のみを持たせるということが難しく、権限を与えられた人は、ポータルサイト全体を編集する権限を持ってしまいます。何かの際に、間違えて重要な情報を消してしまったりする可能性があるなど、運用上の課題となるケースはあるでしょう。

このように、Google サイトだけでのポータルサイト運用にはある程度の割り切りが必要となります。

効果の課題

ポータルサイトを構築したら、全社員に「ここがポータルです。ここに情報が集まります。このサイトから一日の業務を始めることができます。」といったアナウンスをし、全社員にアクセスするように誘導するでしょう。しかし、日に日にアクセスする人は減っていくケースがよくあります。運用者は懸命にそこに情報を集めるのですが、利用者が常にアクセスしたいと思うほどではなく、時々見に来る程度になりがちです。もちろん、会社の風土や仕組みによって、確実に見るように仕向けることはできますが、簡単ではありません。

このような状態になると、誰もが常にアクセスすることが前提にある「効率よく情報を伝えられる」ツールとしてのポータルの効果は薄れます。

では、なぜアクセス数は減っていくのでしょうか。

要因のひとつとして、Google サイトで構築したポータルは、情報を受け取るユーザの「効率よく情報を集めたい」「効率よく業務を進めたい」というニーズにそれほど寄与しないという点が挙げられます。

Google サイトでは、アクセスしたユーザ自身の予定や、メール、ワークフローの状態などを表示する方法がきちんと提供されておらず、どうしても「情報を発信する人」のニーズを満たすポータルサイトとしての側面が強くなってしまうためです。


弊社は、こういった様々な課題を解決できるツール群として Gluegent Gadgets というサービスを提供しております。Gluegent Gadgets を導入することで、より効果的なポータルサイトを構築・運用することができるようになります。 是非、ご相談下さい。
以下はGluegent Gadgets のサンプルイメージです。


Gluegent Gadgets の各種機能については、また別の機会にブログにて紹介させていただきます。


追記:個別の機能の記事は以下です。
ポータルで文字を動かして効果的に情報を周知しよう
Google Appsで掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは?

2017年1月24日火曜日

クラウド型ワークフローでも現行システムや紙の帳票をここまで再現できる

普段、社内のワークフローで何気なく利用している申請書や稟議書といった帳票フォーマットは、その会社に根付いた文化のひとつと言っても過言ではありません。そのため、G SuiteやOffice365と連携するクラウドワークフローへの移行を検討するにあたり、申請・承認画面の「見た目」がそのまま維持できるのか?という観点が重要な要素となる会社も多いのではないでしょうか。実際に、過去ご相談頂いたお客様の中にも「紙帳票や既存のオンプレミス型ワークフローの入力フォームと同じレイアウトで運用できるようにしたい!」と強く望まれている方が多くいらっしゃいました。
弊社のワークフローサービスGluegent Flowでは、このニーズに対応するため、HTMLエディタやGoogleドキュメントを用いた豊富なレイアウト設計機能を提供させて頂いております。 今回は、このGluegent Flow帳票レイアウト機能について説明していきたいと思います。


HTMLエディタを用いたレイアウトデザイン (対象:G Suite, Office 365)

1つ目は、帳票レイアウトをHTMLエディタでデザインする方法です。
このエディタはWYSIWIGエディタにもなっており、HTML・CSSの知識がない一般の方でも簡単にデザインすることが可能です。編集項目は、文字の大きさ・色・書体、表、箇条書き、リンク、図、線等となっています。HTML・CSSの知識があり、かつ、位置等の指定を細かくカスタマイズしたい方は、ソースコードビューに切替えて、直接タグ編集による指定も可能です。
以下は複数の入力行を持つ「経費精算申請書」のレイアウトをHTMLエディタ上で作成し、Gluegent Flowに適用した入力フォームのサンプルです。文字の大きさ・書体、表の段組み等、全てHTMLエディタ上で指定したもので、リッチな帳票レイアウトが実現できていることが確認できると思います。

HTMLエディタ上でのレイアウト例

上記レイアウトを適用した入力フォーム画面


Googleドキュメントを用いたレイアウトデザイン (対象:G Suite)

2つ目は、帳票レイアウトをGoogle ドキュメントでデザインする方法です。
Gluegent FlowはG Suite連携機能の一つとして、Googleドキュメントによりフォームテンプレートを作成し、適用する機能を提供しております。HTMLエディタほど細かい設定はできませんが、Wordライクな操作性でレイアウトをデザインすることができます。
以下は、Googleドキュメントでデザインした帳票レイアウトのサンプルです。HTMLエディタと同様、Googleドキュメントで定義したレイアウト通りに入力フォームが表示できていることが確認できます。

