2017年4月27日木曜日

紙からシステムへ!ワークフロー導入のコツを伝授!

日常業務のほとんどがシステム化され、クラウド型の業務システムも増えている昨今ですが、申請・承認ワークフローだけは、紙の書類で行っているという企業もまだ多いようでます。しかし、それではせっかくクラウド型の業務システムを導入しても、効果は半減です。
そこで、ここでは、紙などのアナログなワークフローを続けるデメリットや、システム化のコツを説明します。

クラウドのメリットが台無し!紙によるワークフロー

今や企業にもすっかり普及したクラウド型の業務システム。インターネット経由でどこからでもアクセスできるのが特徴で、柔軟なワークスタイルの実現、生産性の向上、運用コストの抑制など、たくさんのメリットがあります。
しかし、さまざまな業務システムがクラウド化されて便利になる一方で、申請・承認ワークフローだけは、「ハンコが必要」「システム化が面倒」「紙で残さないと何だか不安」などの理由で、システム化ができていない企業もまだ多いようです。
紙の帳票などアナログなワークフローが残っていると、それがネックになり、クラウドのメリットを活かせなくなります。日ごろ使う業務システムはクラウド化したのに、ワークフローだけはシステム化できていない企業で、よくおこる問題を3つご紹介しましょう。

課題1 「申請・承認のためにわざわざ会社に戻らなければならない」

メールやファイルサーバが社外から閲覧できても、ワークフローが紙ベースだと、頻繁に会社に戻ることになります。「基本的には在宅勤務だけど、承認申請のため、週に1~2回は出社している」「営業職で直行直帰のはずが、見積や交通費の申請があるので、結局、夜遅くに会社に戻っている」など、もったいない時間の使い方をすることになってしまいます。

課題2 「申請から承認までが遅い」

決裁権のある上司が外出していると、申請・承認ワークフローが進まなくなります。「上司が出張中のため、経費の承認がなかなか降りない」「上司が外出しているため、見積の回答をすぐに出せなくて困っている」など、面倒なことになりがちです。

課題3 「進捗状況がわからない」

紙のワークフローは、どこまで進んでいるかがわかりません。複数部署に回すものは、回覧ルートにいる人が1人でも不在だと滞ってしまいます。なかなか承認されないときは、関係者にメールや電話で問い合わせる必要があり、余計な手間が増え、負担になります。

このように、せっかく場所や時間に捉われないクラウド型の業務システムを導入しても、アナログなワークフローのために真価が発揮されなくなってしまうのです。

知っておこう!紙のワークフローのシステム化に成功するためのポイント

それでは、ワークフローのシステム化について考えていきましょう。ワークフローは企業の業務プロセスと深く関わるため、システムをただ導入すれば良いというものではありません。自社に合わない仕組みを導入すると、社員に定着しないまま、結局は紙の帳票に戻したり、他のシステムに切り替えたりすることになります。
ワークフローのシステム化によって現状の課題を解決し、最大の効果を得ようと思ったら、導入前の準備が大切です。次の3ステップで、業務設計や選定を進めましょう。

このほかに、できるだけスモールスタートを心がけることも大切です。まずは一部の部門を対象にして、「休暇届」など、簡単な申請書から試験導入すると良いでしょう。不都合があったら修正しながら、少しずつシステム化の範囲を拡大していきます。スモールステップを積み重ねて全社に適用していきましょう。

帳票レイアウトや押印など、デザイン面も重視してスムーズにシステム化

なお、ハンコや帳票レイアウトが重視されている企業では「今までの帳票レイアウトを変えたくない」「ハンコは絶対になくせない」「だからシステム化はできない」という意見が出るかもしれません。ワークフローシステムの中には、今まで使ってきた帳票のレイアウトをそっくり再現できるものや、ハンコのイメージをそのまま実現できるものもあります。そうしたシステムを選ぶことで、心理的な抵抗感が減り、スムーズに移行できることも。紙のワークフローをシステム化する際には、デザイン面の柔軟性も、システム選定のキーポイントと考えましょう。



どこからでもアクセスできるクラウド型の業務システムを導入しても、紙などのアナログなワークフローを続けていると、メリットが活かせなくなります。そして、せっかくシステム化するならば、現状の課題を解決でき、業務の効率化につながるワークフローシステムであるべきです。この記事で挙げたような工夫を取り入れて、ワークフローシステムのスムーズな導入と、その先にあるワークスタイルの改革を実現しましょう。


