2016年8月25日木曜日

ワークフロー+Google Apps自動化による業務効率化のヒント(2)

前回投稿記事 ではワークフローは承認・決裁の証跡を保存するためのみならず、組織の活動結果を共有、再活用可能な一例をご紹介させて頂きました。
 
 Gluegent Flowを利用することで仕事に必要なデータはGoogle Appsの各サービス上に自動化され他の社内システムとの連携や再利用に活用して頂くことが可能です。


<ワークフローシステムを単体で導入される企業様の例>
<Gluegent Flowを導入、他システムと連携をされている企業様の例>


 前回の例では決裁された経費精算のGluegent Flowのデータが自動処理によってGoogle Sheetsに出力されることでワークフロー起案時と決裁後の経費精算のシステムへの登録の二度手間や入力ミスによる手戻りを軽減、排除する説明を致しました。


 Gluegent Flowの自動処理について引き続き、ご活用例をご紹介致します。


 ワークフロー「申請モデル」での起案時に入力画面の一例として以下の画面例があるとします。


 経費として交通費や交際費の内容や金額を登録して起案するといった内容になります。


 経費精算のGluegent Flowのデータが自動処理によってGoogle Sheetsに出力される例を前回、ご紹介致しましたが、例えばGoogle Sheetsのデータを経費精算システムに取り込むにあたって経費精算システム側に必要な科目コードも予め、Gluegent Flowの起案時に登録させたいとお考えになるかと思われます。


 経費精算システムに取り込んだ後で科目コードをまた改めて登録となると二度手間は軽減されませんし、システム間連携による効率化も低いものとなります。


 Gluegent Flowでは「申請モデル」の起案時の入力画面の入力項目の選択肢としてGoogle Sheetsのデータを同期することが可能です。




 経費精算システムで利用する科目コードや補助コードのマスタデータをGoogle Sheetsに登録しておくことで、起案時に同じコード体系が利用可能であり、最終的に決裁された経費精算データを自動処理によりやはりGoogle Sheetsに出力して経費精算システムへ取り込む際にシステム上で必要なデータが既に準備された状態となります。


 更に前回の自動処理による例とは逆の方向となりますが、定期的に経費精算システムからCSVファイルやExcelで科目マスタのデータを出力してGoogle Sheetsに取り込むことで最新の科目コードのデータを利用可能となります。


 こうした運用を行っておくことでシステム間でのデータの授受で発生する手戻りが少しでも軽減出来るのでは無いでしょうか。


 また微細な話となりますが、Gluegnet Flowの「申請モデル」では下記画面例の様に絞り込みによる選択にも対応しております。



 次回以降、システム管理者の視点とは別に起案・決裁するユーザーの立場からこうした画面入力時の負担軽減を意図した機能も用意していますので紹介させて頂ければと思います。