2016年7月20日水曜日

ワークフロー+Google Apps自動化による業務効率化のヒント(1)

経費・交通費精算、取引先の与信や稟議書の申請といった職場での事務仕事に関わる機会がある方は比較的、多いのではないでしょうか。

 昨今の日本の企業や組織ではそういった事務仕事がワープロの文書と判子による回覧と承認からグループウェアによるワークフローでシステム化されているケースが多いと思います。
※勿論、まだまだ紙と判子の文化が諸事情で厳然として残っていることもあるでしょう。

 本稿ではそういった事務仕事を業務で携わっている方を対象にちょっとした業務効率化のヒントをお伝え出来ればと考えております。

 例えば経費精算といった業務を簡略化すると以下の様な流れになるとします。


 
 ここで経費が決裁された後、経費精算という事務仕事は果たして終わるのでしょうか。

   その後、経費精算決裁後の業務は経理の方に引き渡され、例えば経費が前払いであれ、事後精算であれ、起案・申請した方の組織の口座から申請者本人の口座に振り込まれたり、現金で手渡しされます。

 そして企業や法人組織の活動は必ず貸借対照表や損益精算書といったアウトプットに集約される必要があるわけですから、多くの場合は財務会計システムに記録されたりして経費の出金(=科目と金額)がどの申請者へ(=組織のどの部門に)支払われたかの会計活動が台帳に登録されて初めて経費精算という仕事は完了するわけです。



 上記の様に決裁された経費は最終的に財務経理の担当者により経費精算や財務会計システムに登録される流れが一般的かと思われます。

   それらの流れの中で各システム上に必要なコードや項目を付加し、場合によってはワークフローに一度、登録されている金額や使用用途、申請部門といったデータをまた各システムへ入力するといった二度手間が発生することもあるでしょう。


 
 こうした事務仕事の二度手間、手戻りをGluegent FlowGoogle Appsで軽減することが出来ます。下記はGluegent Flowによる経費精算の申請画面のサンプルです。





 
 Gluegent Flowではこれらの各起案・申請文書を「申請モデル」と呼んでいます。

 起案者は「申請モデル」を選択し画面上の経費の発生日付や用途、金額を登録して起案、予めシステム管理者が設定した経路に則り、承認や決裁を行う担当者が内容を確認して「差し戻し」や「承認」、「決裁(=起案したワークフローの完了)」を行います。

 一般的なワークフローシステムでは決裁が行われ、起案者へメールといった手段で決裁の通知が行われて完結するのですが、Gluegent Flowでは申請モデルの各経路の「承認」や「決裁」といったタイミングで登録内容をGoogle Apps の各サービスへ出力することが出来ます。

 Gluegent Flowではこうした出力機能を「自動処理」と呼んでおり、システム管理者が任意の経路に設定することが可能です。

 このサンプル画面では「決裁」が行われると申請モデルの登録内容を以下の様にGoogle Sheetsへ出力しています。




 「自動処理」の設定はとても簡単でGoogle Sheetsを新規作成して一行目の列に申請モデルの登録内容から出力に必要な項目を入力し、Gluegnet Flowの申請モデルの編集画面で指定するだけです。

 Google Sheetsへ出力された申請モデルの登録内容はCSVファイルやExcelにエクスポート出来ますので、連携先の経費精算や財務会計のシステムに取り込むことが可能です。
 予め、連携先のシステムに必要なレイアウトに設定することで二度手間や手戻りを軽減することが出来るのでは無いでしょうか。

 勿論、ERPやシステム間連携のワークフローで完全自動化されてることもあり、財務会計システムに連動する運用をされている組織もあるでしょうから、「我々の社内システムでは既に実現してるよ。」と思われる方も居るでしょう。

 この自動化での更なるポイントとしてはワークフローの決裁結果(=申請モデルの登録内容)がGoogle Sheetsへ出力されていることで、組織内のグループやユーザーに共有され二次加工や再利用が容易なことです。

 既にGoogle Appsのユーザーであればご承知かと思いますが、Google SheetsはMicrosoft Excelの様な表計算アプリケーションがブラウザさえあればどこからでも利用が可能で、且つ、クラウド上での共有によるリアルタイムでの同時編集が可能なサービスです。

 簡単な集計やソートだけではなくピボットによる高度な集計やグラフ化を行うことが出来ますので、例えば部門のマネージャーが特定の利用用途の経費をサマリーでチェック、一定の期間の費用の変動のトレンドを確認するといった仕事をシステム管理者に依頼することなくセルフサービスでいつでも行うことが可能となります。

 Gluegent Flowを利用することで仕事に必要なデータはGoogle Appsといったパワフルなクラウドサービス上に自動化されて出力されており、組織内のユーザーが欲しい時に容易に手に入れることが実現可能となります。

 ワークフローは承認・決裁の証跡を保存するためのみならず、組織の活動結果を共有、再活用することが出来る、そんなヒントになればという意図にて次回からワークフロー+Google Apps自動化の例を紹介していきたいと思います。