▼ハンコのイメージもそのまま実現できるクラウド型ワークフローシステム Gluegent Flow


2017年4月25日火曜日

Active Directory (AD) でクラウドサービスのアカウントやグループを管理する

「Active Directory と連携するクラウド SSO」でも紹介しましたが、弊社が提供するクラウドのID管理/SSO/アクセス制御のサービスである Gluegent Gatee には、強力な Active Directory (AD) 連携機能があります。今日は、この中でも特にクラウドサービスのアカウントやグループの管理を Active Directory (AD) で行う方法についてご紹介したいと思います。

最近は、複数のクラウドを利用する企業が増えてきています。例えば、メールやカレンダー等のグループウェアとして G Suite を採用し、Microsoft の Office ライセンスは Office 365 を利用、営業部門では Salesforce を、制作部門では Box を利用するなどのケースです。こういった場合、それぞれのサービスのアカウントやグループの管理を個別に行っていると、それなりの手間がかかるようになってきます。特に、社内システムを Active Directory (AD) で管理できる状況を作っている場合、これらのクラウドサービスの管理を個別に行うことで、効率が下がるケースは多いです。

Gluegent Gate を利用すると、これらのクラウドサービスのアカウントやグループを Active Directory (AD) で一元的に管理できるようになります。

以下で、連携イメージを簡単にご紹介します。

Active Directory と Gluegent Gate の接続

Gluegent Gate はクラウドのサービスですので、クラウド側から Active Directory (AD) に接続できるようにして頂く必要があります。Gluegent Gate は LDAPS で社内の Active Directory (AD) に接続しますので、弊社同期サーバのIPアドレスに対して、ポートを開放して頂くことと、証明書のインストールなどの作業が必要となります。また、同期サーバから接続先の Active Directory (AD) を指定して頂くなどの各種設定が必要です。

Active Directory の属性と Gluegent Gate の属性のマッピング

Active Directory (AD) 上の属性を、Gluegent Gateのどの属性にマッピングするのかを指定します。デフォルトの設定はありますが、属性のカスタマイズが可能ですので、現行の Active Directory (AD) の運用に合わせて調整ができます。
(例えば、Active Directory (AD) の sn 属性をGluegent Gateの「姓」にマッピングするなど)

連携対象サービス毎に Active Directory (AD) のセキュリティグループを作成

Active Directory (AD) に任意のセキュリティグループ(仮にセキュリティグループ1)を作成します。そのメンバとして連携対象サービス毎にセキュリティグループを作成します。この、連携対象サービス毎のセキュリティグループのメンバとして登録されたユーザが、各クラウドサービスに自動的に同期されます。

グループについても同様に、Active Directory (AD) で作成したセキュリティグループを自動的に各種クラウドサービスに連携することができます。



簡単には上記のような設定により、Active Directory (AD) で各種クラウドサービスのアカウントやグループの管理ができるようになります。Gluegent Gate は、Active Directory (AD) 連携だけでなく、複数サービスでのシングルサインオン、アクセス制御も柔軟に行えるようになっています。詳しくはお問合せ下さい。

 Gluegent Gate


2017年4月18日火曜日

Office 365 ユーザからのGluegent Flowに関する疑問点にお答えします

今年に入り、Office365をお使いのユーザーからGluegent Flowについてのお問い合わせが増えてきました。
Gluegent FlowはOffice365と連携するクラウドワークフローとして昨年リリースしました。操作が容易なインターフェース、多種多様な入力フォーム、柔軟な経路設定等により社内の申請業務を効率化することができるサービスですが、機能が豊富であるため、どうしても往訪時に全て説明しきれないことも多く、後日メールで様々なお問い合わせをいただくことがあります。
今回は、最近Gluegent Flowに関してよく受けるご質問についてお答えした一例をお伝えしたいと思います。

ワークフローの認証方法は?

Gluegent Flowはお使いのOffice365で設定されている認証を利用します。
例えば、Office365ログイン済の状態でGluegent Flowを起動する場合は、そのまま起動できますし、未ログイン時の場合に直接Gluegent Flowを起動しようとした場合は、Office365の認証画面が表示されます。
管理者は、Gluegent Flowに対する独自ユーザID/パスワードを管理する必要はございませんので、全てOffice365側で一元管理することができます。
なお、Office365用に他社のシングルサインオンサービスをご利用の場合でも、Gluegent Flowは問題なくお使いいただけます。

入力フォームのレイアウトは自由にデザインできますか?