  Googleドキュメントによるレイアウト例

上記レイアウトを適用した入力フォーム画面



以上の通り、Gluegent FlowではHTMLエディタやGoogleドキュメントを用いて、柔軟にレイアウトがデザインできることがお分かりいただけたかと思います。
ご利用のユーザの中には複雑な紙帳票レイアウトをGluegent Flowでほぼそのままの形で再現されているケースもあり、我々も時々驚かされる一方で、十分な可能性を感じております。 もしご興味をお持ちいただけましたら、是非お問い合わせください。




2017年1月17日火曜日

複数のクラウドサービスの認証をまとめるSAML2.0

企業で必要とされるITサービスは、社内のサーバルームや専用線で繋いだデータセンタで提供されるのが当たり前の時代は終わりを告げ、クラウドで提供されるのが当たり前となりました。そのサービスも多種多様で、クラウドサービスを牽引してきたGoogleやMicrosoftが提供するG Suite、Office365のようなオールインワンと言えるようなサービスから、Salesforce、Dropbox、Box、Slack、Zendeskなど、特定の領域に特化したサービスもクラウドで提供され、その機能は日々高度になり、多様化しています。これらのサービスは、独自にIDとパスワードで認証するだけでなく、認証自体を外部に任せたり、ID、パスワードの管理も外部に任せることができるようになっています。
このように認証やアイデンティティの管理を外部のサービスに任せる理由はどこにあるのでしょうか。また、それを実現するにはどうしたら良いのでしょうか。簡単に整理したいと思います。

 Gluegent Gate

広くニーズをカバーするサービス

クラウドサービスを牽引してきた、GoogleのG Suiteや、MicrosoftのOffice 365は、オフィススイートや、グループウェアといった、多くのニーズを広くカバーしたサービスです。企業によっては、このようなクラウドサービスのみでビジネスをすすめることができるかも知れません。ただ、これらのサービスは多くの企業で利用されるであろう機能を広く提供しているものの、細かなところでは機能不足である場合や、特殊なニーズであるために特定のニーズを満たせない場合もあります。そこで、多くの企業では、満たせないニーズを次のようなサービスを利用しています。

特定のニーズを高度に解決するサービスを併用

Salesforceや、Dropbox、Box、Slack、Zendeskなどのように、特定のニーズを満たすサービスも多くあります。これらのサービスでは、前述した広範なニーズを満たすサービスでは、足りない機能を提供し、同時に連携することで、大きな付加価値を生み出しています。例えば、G Suiteで提供しているクラウドストレージ(Google Drive)では、現場のニーズを満たせないが、Dropboxであれば満足できるというケースや、企業全体では、G Suiteを使いつつ、営業部門では、Saleforceを使い、サポート部門では、Zendeskを使うなどのケースが考えられます。

複数のサービスが混在する

以上のように、クラウドサービスでは、必要なサービスを選んで使うことができます。ですが、それぞれのサービスは、本質的には独自のサービスとして完結しているため、認証の仕組みをそれぞれ持っています。つまりそのまま使うと、システム管理者はそれぞれのサービスでアカウントの管理をし、ユーザはそれぞれのサービスで別々にログインする必要があります。こうなると、複数のサービスが混在することで機能としてはニーズを満たしていても、利用において非常に不便を感じることになります。

認証機能を外部サービスに任せる

各サービスにとっては、認証機能は本質的な機能ではなく、本質的機能を利用させるための機能です。そこで、多くのクラウドサービスでは、認証を外部のサービスに任せることができるようになっています。認証を一元化することでユーザにとっての利便性は大きく向上します。セキュリティの面からも、入り口を一本化することは大きなメリットです。このように、認証を一元化し、単一のログインをもって複数のサービスを利用できるようにすることをシングルサイオン(SSO)と言います。
SSOの環境を構築すると、ユーザにとっての利便性だけでなく、適切なユーザに適切なサービスを利用させたり、利用を中止したり等のサービスの管理が容易になります。入り口を一括して管理できるようになるので、セキュリティレベルの向上にも役立ちます。

SSOの仕様SAML2.0

SSOを実現するための仕様はいくつかありますが、多くのクラウドサービスでは、SAML2.0を採用しています。前述したとおり、クラウドサービスは組み合わせて利用するケースが多く、認証が煩雑になり勝ちです。クラウドベンダーは、自社のサービスが他社のサービスとも併用しやすいように独自の認証機能だけでなく、SSOを実装します。その時の仕様には、他社サービスも利用しているSAML2.0を採用することが多く、SAML2.0がデファクトスタンダードとなっています。

SAML2.0に対応したサービスの認証を担うGluegent Gate

Gluegent Gateは、G Suiteや、Office365、Salesforce、Dropboxなど多くのサービスに対応し、専用の画面を持っていますが、専用として対応していなくても、SAML2.0に対応したサービスであれば「汎用SAMLオプション」を使うことで、認証を統合することができます。


Gluegent GateでSSO環境を構築しておけば、今後採用するサービスでも簡単にSSO配下に加えることができますので、今後拡張性も確保できます。ユーザの利便性と高いセキュリティを同時に満たすGluegent Gateを是非ご検討ください。
 Gluegent Gate