2016年12月20日火曜日

Office 365 とも連携するクラウド型ワークフロー Gluegent Flow

最近目に見えてお問合せが増えている Office 365をベースとしたワークフローサービス、Gluegent Flow の現状を簡単にご紹介させていただきたいと思います。

Gluegent Flow は、G Suite (当時は Google Apps) と連携するクラウド型ワークフローサービスとして、2011年にサービスの提供を開始しました。今年でサービスインから5年のサービスとなります。2015年から2016年にかけて、Office 365 への対応を進め、現在に至っております。

すでにワークフローの基本機能は十分に揃っており、Office 365 と連携させることで、より簡単に、便利にご利用いただけるようになっています。今日は簡単に Gluegent Flow の機能をご紹介させていただきます。


帳票の設計

ワークフローでの申請や承認、決裁時などに入力を促すフォームの設計を行う機能です。Gluegent Flow では、多様な入力フォーム項目種をご提供しており、これらを組み合わせて自由にフォーム設計が行えます。ご提供している入力フォーム項目をいくつかご紹介させていただきます。


項目名
説明
単行テキスト
1行のテキスト入力を促すフォーム項目です。
複数行テキスト
複数行のテキスト入力を促すフォーム項目です。
リスト
プルダウンでの選択を促すフォーム項目です。
親子リスト
複数のプルダウン項目が連携し、一つ目の選択状況に応じて二つ目の選択肢が入れ替わるフォーム項目です。親子という名前ですが、親子だけでなく孫・曾孫・玄孫など何階層でも指定可能です。
単一チェック
ラジオボタンにより複数の選択肢からひとつを選択させるフォーム項目です。
複数チェック
チェックボックスにより、複数の選択肢から複数を選択させるフォーム項目です。
日付
カレンダーから日付けを選択させるフォーム項目です。
時刻
プルダウンで時間と分を選択できるフォーム項目です。
添付ファイル
添付ファイルをアップロードするためのフォーム項目です。ひとつの項目で複数の添付ファイルをアップロードすることも可能です。


この他にも、多様な入力項目種をご用意しております。

上記項目を組み合わせ、自由にフォーム項目を作成した上で、簡単にレイアウトを指定することも可能になっております。以下はフォーム設計を使った簡単なレイアウト例です。


経路の設計

ワークフローの申請がなされた際に、どのような経路を通して決裁されるのかを設計する機能です。Gluegent Flow では、自由度の高い経路設計が可能で、申請→承認→決裁という3ステップ程度の簡単な経路から、20ステップ、30ステップといった長い経路設計も可能です。各ステップの担当者の設定方法は幾通りも用意されており、例えば以下のような設定が可能です。
  • 特定の個人やグループを担当者として指定する
  • 申請者自身にステップの担当者を指定させる
  • 課長や部長等の肩書きや権限(ロール)を利用してステップの担当者を指定する
  • 特定の経路の担当者は申請者が編集できるようにする
  • 特定の経路は申請者や承認者によりスキップさせることを可能とする
グループでの指定や、肩書きを使っての経路指定をする場合、会社の組織の情報などが必要になります。これらの組織は、Office 365 の Exchange Online のグループで指定したものと連動します。

経路とフォームの連動

ワークフローによっては、申請者に入力させるべき項目と、承認者が入力すべき項目が別れているケースがあります。Gluegent Flow では、どの入力項目をどのステップで編集させるのか(または表示させる、非表示とする)を簡単に指定できます。


以上が、簡単な Gluegent Flow の基本機能の紹介となります。Gluegent Flow には他にもたくさんの魅力的な機能があります。現時点では、Office 365 との連携機能は、G Suite 連携機能には劣っておりますが、今後の拡張を計画しております。もし、興味をお持ちいただけたなら、是非弊社までお問合せ下さい。