入力フォームのレイアウトは、HTMLエディタ機能でデザインします。
このエディタはWYSIWIGエディタにもなっており、HTML・CSSの知識がない一般の方でも簡単にデザインすることが可能です。文字の大きさ・書体、表の段組み等について表現できますので、紙と同じような帳票レイアウトも実現できます。
例えば、Wordで紙帳票のテンプレートを作成していた場合は、以下の手順で行います。
  1. Wordファイルを全選択後、コピーする
  2. HTMLエディタのクリップボードにペーストする
  3. 位置調整・罫線色の変更等を行い、適宜レイアウトを調整する
これにより、帳票レイアウトのデザイン作成を省力化することが可能です。
プレゼンテーション2.png

参考記事:クラウド型ワークフローでも現行システムや紙の帳票をここまで再現できる


ワークフローで利用する組織はどのように定義しますか?

Gluegent Flowにて利用する組織情報はExchange Online の配布グループやセキュリティグループで定義していただきます。
例えば、営業部に属する配下組織や社員に対する組織情報を定義したい場合、以下のような階層構造を配布/セキュリティグループ上で作成していきます。
プレゼンテーション2 2.png
まず、組織毎に配布/セキュリティグループを作ります。次に、その組織に属する配下組織・社員についてグループメンバーとして登録します。メンバーにはアカウントしか登録できないのでは?とお考えの方がいらっしゃいますが、配布/セキュリティグループであればメンバーに別のグループを追加できますので、配下組織が表現可能です。
上記のようにOffice365側に定義した組織情報グループは、Gluegent Flowによって定期的に取得し、内部にキャッシュデータとして保存します。

別々の組織に所屬しているような兼務者を管理することができますか?

Gluegent Flowでは異なる組織に属する兼務ユーザを扱うことが可能です。
兼務者は、異なる組織の組織グループ毎にグループメンバーとして登録してください。以下の図では営業1課とマーケティング部を兼務しているユーザBをそれぞれの組織グループにメンバー登録しています。
プレゼンテーション2 3.png
兼務者、利用時に兼務先組織のどちらの立場で処理をするか、ユーザ自身が選択できるようになり、適切な承認フローが実現できます。
なお、Gluegent Flowでは現在ADから直接組織階層構造を連携せず、グループ定義を元に連携している理由の1つとして、この兼務者を管理可能とするためということがあります。

各部署の上長を承認者として経路先に設定できますか?

ロール機能を利用することで可能です。ロール機能とは各経路に役職(ロール)に該当するユーザを自動で表示することができる機能であり、以下の手順に従い設定することで、承認者・決裁者をユーザ自身で選ばなくても自動的に判別・表示できるようになります。
    <手順>
  1. グループによる組織階層を定義する
  2. 前述の組織階層定義を行い、Gluegent Flowにより自動同期しておきます。
  3. 組織毎の役職ロールを定義する
  4. Gluegent Flowのロール設定で組織毎の部長、課長等のロールを定義します。
  5. 申請モデル編集で承認・決裁経路にロールを割り当てる
  6. 申請モデル編集>経路で経路毎に対するロールを設定します。
参考記事:クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます

稟議書や見積書に付与する番号の採番ルールを変更できますか?

Gluegent Flowでは以下の「シーケンス設定」画面から採番ルールを追加・設定できます。
ワークフロー 3.png

採番ルールは、区切り文字、固定文字(ex, 「見積」「稟議」)、日付フォーマット、連番のクリアタイミング(日、月、年)について設定でき、設定した採番ルールは申請モデル毎に使い分けることができます。



以上、Office365 ユーザから最近頂いたご質問についてご紹介させていただきました。Gluegent Flowは、Office365と連携し、スムーズに利用できるだけでなく、ワークフローとしても便利な機能が搭載されていることが少しでも伝わればと思います。上記以外にご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。




2017年4月11日火曜日

散らばった社内ポータルのお知らせ記事を1箇所にまとめて表示する方法

Google Apps(現在:G Suite )で社内ポータルサイトをGoogle Sitesで実現されている場合、ちょっとした最新情報や社内の案内についてSites標準の「お知らせ」ページ機能で実現されているかと思います。 この「お知らせ」ページは簡単に追加でき、扱いもシンプルなのですが、使い勝手の点で色々と課題が出てきます。 今回はその課題を解決するために弊社が提供しているGluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットについてご紹介させていただきます。

Google Sitesお知らせ機能の課題

  Google SItesでお知らせ機能を利用したとき、以下のような様々な課題が生まれます。

  • お知らせページが分散していると、ユーザがそれぞれのページにアクセスし確認する必要がある
  • Google Sitesで社内ポータルサイトを構築している場合、部門毎に管理対象のページを分けて、権限を割り合てて使っていることも多いかと思います。 この場合、「お知らせ」ページも各部門毎に更新・管理することになりますが、複数のページに存在する「お知らせ」ページを1箇所にまとめて表示することができません。 例えば、総務部、営業部、開発部それぞれのお知らせ情報を参照したい場合は、それぞれのお知らせが記載されているページにユーザ自らアクセスして確認する必要があり、とても面倒です。

  • 過去分の投稿記事が常に表示され続けてしまう
  • お知らせ情報はある一定期間が過ぎると情報としての価値が無くなります。そのため、ある一定期間が過ぎると非表示になってほしいところですが、Google Sites標準の「お知らせ」ページに投稿した内容は常に残り続けます。新しい順に表示されるとしても、余計な情報が常に表示され続けてしまい、検索等で余計な情報がヒットしてしまいます。

  • 既に読んだお知らせかどうか、区別がつかない
  • 沢山のお知らせ記事が掲載されてくると、ユーザ自身がどの記事を既に確認したか分かりづらくなります。そのため、未読/既読の区別がつくようにしたくなりますが、Google Sites標準の「お知らせ」ページでその区別をつけることはできません。

Gluegent Gadgets お知らせ通知ガジェットで社内のお知らせ情報を一元管理!

前述の課題に対して、Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットを利用すると、以下のように解決することができます。

  • 社内のお知らせ記事を1箇所にまとめて一覧表示できる
  • Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでは、社内の各ページに分散しているお知らせ記事を1箇所にまとめて、一覧表示することができます。一覧の表示順序は各お知らせページにまたがって更新日時順で表示します。一覧の表示内容としては、お知らせタイトル、更新日、オーナー名、お知らせページ名、内容(先頭の一部のみ)等が表示できます。なお、お知らせ記事の詳細はタイトルをクリックすることで、お知らせ記事の詳細を別タブで表示しますので、そちらでご確認いただけます。

  • 直近のお知らせのみ抽出・検索が可能
  • Gluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでは、過去◯日分に絞ってお知らせ記事を抽出・表示します。その絞った記事の中で検索することも可能です。

  • お知らせ記事単位の未読・既読の色分け表示
  • 未読・既読の区別がつくようにしています。未読の場合は、お知らせ記事のタイトルが青色表示となり、既読済はグレー表示になります。
    ※未読・既読の区別はブラウザ毎となります。またブラウザキャッシュをクリアすると全て未読状態となります。

以上、Google Sites標準の「お知らせ」機能に関する課題をGluegent Gadgetsお知らせ通知ガジェットでどのように解決できるかご紹介しました。 
なお、投稿記事をより細かく管理・共有できるようにしたい場合は、別ガジェットとなるGluegent Gadgets掲示板ガジェットをお使いいただくことをお勧めします。詳細は以下の記事をご覧ください。

参考記事:
Google Appsで掲示板を実現しようとするときに直面する課題とは?





2017年4月4日火曜日

Gluegent Gate によるクラウドID管理やシングルサインオンの対象サービス

弊社が提供する Gluegent Gateは、クラウドのアクセス制御、シングルサインオン、ID統合管理を実現するためのクラウドサービスです。従業員数で言えば数十名規模〜万を超える規模のお客様、業種で言うと建設、設備、広告、IT、学校法人など、多種多様なお客様にご利用頂いております。

サービス開始当初は、G Suite に対するアクセス制御という側面で導入いただくお客様が多かったのですが、最近は複数のクラウドサービスに対するシングルサインオンやID統合管理という観点で導入をご検討いただくケースが多くなってきました。また、既存のお客様からも用途をシングルサインオンにも広げたいというご相談をいただくことが増えてきています。

本日は、Gluegent Gate をどういったサービスと連携させることができるのかをまとめさせていただきます。

 Gluegent Gate

ID管理まで含めて連携できるサービス

Gluegent Gate には、Gluegent Gate でアカウントを作成すれば、当該アカウントで使用する各種サービスの API を通じて、各サービスのアカウントを作成する機能があります。例えば、以下のようなサービスと連携することができます。

G Suite、Office 365、Salesforce、DropBox、Box、Mail Luck!、 cybozu.com、PrimeDrive など。
連携サービスの増加に向けて継続的に取り組んでおりますので、もしご要望がございましたらお気軽にご相談下さい。

このようなアカウント連携は、Gluegent Gate の AD連携オプションと連携させることも可能です。これにより、Active Directory を中心として、各種クラウドサービスに対するアカウント管理を実現することも可能です。

認証の連携ができるサービス

SAML2.0 に対応しているサービスであれば、簡単にシングルサインオンができます。SAML2.0 については、「複数のクラウドサービスの認証をまとめるSAML2.0」でもご紹介していますが、ウェブサービス間でユーザについての情報をやり取りをするための規格となり、今では、主要なクラウドサービスの多くが SAML2.0 に対応しています。クラウドサービスを Gluegent Gate のシングルサインオン下に置きたい場合は、各種クラウドサービスの SAML2.0 対応状況をご確認下さい。

その他のサービス・システム

Gluegent Gateは、「代理認証」という機能をご提供しております。代理認証は、簡単に言うとログイン時の ID/パスワードを、代理で入力して認証するような仕組みとなります。この機能を使えば、あらゆるシステム/サービスと認証の連携をすることが可能となります。



このように、Gluegent Gateを中心として、多くのサービス・システムを連携させ、簡単にシングルサインオンの仕組みを構築することができます。Gluegent Gate は、アカウントに対する課金ですので、少人数からご利用いただけます。シングルサインオンをご検討される際には、是非ご相談下さい。

 Gluegent Gate


2017年3月30日木曜日

G Suite強化ツールで、ビジネスを加速させよう!

いまや企業活動になくてはならない存在となったクラウドサービス。その中でも、現在多くの企業から支持を集めているのが、Google社が提供するG Suiteです。
とても便利なサービスですが、G Suiteをさらに便利にしてくれるツールが存在することは、意外と知られていません。
本記事では、G Suiteをパワーアップさせる様々なツールをご紹介します。

有料ユーザー企業が300万社を突破!いま注目のクラウドサービスG Suite

平成28年版 情報通信白書(総務省)によると、「一部でもクラウドサービスを利用している」と回答した企業の割合は44.6%でした。約半数の企業が、何らかのクラウドサービスを利用していることになります。

総務省ホームページより引用 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/image/n5201200.png 

中でも、利用企業数が急増しているのが、Google社が提供するG Suiteです。 G Suiteとは、以下のような特徴を持つクラウド型のサービスです。

■機能:メール、カレンダー、スプレッドシートなど仕事に必要な機能がひととおり揃っています。
■費用:利用料金は、1ユーザーあたり月額 500 円から。ライセンス費用以外の初期費用やシステム運用・保守費用はかかりません。
■品質:サービス品質保証契約(SLA)で、稼働率 99.9 % 以上を保証しています。

Google社は、2017年1月、G Suiteの有料ユーザー企業が300万社を超えたことを発表しました。

G Suite強化ツールで、ビジネスを加速させよう!

G Suiteには、業務を推進する上で必要な機能がひととおり揃っています。しかし、不特定多数に提供されるクラウド型のサービスであるという特性上、各機能が無難な設計になっているのも事実です。当然、使えば使うほど「ここがちょっと不便」「ここがもう少し○○だったらいいのに」と感じることも出てくるでしょう。
そこで、多くの企業がG Suiteを補完するツールを提供しています。その中でも特にG Suiteユーザーから「こんな機能が欲しかった!」と高い評価を受けているツールをご紹介します。

■G Suiteのセキュリティと利便性を同時に向上させるGluegent Gate
クラウドサービスには、セキュリティへの漠然とした不安が伴うもの。そこでG Suiteは、独自に2段階認証などのセキュリティ強化策を提供しています。しかし、対策としては有効ですが、ログインするたびに2段階認証を行うのは煩わしく、業務の効率も下がってしまいます。
そこでおすすめなのが、セキュリティ対策ツールです。端末制御、IPアドレスでのアクセス制御、統合ID管理、シングルサインオンの3つの柱でセキュリティと使い勝手を両立しています。

Gluegent Gate
http://www.gluegent.com/service/gate/

■G Suiteの「ちょっと足りない」を補強してくれるGluegent Gadgets
たとえば、毎日使うメール機能。「未読のものだけがさっと見られるといいのになあ」と思いませんか?
あるいは、「チームメンバーとは、メールではなく掲示板でやりとりできるといいのになあ」と思ったことはありませんか?
そんなG Suiteに「ちょっと足りないこと」を、Googleサイトに配置できる「ガジェット」という形式で提供してくれるのがGluegent Gadgetsです。

Gluegent Gadgets
http://www.gluegent.com/service/gadgets/

■人数が多くてもスケジュールがひとめでわかる!Gluegent Apps グループスケジューラー
Google カレンダーは、個人や数名で働く場合のスケジュール管理には、非常に適したツールです。ただし、ある程度の規模のプロジェクトで予定を共有して活動する場合や、複数のチームに所属して活動する場合には、ちょっと使いにくいと感じることもあるでしょう。
Gluegent Apps グループスケジューラーなら、人数の多いプロジェクトのスケジュール管理・共有を最大限にサポートしてくれます。

Gluegent Apps グループスケジューラー
http://www.gluegent.com/service/scheduler/

■メールの操作性を大幅に向上させてくれるGluegent Apps 共有アドレス帳
G Suiteを導入する際に、社内の既存メールシステムやグループウェアで利用していたアドレス帳管理機能が使えなくなると非常に不便です。
Gluegent Apps共有アドレス帳なら、全社で一元管理しているアドレス帳をそのままG Suiteに移行することができます。しかも、階層に従って宛先を選ぶだけでメールが作成できます。階層についても、組織別、チーム別、地域別など企業に合わせて自由に設定可能です。

Gluegent Apps 共有アドレス帳
http://www.gluegent.com/service/addressbook/

G Suite補完ツールの特徴を知って、賢くG Suiteを使いこなしましょう。

働き方改革の鍵! G Suiteとも連携可能なクラウド型ワークフローシステム

クラウドサービスを利用する企業が増えてきた背景として、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間に捉われない働き方が増えてきたことが挙げられます。
クラウドサービスを利用することにより、いつどこにいても、どんな機器からでも業務を遂行することが可能になりました。
ところが、せっかくG Suiteなどの利便性の高いクラウドサービスを利用するようになっても、承認申請・決裁のワークフローだけが旧態依然とした仕組みのままになっているために
(1)外出や出張が多い営業職社員が、営業申請や稟議申請のためにわざわざ会社に戻らなければならない。
(2)決裁権を持つ上司が出張したり外出したりしていて、なかなか承認してもらえない。
(3)複数の承認印をもらうために申請書を回覧しなければならないが、承認者が不在で止まってしまう。
などの問題が発生していました。
これらを解決するために誕生したのが、クラウド型のワークフローシステム Gluegent Flowです。
Gluegent Flowは、G Suiteとも強力に連携し、企業のさらなる働き方改革・業務効率化に貢献しています。

flow.gif
▼G Suiteとも連携可能なGluegent Flow
http://www.gluegent.com/service/flow/



2017年3月28日火曜日

クラウドワークフローでも色々な承認ルートが制御できます

ワークフロー選定で重要視されるポイントの1つに「課長承認→部長承認→決裁」といった承認ルート(本記事では経路と呼びます)を設定するための機能の豊富さ・柔軟さがあります。
Google Apps(現在G Suite)やOffice 365と連携するクラウドワークフローではオンプレミスワークフローよりも経路の機能が弱いのではないか?と思われがちです。
しかし、クラウドワークフローであるGluegent Flowは、この経路について様々な設定が可能であり、実際にお客様の運用にマッチした形で不便なくご利用いただいております。
今回は、Gluegent Flowで経路を設定する手順・内容と、よくある質問についてご紹介します。

Gluegent Flowで経路を設定する手順

Gluegent Flowの経路は、申請フォームの左側に表示します。以下の図では5つの経路が定義されており、現在は「申請」時点だと分かります。

この経路の設定は、以下のような流れで行います。以下の流れで経路の設定が済んだら、入力フォーム項目の定義も行い、最後にプレビューで漏れが無いか確認します。

  1. 経路を追加する
  2. まず必要な経路を追加します。
    最初にその経路の名称を指定します。経路名には「課長承認待ち」、「決裁待ち」等、そのワークフローの経路の処理者、および処理内容にふさわしい名称を入力します。追加できる経路数は申請→承認→決裁といった短いものから、20ステップや30ステップといった長い経路も定義可能です。

  3. 路の処理者を指定する
  4. 経路の処理担当者を指定します。その指定方法は2種類あります。
    なお、本設定を行わないことも可能です。この場合、申請者や直前の処理者が次の承認者・決裁者を画面から指定することができます。

    a). 特定の人・組織を設定する
    処理担当者がある特定の人、組織となる場合は、G SuiteやOffice 365と連携したユーザやグループを指定します。指定した処理担当者は申請者から変更できないようにロックをかけることや、ある特定のユーザやグループからのみ選択できるように制限をかけることができます。

    b). 肩書・権限に応じて自動で処理者を割り当てるために設定する
    課長・部長といった肩書・権限(ロール)に応じて割り当てたいことがあります。Gluegent Flowではまず組織毎のロール定義を行った上で、そのロールを処理者としてアサインしたい経路に指定します。

  5. 経路で行う処理や遷移先等、必要な設定を行う
  6. 経路で行う承認、決裁、差し戻し等といった処理を追加します。追加した処理毎に遷移先を個別に指定します。遷移先は1個先・前の他、特定の経路への遷移先も指定可能です。
    また、処理毎にボタン表示条件の設定や自動処理、そしてメール通知方法も設定できます。自動処理については以下の記事をご覧ください。
    クラウドワークフローの自動処理で業務効率をアップしよう

  7. 上記1~3について必要な経路の数だけ繰り返す

Gluegent Flowで経路設定についてよくある質問

経路設定に関してはワークフロー機能の重要なポイントであるため、細かい点についてもお客様からよく質問を受けます。今回、よく受ける質問について以下にまとめてみました。

  • 決裁後、関係部署で確認できるようにしたい
  • 通常、決裁が終わるとそのワークフローは処理済となりますが、その後に決裁の結果を共有するために関係部署へ回したいケースがあります。その場合、決裁処理を行う経路の後に確認用の経路を追加し、「確認経路」の設定を有効化することで実現できます。
    ワークフロー 15.png
  • 経路の処理担当者全員が承認しないと先に進まないようにしたい
  • まず処理担当者としてグループを指定します。次に「処理の種類」として、グループ全員の決定を指定します。
    ワークフロー 14.png
  • 決済金額によって承認先を変えたい
  • 稟議申請の金額に応じて、承認先・決裁先を変えるような経路の分岐を行いたいケースがあります。 Gluegent Flowでは、各経路の処理の設定にて、入力項目の値に応じて処理ボタンの表示状態を切り替えることで実現します。設定方法の詳細は以下をご覧ください。
    Gluegent Flowで経路の分岐を実現
    ワークフロー 16.png


以上、Gluegent Flowの経路機能をご紹介しましたがいかがだったでしょうか。Gluegent Flowの経路機能を用いればクラウドワークフローでも様々な経路が実現できます。より詳細について知りたい方はぜひお問い合わせください。



2017年3月23日木曜日

ワークフローシステム導入で失敗しないための6つのチェックポイント

近年、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間に捉われない働き方が注目されています。それに伴い、遠隔地でも承認申請や決裁ができるクラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増えてきました。しかし、導入したシステムが自社に合わず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も・・・。本記事では、そんな失敗をしないために押えておきたいポイントをご紹介します。

そもそも、なぜ今、クラウド型ワークフローシステムが注目されているのか?

弊社が行った「申請・承認業務(ワークフロー)の実態調査」(2016年1月)によると、「ワークフローに対する不満」のトップは、「申請から承認まで時間がかかる」でした。その原因はいくつかありますが、全員がオフィスに集まって仕事をしていることが前提となっている従来の申請・承認業務の仕組みに着目すると、以下のような点がネックになっていることがわかります。
  1. 外出や出張が多い営業職社員が、営業申請や稟議申請のためにわざわざ会社に戻らなければならない。
  2. 決裁権を持つ上司が出張したり外出したりしていて、なかなか承認してもらえない。
  3. 複数の承認印をもらうために申請書を回覧しなければならないが、承認者が不在で滞ってしまう。

上記のような問題点を解決するために、場所の制約を受けず、スマートフォンでも承認申請・決裁が可能なクラウド型ワークフローシステムが、注目されているのです。

導入で失敗しないために、これだけは押えておきたい3つのチェックポイント

ところが、場所や時間に捉われない働き方に適合するために、クラウド型ワークフローシステムを導入したにもかかわらず、活用されないままになってしまった例や、他のシステムに切り替えることになってしまった例も少なくないようです。
そんな失敗をしないために、押えておきたい3つのチェックポイントをご紹介します。

チェックポイント① ワークフローデザイン機能
柔軟性に乏しいシステムを導入したばっかりに、システムに業務を合わせなければならなくなり、かえって現場が混乱してしまう場合があります。
承認申請~決裁の流れが、自社の業務にマッチするようにデザインできるかどうかをチェックしましょう。
特に、承認申請~決裁のルートが複数ある場合には、ルートの変更が可能かどうかなども、細かく確認しておきましょう。

チェックポイント② 帳票移行機能
システムを導入したことにより、申請・決裁に使用する帳票をすべて新たに作り直さなければならなくなってしまうと、膨大な時間とコストがかかります。
現在利用している帳票を、そのまま移行できるかどうかを確認しましょう。
併せて、移行のしやすさも確認しておきましょう。

チェックポイント③ 機能とコストのバランス
高機能なシステムを見ると、ついついそちらの方がよいように思ってしまいがちです。しかし、多機能であればあるほど、当然価格も高くなります。また、機能が多すぎて使いこなせない・操作が複雑で使いにくい、などの問題が起こることもあります。
自社に本当に必要な機能は何なのかを見極め、必要十分な機能のみを搭載したシステムを選ぶようにしましょう。

運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないための3つのチェックポイント

前項でご紹介したのは、「最低限押えておきたい」基本的なチェックポイント。しかし、これだけでは不十分です。運用開始後に「こんなはずじゃなかった!」とならないために、以下の点もしっかり確認しておきましょう。

チェックポイント④ ユーザーアカウントの移行
クラウド型ワークフローシステムの導入に際し、新たなユーザーアカウントの発行が必要になってしまうと、現場も混乱するし、管理も煩雑になってしまいます。
現在利用中のワークフローシステムがある場合には、そのアカウントをそのまま利用することが可能かどうかを確認しましょう。

チェックポイント⑤ ストレージの容量
ワークフローシステムでは、大量の画像データも取り扱います。
たとえば、経費精算のワークフローで領収書のスキャン画像を保存する場合、運用開始直後は大丈夫だと思っていても、あっという間に容量不足になってしまうことも・・・。ストレージの容量がどのくらい必要なのか、事前に試算しておきましょう。

チェックポイント⑥ 外部システムとの連携
現在社内で利用している既存システムや、今後導入する可能性のあるシステムとの連携ができるかどうかも、チェックしておきましょう。
特に、G SuiteやOffice365との連携機能は、ぜひ欲しいところ。なぜならば、スマートフォンをビジネスで利用する機会が増加してきたことにより、G SuiteやOffice365を業務で利用する企業が増えてきたからです。ワークフローシステムがG SuiteやOffice365と連携することで、より業務効率化を図ることが可能になります。

クラウド型ワークフロー導入のチェックポイント


ポイント
概要
チェック
ワークフローデザイン機能
ワークフローデザインに柔軟性があるか?
自社の業務フローに対応できるか?
帳票移行機能
既存の帳票を活用できるか?
機能とコストのバランス
不要な機能にコストがかかっていないか?
自社にとって必要な機能に絞りこまれているか?
アカウントの管理
既存のアカウントを活用できるか?
ストレージの容量
将来的な増加分を含めて十分な容量があるか?
外部システムとの連携
G suiteやOffice365と連携が取れるか?



ワークスタイルの変革に伴い、クラウド型ワークフローシステムを導入する企業は、今後ますます増えていくことが予想されます。
導入の際には、ぜひ上記6つのチェックポイントを確認の上、自社に最適なシステムを選定しましょう。